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影響工作效率的主因竟來自3個日常習慣

通勤時間愈來愈長,影響上班族的睡眠和工作效率。(全宇/大紀元)
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【大紀元2019年10月15日訊】(大紀元記者陳霆編譯報導)創造一個高效率、高產值的工作團隊是企業主與主管們的理想。但令人驚訝的是,諸如通勤開會、收發電子郵件等工作中的常見環節,卻是消耗員工時間,降低工作效率的重要原因。

職場人士經常感慨自己的時間不夠用,不管如何管理時間,總還是對自己的工作效率很不滿意。事實上,上班族覺得時間不夠用的一個原因是,他們工作時浪費了一大半的時間在沒有效率的事情上。以下是這些罪魁禍首和一些簡單的解決方案,可以讓我們重新掌握這些無意間被浪費的時間。

1.不必要的通勤

大城市的上班族通勤時間有增加的趨勢。圖為倫敦的地下鐵。(AFP)

根據美國普查局(U.S. Census Bureau)的數據,到了2018年為止,美國人平均通勤時間已超過54分鐘,創下歷史新高。這個情況不只出現在美國,在全世界的大城市中都越來越普遍。

日本NHK在2015年做的調查發現,日本人平均單程通勤時間為1小時19分鐘,而東京都會區的平均通勤時間已高達1小時42分鐘。英國西英格蘭大學一項針對2萬6千人的5年調查也發現,受試者的平均通勤時間五年來已從48分鐘增為60分鐘,且有七分之一的受試者要通勤2小時以上。

長時間通勤的結果,將對員工的生產力與健康造成明顯的損害。研究表明,長時間通勤者睡眠時間較少,情緒比通勤時間短的人更焦慮,對人生更不滿意,對工作滿意度也較低。

此外通勤本身就是時間的浪費,一天1~2小時左右的通勤時間,就佔工作時間約10~25%,若能想辦法節省下來,將可增加許多可利用的時間。

解決方案:適度開放在家工作

透過通訊軟體,許多辦公室的工作都可遠端進行,員工只要在網路順暢的地方就可工作。公司不妨適度開放在家工作,如此一來不僅可減少辦公室的水電費開支,一些研究也指出,在家工作的員工為了保住自己特殊待遇,會更努力呈現自己工作的成果,並更積極地與主管、同事溝通。

研究員建議,可將在家工作視為極端天氣的應變方法、員工小孩放長假時的臨時措施或升遷的獎勵等。

2.不必要的會議

開會盡量不超過30分鐘,控制會議人數也是提升會議效率的一個方式。。(Shutterstock)(Shutterstock)

現代企業經營重視創意思考、腦力激盪,也讓管理階層的會議時間,攀上了新的高峰。刊登在《麻省理工史隆管理學院評論》(MIT’s Sloan Management Review)上的調查指出,公司的管理階層一週花在會議上的時間高達23小時,比起1950年代整整多了10小時,約占去每週工時的一半。

以一人45年的職涯來說,開會大約用去22年的時間。據估計,其中大約有三分之一的會議時間是沒有效益的,也就是在無用的會議上花費至少7年時間,占一生中工作時間約16%。

解決方案:提高開會效率

開會是經營管理、解決問題不可避免的部分,然而可利用下列技巧提高會議效率,塑造高效率的會議文化。

1.確定會議目的:發展良好的公司常有許多例會,這些例會因為固定召開,可能會流於形式,所以要確保每次會議都有明確目的。

2.盡量不超過30分鐘:確保會議流暢,會議時間盡量不超過30分鐘,如果暫時沒有結論,倒不如先將討論內容總結,安排人員進一步搜集資料後,再另行安排下一次會議來決議。

3.兩個披薩原則:兩個披薩原則最早是由亞馬遜公司CEO貝佐斯提出的,他認為如果兩個披薩不足以喂飽一個團隊,這個團隊可能就太大了。同樣的原則也適用於會議上,與會者不能超過兩個披薩能餵飽的人數才能發揮靈活思考的效能。

4.將投影片替換為簡報文檔:投影片是很好的工具,但很多時候,報告者光是將投影片一一解釋完,就花了許多時間。可以將投影片整理成簡報文檔,讓與會者分組閱讀,直接就內容作討論、決議即可。

3.不必要的電子郵件

過多頻繁的電子郵件也會干擾工作效率。(圖 :photos.com)

過於頻繁的檢查、收發電子郵件,也是造成員工效率低下的主因。一項麥肯錫公司的分析顯示,普通職員每天平均會收到120條消息,約花費28%的上班時間來閱讀和回復電子郵件。對美國的一般全職員工​​而言,這相當於花費了驚人的2.6個小時。

另一項調查也指出,處理完郵件後員工們大約要花64秒鐘才會恢復原本的工作效率,因此實際上對於生產力的影響可能更高。

解決方案:限制電子郵件與信息

1.使用蕃茄鐘工作法:「蕃茄鐘工作法」是一種時間管理方法。做法是設定一段專注時間,心無旁騖完成工作後,短暫休息後再次專注,以保持精神高度專注的方法。可嘗試設定25分鐘的專注時間,結束後花5分鐘休息,再設定25分鐘工作。規定自己完成2個專注循環後,再檢查訊息,如此一來可大幅降低檢查的時間與次數。

2.禁止任意轉寄郵件:任意轉寄、寄送副本、密件副本的電子郵件功能雖然方便,但也讓我們閱讀大量跟自己無關的郵件,禁止任意轉寄郵件,可同時省下許多員工的寶貴時間。

3.閱讀後馬上處理:有些人習慣看完信件後,先去做的工作晚點再回。但其實,晚點再回需要重新搜尋、打開、閱讀郵件,會浪費大量的時間。好的方法是,減少閱讀頻率,閱讀後馬上回覆、列入待辦事項或刪除。

責任編輯:茉莉

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2019-10-15 3:11 PM
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