【大紀元2014年12月27日訊】（大紀元記者凌妃綜合報導）為了提高工作效率，曾經開車時看簡訊嗎？停紅綠燈還在查收電子郵件嗎？如果是這樣，你真得好好思索在新的一年徹底改掉這些壞習慣了。其實，一些有效率的工作方法是可以慢慢養成，還能真正做到事半功倍的效果，所以不要再讓以上危險的壞習慣成為提高工作效率的藉口。
工作時專注、不分心，可以提高生產力與效率，這是不爭的事實。一位美國企業家西蒙斯（Michael Simmons）12月19日在《企業家》（Entrepreneur）雜誌發文提到，有10個秘訣可以馬上提升你的工作效率。讓我們一起來看看這10個方法吧。
1. 將一天分割成許多的15分鐘
每天要處理的雜事很多，我們常被這些瑣事搞得心情很差，讓工作無法專一。西蒙斯說，當一個時段只做一件事時，工作效率會變得很好。
研究發現，工作無法專注會降低40%的工作效率。一些研究也提到，人能專心的時間並不長，約15－25分鐘。因此，如果將工作時間切割成以15分鐘（或25分鐘）為單位，在這段期間內不受到其他事情干擾，專心完成一件任務，做完再休息，這樣工作效率就能提高。
【方法】一週的開始先做好工作計畫，並清楚了解自己本週將完成的任務是什麼。然後，將每個任務分到以15分鐘為單位的時間段，設定務實、可執行的完成期限，但是不能刻意浪費時間。
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2. 真誠的態度，千萬不要浮誇不實
一項最新的研究顯示，重承諾的人是受到尊重的。西蒙斯表示，依他的個人經驗，誠信地完成有質量的工作有助於和團隊間建立深厚、信任的關係，同時還能減輕個人的心理壓力。研究也表明，能掌控個人工作進度與行程者，其心理疲勞也相對減少。
【方法】西蒙斯的做法是：1）多25%的時間給預計完成任務；2）因為很多工作需要協同完成，所以要有可能會延遲的心理準備；3）為了將事情做成，很可能需要參與所有與協作相關的任務；4）相信直覺：如果認為自己管太多時，試試放手一下。
當時間快到任務還沒完成時，不能給自己任何藉口拖延或是感到壓力，此刻心要定，迅速回顧整件事，想想看可以如何改進，爭取最後成功完成的機會。
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3. 待辦事項清單（To-Do Lists）擺一邊，行程表才是工作效率提升的王道
西蒙斯計畫一天工作之始起於截止期限（下午5:30），怎麼說呢？他先將代辦事項優先順序化，然後給予合適的時間完成這些任務，最後，將這些工作一一擺入一天的工作行程裏。
工作時，只要和工作沒有直接相關的瑣事，西蒙斯就不予理會，甚至也不會接毫無關聯的電話，就是全心專注在工作上。他的經驗說明，這樣他能做出很多具生產力的決策。
時間表會強迫你面對「還有多少時間」以及「你已完成多少事」的現實。特定時段完成特定任務，讓你不再有耽擱延誤的藉口；特定時段裏，你不會猶豫不決，而是必須在規定的時間內完成任務，因為你已經做出了決定。
4. 設定明確的目標並不停地提醒團隊
研究發現，哪怕只是細微的目標提醒，都能讓員工做出為達到目標的決定的努力。西蒙斯提到，白宮橢圓形辦公室（Oval Office）以及麗思卡爾頓酒店（Ritz Carlton）每天的會議中都會向他們的團隊談論到工作目標。
設定總目標，並將總目標向下分為5個可季度實現的次目標。西蒙斯會將這5個小目標寫在索引卡（Index Card）上，一張隨身攜帶，另一張貼在電腦前面。當他發現工作分心時，他會再度檢視他的季度目標卡，並反問自己：是否目前做的事與目標達成有關？
如果沒有直接相關，他仍會繼續做。西蒙斯還會在每週的例會上，對他的團隊重申這些目標，讓大家知道他們是否在對的方向前行，或是需要哪些改變以達到目標。
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5. 讓便條貼提醒你
西蒙斯每晚都會計畫隔日必須執行的最重要5件事，他界定須優先處理重要事的原則是：緊急與否以及投資報酬率（Return On Investment，ROI）。
西蒙斯會將這些必須優先處理的事寫在便條貼上，並將它們貼在電腦螢幕的左上方。他說，除非這件事做完，否則就不會上床睡覺。
西蒙斯習慣在早上處理優先事情，有時候即使沒有播放音樂，他也會戴上耳機，因為這樣做其他人就不會打斷他工作。
有研究表示，環境對決策過程起到巨大的作用。而這些貼在電腦前的便條貼，就創造了讓西蒙斯在工作時能保持專注的環境。
6. 要有人監督和提醒你的工作進度
當你必須完成一項任務時，卻心神懶散沒有動機去做，怎麼辦呢？這時你的助理或是主管就必須擔負起提醒或監督你的責任。如果你是主管，必須每週和你的助理開會，確認你已經完成了多少任務，助理必須隨時跟蹤主管完成任務的進度。主管在特定時間內完成特定任務也必須讓助理知道。
如果你是員工，那主管定期檢視你的工作進度更是應該的。同事正面的壓力將使工作更有效率。
7. 不需隨時盯著電子郵件
西蒙斯發現，90%的電子郵件都是垃圾郵件，或者有些公司信件也多是副本收件，不是特別緊急，只要上班時間回覆即可，所以沒有必要隨時緊盯著電子郵件。他通常一天只收查3次電子郵件：上午、下午和晚上，但真正回信是晚上時間，上午和下午只是確認電子郵件中是否有緊急事件需要處理，並刪除一些垃圾郵件。西蒙斯白天時間會與團隊在一起。
西蒙斯說，他這樣做之後，工作更有效率；白天他就儘量專注於處理高附加價值的事。美國加州大學的一項研究也發現，那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率，而心理上的壓力也比較輕。
8. 確認你的時間是花在企業成長上
西蒙斯使用Google Doc軟件以及顏色編碼系統，協助他清楚了解哪段時間做了哪些事，例如：他用紅色代表例行工作事務；綠色代表與企業成長相關的策略。他每週的目標就是讓綠色的編碼多於紅色的編碼。西蒙斯說，他希望有超過50%的時間是花在綠色編碼的事務上。
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9. 先處理簡單重要的事，再做困難重要的事
西蒙斯總是在一天的開始先處理簡單重要的事，因為它們可以快速被解決。困難重要的事需多花點時間思考與運籌帷幄，所以就擺在簡單重要的事之後處理。有時候在處理完一件容易的事情之後，再回過頭看看困難重要的事時，會有多一點想法。
通常西蒙斯會將容易和重要的任務先完成，然後再處理困難度大且重要的事情。
斯坦福大學社會學家福格（BJ Fogg）的研究顯示，通過小任務的完成，能大大提升一個人繼續做下去的動機。其他的研究也表明，小小的勝利將點燃快樂、參與感和創造力。
10. 以日記開啟一天
西蒙斯每天早上的工作是從寫日記開始。他每天寫下一頁關於他的更大目標、一天的目標以及對目標的感受。
有時候他會寫下如何實現這些目標的方法；有時候會寫下達成目標的信心水平。基本上，他會為自己打氣。有時候他也會找出任何阻撓完成目標的絆腳石。但是，他不會在日記上寫流水帳，而是以一種純粹的思維模式體現。假如靈機一動突然有新點子出現，他也會把它記下。
寫日記是一個將心靈沉澱純淨的過程，可以讓你更專注，每天都過著完美的一天。一篇學術論文顯示，多數人無法達到目標是因為他們無法控制自己的情緒，但是通過另一種情境來反思我們已經做的事，卻可大幅度增加目標達成率。**◊
責任編輯：李熙
