上班族這樣寫email才專業不失禮

凌妃

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【大紀元2015年07月02日訊】(大紀元記者凌妃編譯報導)網絡科技普及,加上無紙化辦公室潮流,電子郵件(Email)儼然早已成為公司與公司之間及公司內部正式商務溝通的方式之一。在美國,上班族平均每天花1/4的時間收查並回覆數百封Email。幾乎每個人都知道如何回覆Email,但專家表示,有很多專業人士還不清楚Email禮儀。

因為每天要回覆、發送的Email很多,犯錯在所難免。商場上使用電子郵件的方式和發送Email給親友的做法是截然不同的。一封專業的電子郵件除了清晰的表達與具說服力的內容之外,還需考量到許多枝微末節。

《商業內幕》6月29日援引職場禮儀顧問帕切特(Barbara Pachter)的著作《商業禮儀的要素》(The Essentials Of Business Etiquette),提到了多點發送Email的禮儀,本文整理12條注意事項如下。商場上注重發送電子郵件的禮儀,能讓你更專業。

1. 落標言簡意賅

一封主標簡明、清晰的電子郵件,可在最短的時間內吸引收信人的注意並迅速獲得回應。由於現在有許多電子郵件容易夾帶電腦病毒,所以標示不清或是沒有主題、內文卻附帶檔案的電子郵件就很容易被忽視或直接刪除。

2. 使用專業的電子郵件名稱

處理公務時,應該使用公司的電子郵件。若是公司沒有提供電子郵件,或是自營業主,使用私人信箱時,應該選用專業名稱,例如與公司或產品相關的名稱。帕切特建議,Email最好用自己的名字,千萬避免使用像「baby」或是「lover」這樣的字眼作為商務電子郵件的名稱。

3. 按「回覆鍵」前,請再三思

每個上班族都很忙,當他們經常收到與自己無關的Email時,漸漸地就會忽略該寄件者的來信。帕切特說,按「回覆鍵」之前,請先確定每個收件人都和該信件內容有關。

4. 使用專業的稱呼語

千萬不要使用口語化、不規範的稱謂,像是「Hey you guys」、「Yo」或是「Hi folks」。不正式的稱呼語讓人感覺很不專業、對方不被重視。

5. 謹慎使用驚嘆語

帕切特建議,在正式商業書信往來應儘量少用驚嘆語,除非想傳達高興之意。如果在句子結尾加上一堆驚嘆號,會讓人感覺你是個情緒化且幼稚的人。

6. 小心使用幽默

在正式商務電子郵件裡,應避免使用風趣、滑稽的表達,除非你和對方很熟悉,他也了解你詼諧的用意。否則,弄巧成拙反而得不償失。

7. 不同文化的人說話與書寫Email的方式都不同

文化的差異容易造成溝通上的誤解,尤其在書信往來時,因為彼此都看不到對方的肢體語言。因此,在和不同文化背景的收件人溝通時,必須考慮到這一點。帕切特說,針對東西方文化差異,必須有不同的回應方式。

8. 回覆電子郵件,即使這封信件不是給你的

帕切特建議,很多寄件人寄出電子郵件都希望收信人有回應。回覆每封正式的商業郵件是一種好的禮儀。針對寄錯的信件,可以這樣回答:「我知道您很忙,但我想這封信應該不是要寄給我的。所以,我回覆此郵件讓您知道您必須寄給對的人。」

9. 每封郵件寄出前一定要校對過

從一封信件就可以看出一個人做事是否嚴謹與處理事情的態度。一封錯字連篇的電子郵件會讓人覺得你很隨便。

10. 最後加上電子郵件信箱

許多人可能都有誤觸寄送鍵的經驗,如果那是一封寄給親友、不重要的信件,是沒什麼太大的影響。但是如果這是一封正式商業信件,可能就會產生負作用。所以帕切特建議,寫信時先將收件人的欄位留白,等信件寫完、校對完之後,確定沒問題了,再填上寄件人的電子郵件信箱。

11. 使用正式字體

帕切特建議,正式商業電子郵件必須使用易讀的字體,如:Arial、Calibri或是 Times New Roman。字體大小約10~12,字體顏色最好是黑色。

12. 電子郵件沒有所謂的機密

電子郵件一旦寄出就沒有所謂的秘密了,所有的電子訊息都會留下「痕跡」。所以,電子郵件裡只要寫上想讓對方看到的訊息即可,還有必須避免任何會傷害到對方或是他人的字眼。因為電子郵件太容易被轉寄了。

責任編輯:李熙

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