時間不夠用?10技巧讓你完成更重要的事

作者:奧利佛‧柏克曼/譯者: 許恬寧

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我在本書力勸各位接受有限的時間,也接受你能掌控那些時間的程度有限。理由是那就是事實,乾脆接受吧。不過也是因為一旦接受,自然會獲得很大的力量。當你愈能夠接受真正的現實,就能完成更多重要的事,從中獲得滿足感。這裡額外提供十種技巧,協助大家在日常生活中,貫徹擁抱侷限的哲學。

一、採取「定額」的生產力策略

許多教人做事的建議都會暗示,只要照著做,就能完成所有重要的事,但那是不可能的,努力全盤兼顧只會忙上加忙。最好一開始就假設無法避開困難的抉擇,然後深思熟慮做出理想的決定。此時,只要限制進行中的工作數量就可以幫得上忙。

最簡單的方法或許是寫下兩份待辦清單,一份是「開放清單」,一份是「限制清單」。在開放清單上,列出你手上的每一件事。這張清單無疑會長得令人心驚,幸好你的任務不是解決這張單子,而是挑選開放清單上的事,放進限制清單。

限制清單上只能放數量固定的待辦事項,最多十項(你可能會需要第三張清單,列出需要配合他人進度的「觀察」事項)。你將永遠做不完開放清單上的事,但也永遠不必做完。採取這種作法後,你將完成許多你真心在意的事。

配套措施是替你每天的工作,事先設定時間界線。依據工作情形而定,事先決定要把多少時間用在工作上,例如:你可能下定決心要從早上八點半開始工作,最晚不能超過下午五點半,接著依據這事先設定好的限制,做出與時間有關的其他決定。

二、按部就班,一個一個來

跟剛才的邏輯一樣,一次專心做一個大計畫就好。一個完成了,再換下一個。身上有太多責任與目標時,你會很想靠著多管齊下來減輕焦慮,但那麽做只會讓你缺乏進度;你要訓練自己愈來愈能忍受焦慮感,刻意拖延每一件能拖的事,一次只做一件事。完成重要計畫的滿足感,很快就會讓那樣的焦慮值回票價。此外,由於你完成愈來愈多任務,自然不再那麼焦慮。

三、事先決定要讓哪些事砸鍋

由於你的時間和精力有限,有的事不免會不及格。然而,策略性的不及格有一個很大的好處:事先想好在生活中的哪些領域,你不期待自己會有出類拔萃的表現。好處是你能更有效地運用時間與精力。此外,原本就計畫好要放棄的事果真失敗時,你不會萬分沮喪。

四、把注意力放在完成的事,不只關注待辦事項

由於從定義上來看,努力完成每一件事只會沒完沒了,你很容易陷入沮喪與自責:一直要到事情全部完成,才會覺得自己幹得好,但既然事情永遠做不完,你將永遠感到自己一無是處。

這個問題出在一項於事無補的假設:你認為每天早上醒來時自己欠下了一筆「生產力債務」,必須辛苦工作,在晚上來臨前還完。對抗這種假設的方法是列出「完工事項清單」。

早上醒來時,單子上是空的,接著你逐漸把一天之中完成的事項填上去。每多一筆,都是一次開心的提醒,你可以好好過完一天,完全沒做一丁點不具建設性的事。

五、做好事也要集中火力

社群媒體是一部龐大的機器,除了害你花時間關注不該關注的事物,也讓你關心太多事了,即便每一件事都值得關注。

一旦你瞭解背後的運作機制,就比較能選擇究竟要加入哪一場慈善、行動主義或政治的戰役。你決定在接下來幾年,自己有空的時間要用來遊說監獄改革,以及協助地方上的食物銀行—原因不是亞馬遜的大火不重要,也不是難民的命運不重要,而是你明白要讓事情有所不同,必須集中自身有限的關懷能力。

六、使用只有單一功能的無趣科技

數位干擾實在太過誘人,我們彷彿有機會逃進一個世界,沒有令人痛苦的人類局限:相較於無趣的正事,我們在那個世界永遠不會無聊,行動永不受限。

解決數位干擾的方法是盡量讓你的裝置愈無聊愈好,第一步是先移除社群媒體App,如果你敢的話,甚至可以把電子郵件刪掉。

此外,記得盡量選擇只有單一功能的裝置,如Kindle電子書。電子書不管拿來做什麼都很無聊又很麻煩,你只能好好閱讀。如果讓串流音樂與社群媒體開著,按一下或滑一下就會跑出來,當第一波無聊感出現或者當你試著專心處理的事情碰上困難,你不可能抗拒那些App的誘惑。

七、在柴米油鹽醬醋茶中尋找新鮮感

隨著年齡增長,生活漸漸變成按表操課:我們住在同樣的幾個地方,擁有一成不變的幾段人際關係與工作,新鮮感愈來愈少。如果要反制這種情況,標準建議是盡量在生活中塞滿新鮮的體驗。此外,這種建議不太實際,因為你有工作或孩子的話,生活大多數時候必然充斥一些例行公事,到異國旅遊的機會有限。

楊真善介紹的另一種方法是關照每一個當下,不論那個當下有多麼日常:此時找到新鮮感的方式,不是做一些與平日截然不同的事,而是進一步深入你原有的生活。以平日的雙倍強度去體驗生活,「你的生活經歷帶來的滿足感,會是目前的雙倍。」此外,生活中任何一段時間留下的記憶,也會變成雙倍的長度。

八、在人際關係中當個「研究者」

我們因為渴望徹底把握時間,引發無數人際關係的問題,除了過度「掌控」的行為,還有承諾恐懼症、沒耐心聽別人說話、感到無聊。此外,你太渴望全面掌控自己的時間,於是錯過讓人生豐富的眾樂樂時光。

幼兒園教育專家湯姆‧霍布森(Tom Hobson)指出,有一個方法可以放鬆控制欲。這個作法的好處,絕對不限於和小朋友互動的時刻:當你碰上棘手或無聊的時刻,試著刻意拿出好奇心

生活中有他人的時候,自然會出現無法預測的事情,此時好奇心是很好的態度,因為不論你喜歡或不喜歡別人的行為,好奇心都能因此獲得滿足。相反地,如果你的心態是一定要見到某種結果,那麼每次事情不如你所願,都會感到煩躁。

九、隨手行善

這一條是冥想導師戈登斯坦建議培養的習慣,他實踐了,我則絕對還在努力。每當你心中湧出做好事的衝動,想要捐錢、關心朋友的近況、寫封信稱讚某人做得很好,那就立刻衝動行事,不要等晚一點再說。

有這種衝動而不做,很少是因為我們吝嗇小氣,也不是猶豫對方到底值不值得我們這麼做。更常見的情況其實是我們有一種心態,源自我們想要感到時間由我們掌控。然而,只有真正捐出去的錢,才算得上真正的捐款。

十、練習什麼都不要做

哲學家帕斯卡寫道:「我發現人所有的不快樂都源自同一件事:他們無法安靜待在自己的房間裡。」如果要面對善用四千個禮拜的挑戰,你必須具備什麼都不做的能力,如果你無法忍受不行動帶來的不安,你做出糟糕時間選擇的機率會高很多。

嚴格來講,你不可能真的什麼都不做:只要你還活著,你永遠在呼吸、永遠呈現某種身體姿勢,因此訓練自己「什麼都不做」的意思,其實是要你抗拒衝動,不要想著操控自己的體驗或身邊的人事物,順其自然。

(※網站專文)

〈本文摘自:《人生4千個禮拜:時間不是用來掌控的,直面「生命的有限」,打造游刃有餘的時間運用觀》,大塊文化提供〉

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責任編輯:曾晏均

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