職場小祕方:運用流程再造 創造雙贏局面

文/曉峯

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筆者在《大紀元》發表簡化作業流程 創造加值人力文章中提出「流程再造」名詞,很多讀者反映那篇文章僅說明我在工作簡化,提升人力方面的運用,是否有更大型的案例,如何經過構思規劃創造政府與民眾雙贏局面,特別提供我在綜合所得稅申報流程改造的經驗,讓有意執行大型作業流程再造的讀者,思考與建議方向。

我1995年有機會參訪當時的財稅資料中心,看到整層樓將近100個女生,她們不斷將各國稅局送來的扣繳憑單key in 到大電腦,再把全國綜合所得稅申報書內容打進大電腦,兩種資料相互交查,查看是否有漏報所得及扣繳憑單的情形。於是我向簡報人員要一張作業流程圖,看了之後,非常震撼﹗

流程不符合成本 浪費人力與資源

原來,當時綜合所得稅稽徵流程是不符合財政稽徵成本與依從成本最小化的原則,浪費納稅人申報成本及稽徵機關稽徵人力與資源,其分析如下:

我國家扣繳制度,要求公司行號及機關團體在每年的1月31日前要辦理扣繳申報,所謂的扣繳說明如下,比如說公司僱用你、支付你薪資,公司會先扣下你未來可能繳納的綜合所得稅,先行扣下來繳給政府,並於2月10日前將扣繳憑單填好寄給你。

在2002年之前我們的所得稅申報期間是2月20日至3月31日。所以在申報時,每個人要蒐集一年來收到的所有扣繳憑單,逐張填寫到綜合所得稅申報書裡,少報一張超過規定,你就可能要準備受罰,那時每家公司忙著填扣繳憑單,寄扣繳憑單,郵差忙著送扣繳憑單,納稅人更怕自己漏掉扣繳憑單事後補稅受罰,全國資源浪費在這各申報系統內。

1995年,我在國內稅務界著名的刊物「稅務旬刊」(第1567期),發表了一篇《論綜合所得稅稽徵作業之改革》,先將財稅資料中心繪製的流程圖展現出來,並說明資源浪費與錯置之處,再重新繪製我設計的理想作業流程圖,重新設計的流程說明如下:

如果改為財稅資料中心先鍵入全國扣繳資料,再依納稅義務人身分證統一編號歸戶,提供給納稅義務人將資料匯入申報書,申報綜合所得稅,如此可避免納稅人蒐集靠繳憑單的困惱,稽徵機關也節省事後交查的人力與資源浪費。當時我建議,因應未來網路的發展,財稅資料中心應該建構以網路或媒體方式,提供所得與扣繳明細給納稅人直接匯入申報書,網路上傳申報,避免書寫錯誤與重新登錄成本。

然而,新流程關鍵點,是在於綜合所得稅的申報期間原訂於2月20日至3月31日,一定要修法將期間往後延,直到財稅資料中心將全國扣繳資料建檔完成,並依納稅義務人身分證統一編號歸戶,才能在網路上傳輸給納稅人,或採當事人到稅捐機關申請媒體檔,所以將所得稅申報期間延後至5月1日至5月31日,如此財稅資料中心才能將扣繳資料建檔完成,提供給納稅人申報綜所稅運用。

當時我提出這想法時,稅務界朋友都認為政府不可能為這個構想,到立法院修法改變所得稅申報期,一致認為這是痴人妄想。

簡化申報流程 徵納作業更順暢

經過了7年的努力,終於在2002年1月8日立法院完成修法,將所得稅申報期間改為5月1日至31日。我提供當時立法院修法理由如下:

為推廣透過網際網路以提供納稅義務人上網查詢其當年度扣繳暨免扣繳所得資料 ,以減少納稅義務人蒐集所得資料之不便,並作為辦理綜合所得稅申報之參考,爰配合財稅資料中心建檔作業時間需要,申報期間修正,以利徵納雙方作業。

所以雖然一個小小的流程再造,可以影響全國每個人的申報作業,當然或許你年紀很小,無法想像,以前每年2月20日至3月31日期間,全國每個公司忙著填寫扣繳憑單,郵局忙著寄扣繳憑單,納稅人忙著蒐集扣繳憑單,在申報書上逐筆填寫所得,還要拿計算機加加減減逐筆申報繳綜合所得稅的場面。

流程改造後,像現在多方便,只要一張憑證就可以下載所有所得資料,在電腦算一算上傳,就完成綜合所得申報作業了。這可以說是運用流程再造,創造政府與民眾雙贏局面最佳典範了。@*

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責任編輯:曾晏均

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