【大紀元2020年05月09日訊】（大紀元記者江樺、綺芳綜合報導）中共病毒（武漢病毒）蔓延全球，改變人們的生活方式，也改變上班族朝九晚五的工作模式。一些企業為了營運不中斷，提供員工遠距工作和視訊會議。在家工作雖然環境輕鬆、自由，但是召開視訊會議時，仍要展現職場上的專業，可千萬別暴露在家工作鬆散、邋遢的一面，那可是會給你的形象減分！
如果您的工作經常要在眾人面前做簡報，如主持大型會議、活動或商業展覽。現在，您得適應在家用視頻與看不到的觀眾互動。適合於講台上的簡報方式不一定適用於網絡視頻會議，因為你看不到觀眾，不知道觀眾的情況，而觀眾在面對視頻開會也容易分心。那麼，應該如何調整簡報方式才能凝聚觀眾的注意力呢？
這裡爲大家介紹一些方法，幫助您在視頻會議中脫穎而出。
1. 濃縮簡報内容
採用視頻簡報的挑戰之一是觀衆的注意力很短暫，不會一直盯著螢幕中的您。除非您經常變換角度、手勢或使用一些道具。尤其如果您的觀眾是主管的話，主管的時間寶貴，會更希望看到有效率的簡報。
根據心理學家研究，人的注意力持續時間與年紀和所從事的活動有關。這個持續時間是指針對某一活動持續的時間，成年人的持續注意力只能維持7～10分鐘，超過這個時間之後的注意力只有一開始的50%以下。
如果您的簡報內容枯燥、冗長，那麽視頻會議的效果將會大打折扣。爲了讓觀衆保持關注度，您必須學習簡潔、精煉的表達內容，把不必要的雜訊清除。首先，提高對方願意聆聽的動機，然後去蕪存菁的陳述內容精華，把議題有條理的講到對方心坎裡。
海量的資料要化為有價值的資訊，需要經過篩選、消化、理出脈絡，這也是訓練自己如何用簡短的話語傳達清楚的概念，而不是模糊了觀眾的焦點。因此我們建議一份簡報在實體報告需要1小時，那麼召開視訊會議時可以製作30分鐘版本、或15分鐘版本的講稿，將會達到更好的效果。（推薦閱讀：五分鐘的簡報）
另外，在撰寫簡報內容，必須清楚自己的目標聽眾和其需求，才能真正「對症下藥」。比方銷售部門注重產品提高市佔率、業績成長，生產部門是產品性能、特質符合市場需要；但是這些部門共同大目標都是要讓公司獲得利潤，可是他們的語言、思考角度卻都不同，這都是視頻簡報需要考慮進去的。
2. 直接跟觀眾對話
對於視頻演講者來説，另一個挑戰是拉近與觀衆之間的距離，同時還要幫助觀衆與觀眾之間產生連結。避免自說自話的情況發生。
善用語言的技巧也是一個好的辦法，比方在演講中使用「你」，而不是「大家」；例如說「你能看到我嗎？」，要比說「大家能看到我嗎？」更能拉近與觀衆之間的距離。
還有，建立觀眾之間的聯繫可以多用「我們」，讓觀眾感覺和演講者是屬於同一個群體。線上即席問答（Ｑ＆Ａ）的設計可以提高和觀眾的互動，延長觀衆的注意力。如果受眾者不習慣公共論述，也可以先假設會遇到的問題，並提前準備答案，不論自問自答或先讓觀眾有發問的機會再解答，都可以加深參與者對議題的了解和印象。
比如這次中共病毒疫情，各大企業、機關面對有意申請經濟紓困的員工或民眾，在貸款或補助方案的視訊說明會上，可以先將會遇到的狀況，先行臚列並詳加解答，有助於申請流程的順暢。這樣的問答方式也會和觀眾產生情感上的連結，進而對政策有認同的共鳴。
3. 螢幕共享同步更新訊息
視頻簡報會議不同於實體會議面對面的溝通，因此對於觀眾取得訊息的同步性更不易掌握。如果希望觀衆能聚焦講者在說明的數據、參考文檔、圖片或影片等信息，設置屏幕共享是不錯的選擇。它相當於您使用雷射筆，標註重點、減少干擾、輔助對內容的理解。
只是使用這個功能要注意：如果其中一方的網速慢或網絡有干擾，其他觀眾看到的屏幕共享信息可能無法同步更新。因此，偶爾緩慢開會的速度，詢問觀衆看到的信息是否與您在同一頁面上，可以確保他們都跟上節奏。此外，使用屏幕共享之前，最好關掉電子郵件、網路電話、即時通訊軟件等，以免在共享屏幕時出現不必要的干擾。
另外，在視頻簡報會議中使用多媒體方式（圖片、影片、幻燈片、螢幕共享等）雖然可以有效輔助簡報演說，但是應適度使用，避免過於絢麗多樣而喧賓奪主，分散觀眾的注意力而忽略了演說的內容。
4. 提前準備
要完成一場成功的簡報，事先的計劃和準備必不可少。就像現場演講之前會先測試聲音和媒體設備一樣，線上簡報同樣需要事先準備。
建議至少提前幾天準備，除了演練說稿，還要檢查視頻應用軟件是否能正常工作，攝像機的距離是否合適，麥克風的位置如何放置，聲音大小是否合適，演講時的衣著等等，這些細節都需要考慮。可能的話，最好有備用的視頻軟件，萬一目前的軟件出現狀況不能使用，可以有備用軟件替代。
5. 注意背景畫面和聲音
爲了避免分散觀衆的注意力，在視頻會議中，要特別注意背景畫面和聲音。如果您的背後是一些衣服、堆著凌亂書籍的書架，或者恰巧有人經過的走廊，這些都會讓您的簡報顯得非常不專業，達不到好的效果。
如果您在家擁有一間獨立的辦公室或書房是最好的，如果沒有的話，也可以嘗試一下更專業的視頻會議軟件，比如Cisco Webex meetings，它允許使用者選擇一個適合的圖片作爲背景，比如辦公室圖片、會議室圖片等，這樣您在說話時，觀衆看到的就是一個專業的背景畫面了；當然它也有模糊背景的功能。
另外，背景聲音也會影響說話效果。開會之前，請確保您的寵物不在身邊，孩子們也要保持安靜。另外建議盡量使用外置麥克風，這樣可以過濾掉汽車或飛機經過的噪音。使用耳機上的微型麥克風說話，音質和噪音比對著筆電麥克風講話效果更好。
「一場有力度的會議，會改變人們看事情的角度，也可以解決窒礙難行的困境。」因為人們會從會議中有所啟發，並為難題尋求解決方法，或激發創意等。舉例來說，小至遠端解決公司財務問題，大至國家防疫措施的探討，如近期美國號召十九個國家舉行空軍防疫視訊會議。
儘管現在各國逐漸「開放居家令」，但是疫情仍具不穩定性，未來使用視頻會議的機會還會有。不妨把它當作一個新的、有趣的經驗和技能，多多練習。雖然有些挑戰，卻是個人技能成長的機會。抓住機會，保證您在未來的職場上更具風采。
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責任編輯：茉莉◇
