影響你職場生產力的5個時間管理誤區

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【大紀元2021年10月15日訊】(Susan Craig撰文/寧靜編譯)任何現象只要成為「時尚」都會立即贏得屬於它自己的神話。這種神話形成了一種只被接受、不被質疑的概念體系。同時,絕大多數人都不去想它是否與現實相符。

這種悖論與人類一直長期共存著。有些誤解是人畜無害且無傷大雅的。但那些在管理上的誤區,特別是在時間管理方面的誤區,會導致我們在生活和工作中真的犯錯,降低積極性,並扼殺對自己的信心。時間管理遊戲和活動可以提高積極性、參與度和解決問題的能力。它們還能改善資源管理,發揮創造力,並增強團隊的合作能力。

那麼,時間管理是怎麼樣演變的呢?

時間管理的歷史

時間管理的歷史可以追溯到遙遠的過去。早在2000年前的古羅馬,著名的思想家塞涅卡(Seneca)就提出將所有的時間分為收益時間和無用時間。

塞涅卡也開啟了堅持一生用文字記錄時間。這位思想家說,人應該以占有率為單位來評估他所生活的某一時間段。在後來的時間管理歷史中,這些理念形成了「個人效率」這樣一個概念的基礎。

(Fotolia)

15世紀的作家、意大利學者萊昂‧巴蒂斯塔‧阿爾貝蒂(Leon Battista Alberti)說,那些知道如何有效地管理時間的人將永遠是成功者。為了做到這一點,他建議使用兩條規則。

• 每天早上列一個待辦事項的清單。
• 按重要性遞減的順序排列。

幾個世紀以來,所有這些原則僅以理論形式存在,只是從20世紀80年代開始,這個課題才開始從理論走向實踐。對於青少年來說,讀一讀時間管理技巧是很有幫助的。

時間管理不僅對企業經理和企業主來說是必要的:我們每個人都必須能夠管理自己的資產,以享受完整的生活過程。當然,不是每個人都需要時間管理。如果一個人在他或她的生活中無所事事,他或她的主要任務是「消磨時間」,那麼時間管理對這樣的人來說就是一門無關緊要且不必要的學科。

換句話說,首先你應該認定你是否真的缺乏時間,當真有幾分鐘、幾小時或是幾天的空閒時間的話,你想在什麼地方用。

時間管理包括幾個方面:

• 嚴格的時間管理。
• 時間資源的優化。
• 以天為單位做規劃(以週、月或其它時間段為單位)。
• 組織動機。

影響你的職場生產力的時間管理誤區

時間管理不僅對工作很重要:掌握了時間管理藝術的人在職業和個人生活中更加積極、健康和成功。有效的時間管理使你可以從適合於自身發展和提高的角度來思考你的所有行動和決定。

(Fotolia)

誤區1:會時間管理是成為一個成功人士的標配

這個誤區的主要危險在於,它將有條理與成功等同起來。這不是同一件事。它是用工具代替了本質。

乍一看,這個說法貌似很有道理。如果你不能有意識地、系統地管理你的時間和活動,你怎麼可能成功?看起來你成功不了了。

然而,任何的成功首先取決於決策。而執行只排在第二位。如果你不做決定或做錯決定,那麼時間管理壓根不會對你有任何幫助。你會做很多把你帶到不知何處的事情。

例如,康斯坦丁(Konstantin)是一個成功的商人。當我第一次見到他,還有他做生意的風格時,我陷入了迷茫。他是反時間管理的典型。他的思想、行動和決定絕對是不可預知的。儘管如此,他的商業成就仍十分突出。為什麼?首先,因為有無數的經驗,出色的直覺,在缺乏信息的條件下做出最為準確的決定的能力,在困難的情況下不迷失方向,靈活而且無畏。

而這並不是一個孤立的個案。康斯坦丁和其他像他一樣的人都不需要經典的時間管理系統或提高生產力的規則。他們的成功不需要藉助於這些因素。

誤區2:這世界上存在著適合所有人的通用的時間管理系統

大多數關於時間管理的書籍都有這種帶有暗示性的觀點:時間管理系統不是個性化的。別忘了,這是管理!所以它是一個具有普遍性的東西。充其量,作者把人分為理性的和直覺的(有序的和混亂的)。

很難想像有比這更愚蠢的論調。時間管理系統是建立在一個人的生活方式中,並改變這種方式(以及形象和人)。如果它不能做到這一點,它就是無效的。而一個人的生活方式取決於他或她的價值觀、信仰、認知過濾器和策略、生活狀況、神經系統類型、性格的特殊性、活動等等。

試圖通過複製別人開發的技術來改變你的生活方式,就像試圖移植別人的器官。你的身體只有在免疫力被抑制的條件下才會接受它,也就是說,部分破壞你的身分認同。當你複製別人的生活方式時也會發生同樣的情況。它使你混亂。基本上,只有三種可能的選項:

• 如果你狂熱地追隨它,它將破壞你的身分認同。
• 你放棄它或將它修改得面目全非(但這個選項很罕見)。
• 碰巧的是,它將與你的個性特徵相吻合,你將能夠永久地應用它(這種情況更罕見)。

誤區3:時間管理不起作用

嘗試過靠時間管理生活但是最終放棄的人比依靠其成功的人更多。

為了讓你真正有效地管理你的時間,又不用扭曲你的本性,為自己構建一個時間管理系統是極為必要的。這需要事先對你的個性、活動、生活方式和情況的特點進行分析。如果你為自己建立了一個時間管理系統——這並不意味著你所有的時間都會花在工作、你自己和新技能的發展上。你還可以利用這個系統為簡單的東西騰出時間,如使用亞馬遜的付費會員的VPN看電影,或在PS4或PC上玩視頻遊戲,也可以進行其它幫助你放鬆和使你重新充滿活力的活動。

關於康斯坦丁就是這樣,確切點說是關於他運用時間管理的悲慘經歷。

康斯坦丁喜歡參加各種培訓、研討會和其它發展性活動。在其中一次活動中,某位充滿魅力的人設法在康斯坦丁的頭腦中植入了時間管理的病菌種子。

康斯坦丁決定試一試,給自己請了一位時間管理大師。這位老師在氣質上和大部分性格特徵方面與康斯坦丁完全相反。然而,他擁有強大的說服力。將時間管理引入康斯坦丁生活的實驗持續了大約七個月。

康斯坦丁開始少相信直覺,而是以更正式和理性的方法做為他決策基礎。結果,在他過去14年的商業生涯中,他第一次遭受了嚴重的損失(幾千萬),並發現自己已經處於破產的邊緣。

現在,要是和康斯坦丁在一起,最好不要談論時間管理。

誤區4:時間管理保證了個人發展

許多時間管理技巧都包含用於設定目標的部分。這是非常正確和恰當的。但這裡也存在著一個危險的陷阱。

它存在於這樣一個事實當中,在達到一定的發展階段後,人們發現自己處於一種危機之中,這需要他們重新審視自己和自己的生活。他或她必須做出一種質的飛躍。與之相反的是,在時間管理的框架內,卻只能給他或她呈現相當原始的目標設定技術。

在絕大多數情況下,這些技術本身是好的。然而,它們允許你根據你已經熟悉的意圖和價值來選擇目標。但在你經歷生存危機的時候,它們根本不起作用。

如果你落入這個陷阱,那麼你不是在調整你自身並且實現一種質的飛躍,而是會朝著與你不再相關的目標前進。你會失去時間,加劇你自己的危機。

例如,埃琳娜(Elena)是一個有才華的人,她曾在一家大公司擔任過很長一段時間的高級經理並最終開創了自己的公司。

但與此同時,埃琳娜總是感覺到,無論是在她作為雇員時,還是在她自己開公司時,她的職業發展領域對她來說都不是真正的興趣所在。她既成功又非常專業。但這些年來,她一直被自己不在狀態的感覺所困擾。

開業一年半後,這種感覺變得非常強烈。然後,埃琳娜去參加了關於目標設定和時間管理的培訓。作為一個情感豐富、熱情洋溢的人,埃琳娜在培訓結束後,手握一份新的目標清單,興高采烈。

有八個月,埃琳娜為實現她的新目標而努力,並最終實現了目標。結果呢?她極度失望和憂鬱,並失去了前進的意義和動力。

當我問埃琳娜為什麼認為情況是這樣的時候,她說她在培訓中設定的目標完全是不真實的、膚淺的。由於時間和小組工作的短缺,她構建了安撫者的目標:表面上有吸引力,吸引別人的認可,但這些完全沒有對她最深層的需求做出反應。

誤區5:時間管理馬上就可以節省你的時間

這個誤區可能在實施時間管理的新兵中造成了最多的傷亡。以下是被這個神話誤導的典型故事。

瓦西里(Vasily)是一名中層經理。當他晉升為一個部門的負責人後,工作量和所肩負的責任急劇增加。瓦西里幾乎完全沒有時間,也無法應對。但他並沒有放棄,而是買了一本在管理界超流行的時間管理書籍。

瓦西里為什麼這麼做?這問題多愚蠢。當然為了擁有更多時間。然而,令瓦西里感到驚訝和惱火的是,他發現在試圖運用書中的大智慧時,他的時間更少了,他的生活變得更困難了,而空閒時間卻沒有增加。更有趣的是,所有這些現象只會隨著時間的推移而惡化。

經過一番短暫的折騰,瓦西里耗盡他的全部意志力,用力地去忘記任何形式的時間管理。後來,一聽到這個神奇的詞兒時,他就反應激烈,罵罵咧咧的。

到底發生了什麼呢?這就是神話與現實之間的悲劇性衝突。

神話中的時間管理是一顆神奇的藥丸,可以讓你迅速並永遠根除你在時間上出現的問題。而現實中的時間管理是一個痛苦的過程,它要改變你的生活方式,還要要求你發展全新的、不熟悉的技能。

只要你開始在生活中實施哪怕稍微複雜一點的時間管理技巧,你的效率就會馬上不升反降!而且,在掌握新的技能和新習慣養成之前,你會一直保持低效狀態。而培養這些是需要額外的時間、動力和精力的。

因為人類是一種懶惰和相信童話故事的生物,鮮有人能堅持到最後。儘管如此,每個人也都應該懂得如何避免倦怠。

(Pexels)

一項實際的任務

如果你從未嘗試在生活中實施時間管理技巧,請為自己在紙上寫下:

• 你想用它來實現什麼目標,達到什麼願望?
• 在你現在的生活方式中,是什麼阻礙你實現這些目標的?
• 在你的內心/你的性格中,是什麼阻礙你實現這些目標?

如果你曾嘗試過運用時間管理系統,不管哪種,但沒有成功,請回答以下問題:

• 你使用過哪些時間管理系統?
• 你如何描述該系統的特點?
• 你想通過它們來實現什麼目標?
• 是什麼阻礙了你實現這些目標?
• 你使用的時間管理系統中,哪些部分對你來說不適用?

如果你已經嘗試過運用時間管理系統,不管哪種,已經實施了,並且仍然在使用它們,請回答以下問題:

• 你使用的這個時間管理系統的主要特點是什麼?
• 在這個時間管理系統中,是否有你認為不方便或不完全有效的地方?如果有,請描述一下。
• 你希望在你的時間管理方面有什麼改進?

另:在回答這些問題時,請不要把自己局限在「懶惰」或「拖延」這樣籠統而無意義的概念中。它們不能說明任何問題,而只是關閉了有可能向好的一面轉變的道路。這些問題將會幫助你了解自己真正想要的是什麼。

原文:5 Time Management Myths That Affect Your Workplace Productivity 登於Calendar博客網站。

責任編輯:韓玉#◇

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