工作一直拖?舉棋不定只會讓自己陷入混亂

作者/塚本亮

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小編語:工作的壓力常常來自被打斷或瑣碎的雜事過多,腦袋還在想A企劃要怎麼寫,主管又臨時交辦B件事,就這樣好像一直被主管、客戶和其他因素影響著,事情永遠做不完。怎麼辦呢?準時下班才是有效率的趨勢。

做事一直拖,因為你沒把事情寫下來

做事拖延的人,其特徵就是腦中雖有各種想法,卻搞不清楚自己到底想做什麼,這種人在行動時自然顯得舉棋不定,而立即行動的人不會只在腦中思考,他們會在紙上寫下要做的事情。

尤其在現今這種資訊氾濫的時代中,事情往往是一件又一件、接連不斷的增加。這種情況下,很難集中精神來思考。

相信各位都有這種經驗吧,心裡盤算「A這件事該怎麼辦」時,下個瞬間又被「話說還有B這件也要處理」的念頭干擾而分心。如此一來,不管多久也下不了決定,當然也無法做出判斷。

正因為行動派很明白這點,所以他們不會只在腦中思考,而是試圖透過寫下來,藉此整理腦中的想法。至於拖延空想派,往往只倚靠腦中記憶,當終於意識到忘記做某件事時,也只會抱怨自己記憶力不好,又因腦中塞滿太多要做的事情,而讓自己陷入混亂,大幅降低腦的運作能力。

反之,行動派會設法清空無謂思緒,減輕大腦的負荷。這樣一來,就有餘力去將精力集中在本來就該做的事情上面。特別是那種需要專注的工作,例如書寫文章、製作企劃書或簡報時,必須為腦內留下充足的處理空間。

常常做了這一件事情,忘了另一件事情嗎?建議您不妨寫下來。(圖/shutterstock)

不論事情有多瑣碎,也要全部寫下來

只要寫好清單,每當一件事情告一段落,就著手去做下一件,並專注執行。當你逐漸完成清單時,也能看見自己完成了多少事項,連帶提升自信。我們常記不住自己曾經做過的事,那種自以為很努力的感覺,跟能夠具體掌握自己做過什麼的自覺,會為你帶來天差地別的影響。

雖說是馬上行動,但也不是要你面對任何事情都立刻做,而是毫不拖延的去做優先度高的事情,這時你要留意事情的優先順序。如果不打算馬上處理重要性較低的事情,先寫下來就能避免遺漏;而不太重要的信件,也沒有必要馬上回覆,只要寫下「回信給○○」就可以了。

POINT:不論事情多麼瑣碎,也要寫下來。

總想掌控自己控制不了的事,難怪你焦慮

我高中時從《與成功有約:高效能人士的七個習慣》(The 7 Habits of Highly Effective People)這本書中學到,專注於自己能掌控之事的重要。

在那之前,我總覺得自己之所以做不到,都是別人的錯,都是學校和父母的錯,才會害自己考不好,但其實不論學校或父母都沒有控制我。況且不論我如何哀嘆現實、怪罪別人,學校既不可能變成名校,父母也不可能改變。

那些靠一己之力也無法改變的事,就算你抓破頭去想,也不會有任何變化,所以馬上行動的人不會過度執著於自己無法掌控的事情。

「只要那個主管不在就好辦事了……。」想必你在日復一日的工作中曾這樣想過。不過,你無法控制那個主管的存在與否,一旦你試圖掌控,只會徒增自己的壓力罷了。

接著讓我們試著從主管的立場來看看。

「為什麼只會按照指示去做?不會自己想辦法嗎!」假設你是主管,光抱怨部屬也解決不了問題,對吧?畢竟就算指責再多,部屬的能力也不可能在一夕之間大幅成長。

儘管你能改變自己,卻很難改變別人,如果部屬沒有按照你的期望行動,不妨先反思自己,來獲得自我成長的機會,例如,反省自己的行為,「問題可能出在我的表達方式太糟了,或許我該跟部屬建立更良好的互動關係」。

職場
改變自己容易,改變他人有時很難,這時不如反思自己,獲得成長的機會。(圖/shutterstock)

我們很容易在不順心時,向外部追究原因,這是人的一種天性。但如果一直試圖拚命去控制我們無法控制的事情,只會換來滿身疲憊。

人一旦開始煩惱,大多時候會去想這件事自己能不能控制,所以應該冷靜下來,試著重新審視自己的處境,然後不要過於執著自己無法掌控的事情。

空想派的人除了空有一張嘴以外,什麼問題也解決不了。放開自己控制不了的事,正是成為行動派的第一步。

POINT:人會為了自己無法掌控的事情而煩惱,這時就需要放手。@

書封
管理,就是先決定不做的事》書封。(圖/大是文化提供)

本文摘自:管理,就是先決定不做的事:事業想成功、投資想賺錢、職場有表現,你需要的不是馬上行動,而是先明白哪些事「不做」。,大是文化提供。

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責任編輯:曾晏均◇

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