【編者按】為什麼埋頭苦幹還是無法改善被工作追著跑的現象？是時間不夠嗎？事情太多嗎？哥倫比亞大學心理學博士喬許．戴維斯經研究，他提出5項有效改善工作效率且容易執行的策略；他發現要擁有高的生產力和創造力，是需要拋開常見的「效率迷思與工作模式」，傾聽自己身體的聲音，如此才能達到工作與生活都能雙贏。
運用策略，開始享受工作與生活
很少人不抱怨工作總是做不完，我們全都被工作和生活的各種需求壓得喘不過氣來。到目前為止，大多數人對這種壓力所採取的因應對策，是設法變得更有效率：我要如何減少效率低落的時間？我要如何讓部屬每週投入更多小時在工作上？我要如何快速地轉換處理各項事務，甚至同時做許多工作，一點時間都不要浪費？
其實，這些方法都放錯焦點了。這樣要求機器和電腦的效能表現可以，但科學顯示，人類不是有生命的電腦，我們的大腦和身體是根據生物需求而運作，衡量人類表現的指標應該是做事的成果，不是投入多少又多少的時間、做完一件接著一件的事。
我希望你不再想盡辦法要在一天當中擠出更多時間工作，而是懂得調整一些做法，讓自己每天都能有穩定高工作成效的時段，留一點時間來品味生活、從容過日子。從食物、運動、工作進行的時刻，到屬於何種認知類型的事務等，我希望你的活動和環境規劃，能夠幫助你創造每天做事卓有成效的幾個小時，完成當日最重要的工作。
策略 1：辨識每個決定點
完成一件事務的那一刻，是一個珍貴的機會點，你可以決定接下來該處理哪一項事務。這看似簡單，但學習如何辨識並利用一天當中的少數決定點，將會大幅改變你的工作成效與上班一整天後的心情。
你可能經常沒有多想就花上多個小時在不重要的工作上，一旦投入於一項事務中，你的大腦往往就切換成自動駕駛模式，導致你很容易持續做這件事，直到結束或某人、某件事物打斷你。如果你正在回覆電子郵件，你的大腦便進入處理電子郵件的狀態，你可能會沉浸在這種狀態中，一封接一封地回信。
結果，你原本也許只是打算投入一個小時回信，然後去做那件很重要、一定得在午餐之前開始做的工作。但是，一個小時過去了，不小心又過了一個小時，你持續蒐集相關資料、回覆電子郵件，等到三個小時後，你可能對自己說：「好，我再回完這一封，就去做那件重要的工作。」
當你的大腦進入自動模式時，你對周遭的覺察力就會降低，時間變得很快流逝。因此，一天當中的決定點非常珍貴，你能夠在這些時刻脫離自動模式的狀態，決定接下來要如何運用時間。以往，在多數時候，你可能會匆匆略過這些時刻，隨便抓一件當下看起來最權宜或最急迫的事來做。其實，你可以、也應該要後退一步，考慮接下來「值得」先做哪件事，哪些事看起來好像很急，卻不適合在此時先處理。
你可以學習辨識這些決定點，並且珍惜、善用它們，只要花幾分鐘的時間想一下，直到你想起要先處理哪件真正重要的事務。在這些決定點，你可以思考剩餘時間和你當下的心智能量最適合做什麼事。比較不重要的工作還是得花時間做，你可以利用每個決定點安排要做哪項事務。
策略 2：管理心智能量
時間管理並非只是規劃時間與行程而已，請記得這一點：不是所有小時都相同，大腦會疲勞，需要休息以復元，因此完成一件工作的最好方法，不是設法在行事曆或表單上找到時間去做它，而是在你具有適合的心智能量狀態時處理它。
你做的許多事務，都會消耗你的能量和腦力，有些事會讓你感覺精疲力竭，有些事則會引發你的強烈情緒。這不是什麼壞事，只是你的心智對周遭世界的反應，但你值得去密切注意這些，以便能對自己的心智能量作出最佳使用。了解哪些類型的事務最可能導致心智疲勞，以及當天可能出現怎樣的情緒，你就能作出明智的決定，選擇在何時做什麼事，以及何時該花時間來調整你的情緒。
在你最需要發揮能力、好好表現一下時（例如進行一場簡報或出席重要會議等），做一連串不重要、但必須耗費大腦執行功能的事務，會導致你心智疲勞，這是非常不智之舉。你可以做兩件事：看看你有什麼待辦事務、規劃一下時間，選擇在心智能量巔峰的時段，做需要你發揮最佳能力的事，策略性地選擇在此之前不去做會顯著消耗腦力的事。如此管理你的心智能量，能夠讓你做起事來更有成效。
策略 3：停止對抗分心
我們雖然都知道專注很重要，但關於注意力的運作方式，我們有一些了解與概念是錯誤的。例如，我們經常使用「聚焦」來形容，但如果把聚光燈照射在一點之上後，它就會固定在那點上，但我們的注意力神經機制卻完全不是這麼運作的。人類的注意力系統天生會經常刷新，隨時敏捷地發現環境中的新鮮事物，以幫助我們應付持續變化的世界。所以，當你強迫自己要保持專注時，不免會變得非常沮喪，因為你的注意力不禁會游移到別的事物上。
此時，為了重新專注，你需要做的，可能正是讓你的心思漫遊。讓它漫遊一下，通常你的心思很快就會重返手邊事務，遠快於你先去做別的事再重回原事務。如果你分心去瀏覽體育新聞或查看社群媒體網站，往往會使你分心半個小時或更長的時間。
相較之下，凝視窗外景物，大概不用多久，你就會從白日夢中回神，再度專注於你手邊的事務。而且，在這幾分鐘的心思漫遊中，你的大腦執行了一些重要的認知過程。
策略 4：善用身心關連性
感覺就快要滅頂、喘不過氣來是一種情緒，而情緒並非只在你的腦袋裡，也和你的身體狀態高度有關。當你意識到要做的事遠超過自己所能夠負荷時，通常也會伴隨出現一些身體上的感覺，例如胃部不適等，這是因為你的身體和心智密切、複雜地交互作用。
從這個角度來看，運動可以減輕焦慮、提振情緒與幫助認知功能，而且還是一種可靠的方法，或許也就不那麼令人訝異了。不過，你不需要過度運動；事實上，當運動是為了立即產生心智益處時，最好別做過多或過於激烈的運動，適量、溫和的運動比較理想。
同理，你可以選擇吃適當的食物，保持體內水分，喝一點含咖啡因的飲料，幫助自己進入可以高效能做重要事務的狀態。少量多餐，經常補充水分，不攝取過量的咖啡因，這些都有助於使你進入最佳的狀態中。
你如何對待自己的身體，也會顯著影響你的心智表現。在你不需要處理重要事務時，可以隨心所欲略過運動，吃你想吃的東西；但是，當你需要處理重要事務時，正確的運動和飲食，能夠幫助你在接下來的幾小時內進入最佳的心智狀態。
策略 5：打造最有益的工作環境
在適當的環境中工作，能讓你的大腦擁有較好的表現。你的工作環境，以種種超乎你所能想像的方式影響你的工作表現，也影響你有效使用時間的可能性。噪音令人難以專注，在這個盛行開放式辦公空間設計和小辦公隔間的年代，噪音充斥是預料中的現象。
工作場所的光線明亮度與色度，也會明顯影響你的心智機敏度與創造力的表現。至於你的近身工作區可能令你較容易恢復精神或分心，以及你的辦公空間是否令你很難活動等。
雖然我們往往無法改變自己的工作環境，但還是有很多小方法，可以微調一下環境因素，使你的工作環境有助於生產力。
這五項策略之所以有效，不只是因為簡單、容易實行，也因為它們順應人類生物的自然運作。現代的工作文化，可能繼續逼迫我們追求更高效率，步步都得全力以赴；愈來愈多的原因和大量需求，可能繼續使我們感覺快喘不過氣來。伴隨這種型態的加劇，我相信，了解人類身心的最佳運作方式，將會變得愈重要，因為這些了解有助於我們適應整個環境，並在這種嚴苛的環境下有機會出頭、獲致成功。
本文摘自：《每天最重要的2小時（暢銷新版）：神經科學家教你5種有效策略，打造心智最佳狀態，聰明完成當日關鍵工作》，大塊文化提供。
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責任編輯：伊芙
