時間管理的六大誤區

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【大紀元2021年08月14日訊】(Howie Jones撰文/大紀元記者雲川編譯)我們日曆(Calendar)公司的專長就是時間管理。時間是珍貴的無價之寶,唯有好好珍惜才有意義。然而對管理時間來說,只知道努力是遠遠不夠的。儘管願望是好的,但很有可能無意中你就把時間管理得一團糟。

本文旨在指出人們在管理時間時可能犯的錯誤,並且提供如何適時調整在線日曆的建議。如果你能更好地管理你的時間,你會有更多的收穫。那讓我們開始吧。

1. 日程安排過滿

排得滿滿的日程表看起來很有成就感。你可以把你滿滿當當的日程安排當成勳章炫耀,藉此表現你的工作效率和動力。然而,超負荷的日程安排實際上可能會降低預想的工作效率。

如果你過於緊密的日程安排碰上了突發緊急情況該怎麼辦?如果有個會議被推遲了又該如何?如果日程安排中沒有什麼緩衝時間的話,你幾乎就沒有出錯的餘地了。如果沒有為推銷活動預留足夠的時間,那剩餘的日程安排就有麻煩了。

此外,職場上的倦怠現象也非常普遍,通常都是由做得太多引起的。事實上,德勤 (Deloitte) 的一項調查顯示,77% 的員工都在目前的工作中經歷過倦怠。確保你的在線日曆上有一些適當的休息時間,這樣你就不會感到不堪重負了。工作得太辛苦這種情況是有的。

2. 太容易分心

計劃得再好,如果不遵守它,又有什麼用呢?你可以制定一個完美的計劃,結果由於不小心走神,白白浪費了所有的準備時間。一次分心就可能會擾亂你一整天的計劃,讓你接下來的安排變得一團糟。

雖說分心並不總是你的錯,為了不讓它妨礙你對時間的管理,你可以通過努力來避免或減少這種干擾。社交媒體是罪魁禍首之一,因此要控制使用手機和電腦的時間。其它的干擾例如電子郵件可能不那麼明顯。由於工作需要,你可能必須得使用電子郵件,但如果你每 10 分鐘就查一次電郵,那麼你的工作效率則會大大地受影響。

3. 不考量你的工作績效

你可能對當前的時間管理系統感到很滿意,但你如何知道它是否真的發揮作用?積極尋找改善時間管理的方法,而不是安於現狀。定期地對你的工作績效進行評估,隨著時間的推移,你能夠找到提高時間管理的辦法。

首先需要弄清楚如何衡量你的工作效率和成績。除了一天你計劃了多少次會議之外,還有很多方面要看。以下是一些有助於你衡量績效的關鍵指標:

• 平均會議時間
• 每天完成的任務
• 是否準時
• 總共的休息時間
• 計劃完成的百分比

為每個指標設定目標,每週檢查進展。如果沒有達到期望值,花點時間來改進工作方法,並最終實現這些目標。

4. 忽視工作與生活的平衡點

時間管理不僅僅是為了讓你的工作保持正軌,你在家庭和其它方面的時間也需要好好規劃。平衡好工作和生活對快樂充實的人生至關重要。

如果你想看看現在的工作與生活的平衡情況如何,打開你的日曆分析頁面。在這裡,你可以準確地看到你的時間是如何分配的。這裡還有一些圖表,可以讓你更好地對比,相對於你花在工作上的時間,你在家庭、愛好和其它活動上的時間比例。

一旦你對工作與生活的平衡點有了更好的了解,你將如何改善它呢?也許有意識地在日曆中計劃一些時間健身或陪孩子玩耍。這正是你需要做的,為生活中的其它追求騰出時間。找到適合你的時間及方法,並使用在線日來幫助實現它。

5. 嘗試同時處理多個任務

如果能夠有效地同時處理多個項目就好了。可惜,同時處理多項工作實只會分散你的注意力,並降低你的工作質量。你可能會覺得同時做很多事情是節省時間,然而實際上這只會加大工作難度。

一次專心做一件事總是最好的。這樣你可以集中注意力和全力以赴。這不僅使你能夠更有效地完成單個任務,而且還可以在工作中最大限度地發揮你的能力。

6. 沒有優先級別

優先級別是時間管理的無名英雄。 當你學會對手頭的任務進行優先級排序時,你就可以每天更好地決定如何利用時間。

舉個例子,假設你正在做一個項目,這時收到一封電子郵件,臨時通知要開個會。 這個會議的優先級別如何呢?如果是非常重要的會議,那麼推遲日曆上的安排是值得的。如果不是,那麼是不是能委派其他人參加,這樣你可以完成手上更重要的項目。

現在,你可以發現一些時間管理不善的表現了,是時候需要在在線日曆中做一些變動了。僅僅幾處調整就會對你的工作效率產生巨大的影響。

原文:6 Ways You’re Sabotaging Your Time Management刊登於Calendar博客網站。

責任編輯:韓玉#◇

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