工作繁忙腦袋卡關 2訣竅保持高超工作效率

文/NAE

人氣 435

【前言】泰戈爾:「過分忙於做好的人,反倒無時間做好。」在職場上,我們兢兢業業希望達到最佳成績,但是求好心切反倒效率不高、事與願違。人生,需要休息才走得遠;工作,需要暫停才做得好。本文在說明如何在同質性的作業中,提高自己的工作效率,避免出現雙手停頓、腦袋卡關的現象;內文亦有具體的工作方法建議,不同於理論型的探討。

作業不卡關的訣竅

1. 以帕累托法則反覆進行「兩成短跑」

一直持續相同作業後,雙手的動作及腦袋的運轉將陷入停頓,這種「卡住」的經驗,想必大家都曾經有過吧。想得越多越深入,越是往遣詞用字或細微表現等細枝末節鑽牛角尖,結果耗費許多時間,效率一落千丈。

然而,時間相當有限,因此必須盡早擺脫卡關狀態,讓自己保有超高的工作效率

生產力超高的外商顧問都是如何切換自己的狀態呢?

在此推薦一種方法,就是活用「以兩成付出,創造八成價值」的帕累托法則(Pareto principle)。只要仔細觀察,將發現兩成時間創造八成價值的情形,其實相當之多。

舉例來說,花一小時製作資料時,一開始用幾分鐘寫出的草稿,即可創造八成的資料價值。此外,觀察作業效率本身,多半也是以最初兩成時間的作業效率最佳。

基於此故,只要切換處理中的題材,便能運用俗稱「活腦」的人類特質,壓縮效率偏低的八成時間,同時增加效率超高的兩成時間。換句話說,就是反覆進行以兩成時間為段落,改做其他作業的「兩成短跑」。

工作效率,帕累托法則
作業效率和帕累托法則(圖/商周出版提供)

打個比方來說,各需一小時的三項作業,可調整為「兩成短跑」的方法如下:

調整前……A(一小時)→B(一小時)→C(一小時)
調整後……A—1(十五分)→B—1(十五分)→C—1(十五分)→A—2(十五分)……

調整的重點,就是以十五分鐘為單位,將作業分割成數個段落,而每個作業段落之間,皆穿插兩三分鐘的短暫休息。

2. 確保專注力的「番茄工作法」

另外還有一種方法,就是每二十五分鐘暫停一下,藉此確保專注力的「番茄工作法」(pomodoro technique)。

「pomodoro」為「番茄」的義大利文,由於提倡者法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)很愛使用番茄造型的廚房計時器,於是以番茄命名。這個「番茄工作法」的應用版正是「兩成短跑」。

這種方法的好處,就是可以訂出綜觀整體作業的時間點。吃過午餐,返回工作崗位,然後綜觀整體作業的瞬間,突然察覺:「啊!這麼做就行了。」像這樣從「腦袋打結」的狀態中豁然開朗的經驗,想必大家都曾經有過吧。強制.刻意營造這種狀況,壓縮「腦袋打結」的時間,正是「兩成短跑」的關鍵重點。

就算執行中的作業只有一項,也要每隔十五分鐘休息兩三分鐘,如此一來,將能獲得相當類似的效果。

就我個人的經驗而言,只要活用這個方法,原本總共得花三小時的工作,大約能壓縮於兩個半小時之內完成。

在辦公室飲用咖啡,享受短暫的休息時間,能夠提升工作效率。(fotolia)

3. 切勿過度執著於「單工作業」

如上所述,各位不妨活用「兩成短跑」,讓作業效率維持巔峰狀態。據說人類並不拿手多工作業,不過,要是因此執著於單工作業,結果導致「腦袋打結」的時間增加,根本是本末倒置。

就請累積創造八成價值的兩成時間,進而提高工作的品質和效率。◇

作者簡介:

作者是知名「NAE的工作效率化筆記」部落客,亦為外商顧問公司主管。先後於早稻田大學、東京大學研究所學習資訊工程,具有不限業種且不分日本國內外的上億日圓規模專案經驗。人生座右銘為「清楚、正確、樸拙」,擅長務實的顧問工作,但同時也是個口頭禪為「這樣做比較快吧?」的效率狂。

本文摘自<頂尖外商顧問的超效問題解決術 :教你搞定任性主管、刁難客戶,解決無理難題,提升3倍工作效率的43則實戰策略,商周出版>

.影響工作效率的主因竟來自3個日常習慣
.「低效率人群」的7個習慣 你有嗎?
.超效率驚人記憶法 (一)

責任編輯:綺芳

相關新聞
不加班超效工作法(2)
別羨慕別人 你的效率和工資高低與個性有關
忙得有效率的五個方法
一心多用效率高?小心智商降低腦力衰退
最熱視頻
【十字路口】遭全球控告 中共大外宣再出招
【直播回放】4.7疫情追蹤:追責中共聲浪起
【現場視頻】廣州三元里瑤台村用水馬封鎖
【紀元播報】中共官媒甩鍋意大利 遭意專家打臉
【珍言真語】薛浩然:炒作23條是藉機大做文章
【直播】4.7紐約州疫情發布會 疫情似平緩
如果您有新聞線索或資料給大紀元,請進入安全投稿爆料平台
評論