小編語：在職場或學校裡報告提案內容是常見的事情，但是要如何清晰表達、準確傳達提案的訊息的確不容易，因為講者可能沒有說到重點，聽者可能沒聽到要點，這樣就容易模糊主題，或是沒有與眾不同的鑑別度。讓我們來看一下資深電視製作人，也是高階銷售及簡報教練布蘭特．平維迪克（Brant Pinvidic）的建議。
做出好簡報的十建議
1. 別拿簡報投影片當講義
如果我可以從整本書中挑一句出來，叫人念了之後照做，應該是這句話：別拿簡報投影片當講義。這樣可以為世界省去許多麻煩。這絕對是我最常看到的錯誤。如果要發講義或「後續資料」，必須要有明確的用途。應該在簡報完再分發或提供。
講義通常涵蓋非常豐富的資訊，內容鉅細靡遺且很有用途。我喜歡在事後拿到厚厚一疊、寫滿詳細資訊、紙面又光滑的講義。但如果拿這些絢麗的頁面當投影片解釋時，問題就發生了。這樣既不好看，也不是恰當的形式。如果是要閱讀才能理解的圖表和數據，做成投影片也沒有用。再者，如果放上的是觀眾無法閱讀的投影片，內容小到看不清楚，所以無法討論的話，就浪費了螢幕空間和機會。
別被自己的資料奪走觀眾的注意力。
如果給觀眾講義，他們會先讀。無論如何，千萬別讓他們在你說話時有東西可以看。就這麼簡單。如果你想放投影片解說一些內容或測試，那就把標題和結論以外的文字都刪除，直接解釋圖表的來龍去脈。你最重要的目的，是利用投影片引導觀眾到你想揭露的重要資訊上。
這一點非常重要，所以我要重複一遍：在簡報時，切忌發講義給觀眾看。觀眾絕對會先看。他們會因此分心和不安，不把我們在流程、時機和結構所花的心力當一回事。如果你做了精美的講義，最好的辦法是先收起你的講義，然後說：「我在簡報完後會發給大家。」
簡報投影片和講義必須是不同版本。投影片的用途在於協助你簡報；講義則是加強你說過的話。這個規則很重要。
2. 謹慎使用動畫、轉場和字體
在即時通和社群媒體無處不在的世界，華麗的轉場和飛行動畫一點都不稀奇。大家都見識過了，不覺得有什麼了不起。
如果這些特效不稀奇，那為何要用？「飛行」或「溶解」子彈句，能幫你傳遞訊息嗎？並不會。所以請小心使用。除了點擊畫面讓投影片出現外，我根本很少在換投影片時，使用轉場效果，或幫文字加上動畫。我之前說過，附加特色引不起觀眾的興趣，只會暗示你太操之過急──這還是你運用得當的時候。過度使用特效、特殊或奇怪的花招，會嚴重分散觀眾的注意力。
使用花俏或多種字體時也一樣。全球各大品牌，都盡量使用簡單乾淨的字體，是有理由的。花俏字體只不過說明你太過刻意。我強烈建議各位在投影片中只使用一種字體，最多兩種。現在軟體的下拉選單，字體琳瑯滿目，所以大家很容易過度玩弄字體。
這是一個想看你出洋相的陷阱，千萬別中計。
如果看到提案或簡報中有很多圖案特效、淡入淡出或草寫字體，我會覺得對方可能是業餘人士。別散發這樣的訊息。
3. 如果用不到，就不需要放進投影片中
你不必把每件事，全用投影片或子彈句說出來。這是另一個常見的錯誤。說實話，我有時也難免犯這個錯。我會在提案時，發現自己把太多重點或想法放入一項要點或投影片。我必須重新檢查，問自己：「這一點能推動故事嗎？」這是一個寫作自省問題，激發編劇在劇本中的每個場景都要合情合理，因為編劇常會天馬行空，寫一些能營造個性或緊張感，或者真的很酷的場景，但實際上對推動故事發展一點幫助都沒有。
規則很簡單：如果用不到，就不需要。
只針對真正需要說明的想法或陳述，製作投影片和要點就好。所有放在螢幕上的投影片或重點，都要有原因。
4. 每張投影片最多只放六個關鍵詞
不要寫滿文字和列點。一張投影片列出十四項要點毫無意義。如果列出所有內容，就是把觀眾的注意力，分散到投影片上。這時候的螢幕上的投影片，反而成了重點。
一張投影片別列超過六句重點。保持畫面的簡潔和思緒的流暢。如果你要改談其他想法或部分，就用新的投影片。投影片千萬不要逼觀眾讀完要點。這些子彈句的功用，是強調談話重點，而不是代你指出重點。因此，盡量依序把子彈句顯示在螢幕上。要是在一張投影片上列出所有要點，才試著和觀眾討論，觀眾會先看完要點。
不必寫出完整的句子，子彈句的文法也不求正確。子彈句本來就不需要照字面解讀。我列出節目提案的子彈句清單時，一定盡量在一行內寫完。
• 句子不求完整。
• 簡單扼要。
• 強調要點，而非指出要點。
• 簡報投影片不是主角，你才是。
• 相信觀眾聽得懂。
• 訊息會傳遞成功。
看起來我不斷提到的便利貼吧？
沒錯就是這樣做！
5. 最多十張投影片
如果你力行前四個建議，這件事應該就很自然。但很可能你還是堅持使用一些自認有必要，但其實很多餘的投影片和概念。這條規則在三分鐘提案或簡報中，最多只能用十張投影片。超過十張就淪為展示投影片，而不是做簡報。
三分鐘後，你可能要對觀眾講解一些或很多內容。如果我做的是專題演講或長時間簡報，我會盡量維持一張投影片，只講一分鐘的原則。
6. 別當讀稿機
所有簡報或演講老師都會給你這項建議和命令：別當投影片讀稿機。
千萬別照著投影片念。但是我見過很多無法把三分鐘簡報投影片記下來的人，所以請容許我稍微放水一下。其實我提案過太多節目，有時我也沒辦法全部記熟。所以，我說別當投影片讀稿機，不是要各位把內容一字不漏記熟。這是很棒的才能，只是不太重要而已。在理想的情況下，如果各位遵守十的建議，投影片會很精簡，你們就不必照著念了。把投影片當作筆記，畫面出現的要點或圖片很有用，它們會提醒你想討論的重點。
我發現這樣能吸引觀眾的注意力，所以常在演講時運用這項技巧。通常我會停頓一下，轉身面對螢幕，再點擊下一張投影片或要點。然後我會念要點，並解釋來龍去脈。因為我的投影片和要點都很短，所以這就像一條天然頁面導覽路徑，只是我把這個技巧用來引導注意力罷了──引導觀眾要看什麼內容，同時帶他們看下一段內容。
別當投影片讀稿機，但你念的內容都該用來讓觀眾以你決定的步調和順序，了解每一項要點。
7. 一千項要點，不如一張照片
我看過螢幕上卻完全沒有字，但卻是相當活潑有趣的簡報。如果能讓照片發揮威力，那會勝過一堆密密麻麻的文字。放一張倉庫的照片再形容，好過寫上尺寸和一堆設備清單的子彈句。
人類幾乎能立即處理視覺圖片，所以看到圖片後幾秒鐘內，才會把焦點轉到文字上。相較於使用文字，使用圖片來推銷概念效果好多了。有圖片就不必使用文字。
話說回來，簡單性和相關性也適用同樣的規則。千萬別在前三分鐘用上三十張圖片，也不要每個子彈句都放一張照片。應該放上能說明所有或多數子彈句的照片。應該把照片當成效果強大的圖片，而非只是充版面。
8. 留白不可怕
投影片不必非有內容不可。我在專題演講時，常會好幾分鐘只放通用圖標或空白畫面。我要再次強調，我會叫觀眾看那裡及注意什麼。我在簡報過程中的每一秒都會這樣做。觀眾沒有時間、興趣或機會，觀看我不要希望他們看到的內容。當我沒有直接對螢幕上的文字或圖片發表言論時，螢幕上就不會有東西。這樣就能在我說話時引導觀眾注意我，當螢幕有內容時就會專心看螢幕。這樣會讓整個過程更從容和聚焦。觀眾自然會希望你主導整場簡報。
因此，請充分利用留白。如果在某些區域找到多餘的圖片或文字，那就放上圖標或留白。你會發現留白後的那張投影片相當引人注目。千萬要善用那一刻。
9. 調整節奏
使用簡報投影片可能會讓人講話速度變快。起初可能不明顯，但相信我，簡報投影片讓你感覺必須「抵達終點」，所以你著急地開始趕路，因為你急著要講下一張投影片。
請各位做一項很有效的練習。先別用簡報投影片，記下你簡報需花多久時間。然後使用投影片再計時一次。使用投影片應該會多出一○％到一五％的時間。正確使用投影片的話，它們就會融入你的提案，也能和它們有一點互動。
如果發現使用投影片時，講話比較快，就要在投影片中找出你略過的元素。你可能會找到需要空間的子彈句。我很常發現客戶提出的構想，其實需要解釋或頗具吸引力，但因為他們覺得那是簡化過的子彈句，所以使用投影片時，就草草帶過去了。
千萬記得，要根據提案製作投影片，不要本末倒置。別讓投影片決定你的內容或節奏。
10. 對內容瞭若指掌的人，就不需要投影片
賈伯斯可能說過這句話，但是我擔任職業推銷員的父親，在簡報投影片軟體問世前就貫徹了這項理念。
投影片必須是簡報的輔助，而非主軸。太多人用它來說故事或傳達資訊，這是很艱鉅的任務。全球各地的執行長開會時都禁用投影片。為什麼？拿投影片當主軸，只會重複說著廢話，又惹得觀眾不快。沒人想枯坐著聽完你念投影片，他們希望資訊傳遞時，能兼具效率和效果。成功的關鍵在於有幫助時，才使用投影片。
老實說，我甚至已經不常用投影片。我通常一本書、一卷帶子，或是一篇激發靈感的文章。我現在通常能清楚有效地傳達資訊，投影片感覺太占空間。我只在確實有用處，或需要詳細說明時，才會使用。
<本文摘自：《簡短卻強大的3分鐘簡報：好萊塢金牌導演教你「WHAC法」成功提案，用最短時間說服所有人》，采實文化提供。>
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責任編輯：茉莉
