哈佛職場專家介紹10個鮮為人知的溝通技巧

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【大紀元2021年06月19日訊】(大紀元記者李言編譯報導)哈佛職場專家發現,一個人在工作中是否具有影響力並得到你想要的東西,往往取決於你如何有效表達自己的觀點,而且這一點在數字通信中尤其重要。

戈里克·吳(Gorick Ng)是哈佛學院(Harvard College)職業顧問,也是哈佛商學院(Harvard Business School)管理未來工作項目(Managing the Future of Work)研究員。

CNBC報導,吳在採訪來自多行業和職業類型的五百多名專業人士後發現,在工作中,如果你希望別人認同你的想法,你越能使別人批准你的想法像按個按鈕一樣容易可行,你就越有可能獲得綠燈。也就是說,你要學會做一個為他人著想的宜人的同事,由於你成功的溝通,別人的生活和工作因此變得輕鬆。

這裡是這位哈佛職場專家通過CNBC分享的有10個頗為有效的溝通習慣。這些被很多人忽略的溝通技巧,可以使你更快地得到你想要的東西,並使機會最大化。

1. 學會利用圖片等「展示」你的想法

如果你的想法難以描述,別人更難以想像,不妨分享一張圖片、草圖或模擬圖,以表達你的觀點。

也就是說,你要將自己的想法「展示」給別人,而不是「告訴」別人。想想看,與其問你的同事這個設計圖案的背景顏色應該是淺綠色還是深綠色,不如直接展示一下基於這兩種顏色的方案,讓人一目了然,馬上就看到區別何在。

2. 文件編輯功能可清楚解釋你的思考過程

如果你有一個文件的編輯版本,可用來以跟蹤你的思路變化並添加評論,以清楚地向人們解釋你的思考過程。

你越能把別人的注意力引向你想讓他們關注的東西,對方浪費的時間就越少,你需要等待的時間也就越少。例如,「你是否同意我在第二頁上添加的兩個跟蹤修改?」要比「這是最新的20頁草稿。」更容易讓他人了解你的思考過程。

3. 善用超鏈接 讓別人的生活變得簡單

如果你有別人可能想參考的特定來源信息,要記得分享相關網站的超鏈接。

如果你預計別人需要打開另一個瀏覽器標籤,你要抓住這個機會,為他們提前準備好信息來源,讓他們的生活變得更加簡單。

4. 使用PDF文件可增加閱讀率

如果你文件的格式可能在不同的設備上有不同顯示,那就把它轉換成PDF文件發送。

PDF文件在每台設備上的顯示方式都是一樣的,所以它可以幫助你增加收件人閱讀的機率,因為他們無論在哪裡都能審查你的工作。

5. 編輯原始文件可防止進程延誤

如果你有一個文件,人們需要對信息進行處理,請向對方發送可編輯的原始文件。

即使你的收件人最終可能不會挖掘數據或操作原始文件,這麼做至少可以避免他們主動向你索取,以備所需。反過來說,如果他們需要向你要這要那,可能會拖延進程。

6. 善用電子郵件 以防遺忘

如果你有一個決定需要每個人都記住,不妨記錄下來,以避免日後產生任何誤解。你可以通過電子郵件向相關人員解釋你的這個決定。

不是每個人都會記得他們同意過的事情。作為提示和提醒,你可以在電郵中說:「回顧一下,我們決定……」或「根據討論,接下來的步驟是……」這麼做,不僅確保每個人都按照他們說的去做,還可以防止有人之後反悔。

7. 提前分享信息 以把更多會議時間用於討論

如果你的計劃有很多細節需要人們去斟酌、篩選,可以提前向他們發送一個相關文件,讓他們利用自己的時間裡先行審查。

即使不是每個人都在會議前審閱你發送的內容,提前分享信息也可以讓你把更多的會議時間用來討論,而不必臨時「培訓」或做說明。而且,與在現場把信息一股腦兒倒給別人相比,這樣做更能他人感覺受到尊重。

如果需要的話,可再安排一次後續會議。

8. 直接溝通可快速有效解決複雜問題

如果你有一個複雜的、有爭議的或需要討論的話題,不妨安排一次通話或開個會。

這樣,你可能花10分鐘內就可以澄清一切誤解,而不是需要在10天內發10封電子郵件,同時抄送給10個人。

9. 用日曆發出會議邀請

如果你有一個會議要安排,可向受邀參加會議的人發送一份日曆邀請,這樣做可明確說明日期、時間和會議方式。

預先幫助與會人員了解這些細節可避免在最後一分鐘手忙腳亂地打電話通知。反過來,「臨時突擊」也會讓人感到慌亂,甚至忘記了會議的目的是什麼。

10. 單個詢問可快速獲得多人批准

如果你有一個需要多人批准的決定,單獨詢問每個人的意見為上策。

如果你知道房間裡的每個人都已經同意你的計劃,那麼你更有可能得到你想要的准行。而不是每個人都只是第一次聽到你的想法,在表態時,還要先環顧四周,看看其他人的反應。

責任編輯:林妍#◇

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