英文商務電郵怎樣開頭最合宜

儘量別用這19種問候語

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【大紀元2016年05月06日訊】(大紀元記者陳潔雲編譯報導)當用英文寫商務電郵給不熟的人時,如何開頭頗讓人傷腦筋。「Hey」是否太隨便,「Dear」是否太正式?「Morning!」是否又顯得太高興?

如果你覺得電郵的問候語無關緊要故也無須三思,那就想錯了。在商務禮儀專家看來,一封電郵如何開頭,決定了它的語調,也會讓收件人對你形成既定印象;同時,也能決定對方是否會繼續往下看,因此非常之重要。

「很多人對你給他們的稱謂和你的語調十分敏感。」芭芭拉‧帕徹特(Barbara Pachter)解釋說,「如果你在稱呼上冒犯了別人,那個人可能不會繼續看你的信,也會影響此人對你的看法。」帕徹特和威爾‧施瓦爾比(Will Schwalbe)與另一位作者合作撰寫了《發送:為何人們這麼不會寫電郵及怎樣改進》(Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better)一書。兩人在接受美媒「商業內幕」(Business Insider)採訪時,對一些常見問候語進行了逐一點評。

幾位作者認為,電郵怎樣開頭最合宜,當然和收信對象是誰有關;而在給不熟的人寫商務信件時,有一種問候語最保險,還有若干選項均有所缺欠,最好是避免。

勝出選項:「Hi (名字), …」

如果想更正式一點,後面可加上對方的姓,如「Hi Mrs. Smith, …」。勝出的原因在於「完完全全的友好和無害」,對認識不認識的人都適用。拿不準時,就放心用「Hi」。

盡力避免:

1.「Greetings, …」

如果不知道對方的名字,這是一句備用的問候語。但你總是應該盡你所能搞清對方的個人信息。

2.「Hey!」

和好朋友打招呼用此詞沒關係,但最好不要寫入商務信件,會顯得不專業,給不認識的人寫信時特別如此。施瓦爾比說,自己永遠忘不了祖母的訓誡:「Hey!」是招呼牲口的。

3.「Hey there.」

這一種也要避免,它無異於告訴對方,「我不知你的名字,但如果我想顯得酷帥隨便,你大概不會在意。」

4.「Dear Mr./Mrs./Ms. (姓氏), …」

用「Dear」開頭有些微妙:它用起來並不總是那麼糟,但有時會顯得太正式。

5.「Dear (名字), …」

不是最壞的問候語,只是稍顯過時。

6.「Dear friend, …」

「如果你不知道我的名字,而且用起來一點都不覺得不舒服,我們可能不是朋友。」施瓦爾比說。

7.「Dear Sir or Madam, …」

這一稱呼過於正式;而且還告訴對方,你根本不知對方是誰。「那麼對方為甚麼要注意你說些甚麼呢?」帕徹特說。施瓦爾比則補充道:「這話很僵硬,給人感覺後面會是壞消息或投訴之類。」

8.「To whom it may concern, …」

收件人會想,「好吧,這和我沒關……我不需要往下看。」而且電郵這樣開頭,語氣冷冰冰的,一點人情味也沒有。

9.「Hello, …」

此語不壞,但給不太熟的人寫信時顯得有點不正式。

10.「Good morning/afternoon/evening, …」

對方看信時可能不再是早晨、下午或晚上,或許他們在不同時區,無須把時間寫具體。

11.「Mr./Mrs./Ms. (姓氏), …」

又是一種生硬突兀的問候,對方會覺得你要開口訓話。

12.「(名字)!」

首先,直呼其名有些突兀失禮;再打上驚嘆號,就惹人厭了——有點像向對方喊話。即便沒有驚嘆號,也有點唐突,最好還是在前面加上「Hi」。

13.「Yo!」

用「喲!」來開頭多麼不妥,就無需解釋了。

14.「(拼錯的名字), …」

把人名寫對非常重要。很多人看到自己的名字被寫錯都有被冒犯之感。帕徹特建議在對方來信的簽名欄看清其名字的正確拼寫,也可以參看收件人的電郵地址,一般對方的姓或名都會包含在其中。

15.「Gentlemen, …」

如果你在寫群發郵件,可以這樣開頭:「Hi, everyone.」

16.「Happy Friday!!!」

顯得過於熱情。「這一問候語很不專業,語調也不對頭,還可能惹人厭。」帕徹特說。

17.「Hi (暱稱), …」

不要隨便把威廉(William)叫成威爾(Will)、把詹妮弗(Jennifer)叫成詹(Jen),除非對方這樣自我介紹,或把暱稱、簡稱放在簽名欄。

18.「All, …」

這樣開頭太突兀。如果群發郵件,還是應寫:「Hi, everyone.」

19.「Mr./Mrs./Ms. (名字), …」

帕徹特說,這是小學生們呼喚老師的語氣:「蘇珊太太,您能幫我做這道算術題嗎?(Mrs. Susan, can you help me with this math problem?)」不適用於商界通信。@*#

責任編輯:茉莉

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