想要如期達成目標 設定截止期限是一門藝術

作者: 詹姆‧柯林斯, 比爾‧雷吉爾 /譯者: 齊若蘭

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有一次,我找人來施工,領頭的包商對工程品質要求細膩。但我們碰到一個問題:夏季的幾個月,工程進度十分緩慢,而原本夏天正是快馬加鞭趕工的時候(因為冬天一到,施工速度一定會慢下來)。

於是,我對包商說:「我們必須設定完工的最後期限。你要不要花一個星期想一想,下星期五回來時告訴我,你可以承諾在哪一天之前一定完工?然後我們再談一談。」

他星期五回來後提議:「把最後期限訂在10月31日如何?」

「我沒法接受這個日期。」我回答。

「但這個截止日期已經訂得非常緊了。」他反駁。「我的意思是,為了在10月31日之前完工,我們必須用盡全力才辦得到。」

「你誤會我的意思了,」我說:「你訂的最後期限太大膽了。你我都知道,你們在10月31日之前完工的機會幾乎等於零,所以訂這個期限根本毫無用處。」我讓他慢慢明白。「你要不要重新思考一下,再提出一個你百分之百辦得到的日期,無論天氣狀況如何,無論發生什麼意外的問題,你們都絕對可以準時完工,而且保持完美的施工品質。」

他再提議:「好吧,那明年3月31日如何?」

「3月31日的什麼時候?」我問。

「要訂出確切的時間嗎?」

「對啊,否則怎麼能百分之百確定你達到目標了。」

「好吧,那就3月31日下午5點整如何?」

「聽起來好多了。」我心知肚明,即使訂在3月31日,都是難度頗高的目標(不過是可行的目標)。「那麼,你可以百分之百承諾,你們會在期限之前完成。」

「可以。」他說:「沒問題。」

於是他們繼續施工。在一個天氣晴朗,攝氏21度左右的九月天,我注意到,下午3點之後,都沒什麼進度可言。

我緩緩走出去問包商:「進度如何,可以在期限之前完成嗎?你知道,再過些日子,天氣就會開始轉變。」

「我們正努力在你的截止期限之前完工。」

「不對,這不是我的期限。」我回答,停頓一下再說:「這是你的期限。」

施工速度加快了。施工團隊最後果然趕上最後期限,在3月31日下午4:45完工,只提前了15分鐘。

訂定截止期限刺激進度,但唯有當事人願意有所承諾,訂截止期限才有效。趕上截止期限代表達到目標時,成果絕對達到A級水準,絕對百分之百完成,絕對準時,毫無抱怨,絕對如此。如果你訂了一個人人都知道不可能達到的截止期限,就等於沒有截止期限可言。

在有紀律的文化中,無法在截止期限之前完成,只有在下列兩種情況下,才可以接受。第一種情況是,你承諾的對象主動修改截止期限,而不是你提議修改;或第二種情況,由於摯愛的親人發生變故(生病、意外、悲劇),使你無法正常工作,這種情況下逼你遵守最後期限,太沒人性了。

訂定截止期限是一門藝術。有的領導人喜歡直接規定截止期限,有的則寧可讓對方提出截止期限。我會根據狀況,兩種方法並用,但主要方式仍是請對方提議截止期限,然後引導他訂出切合實際的日期,如果未能如期完成,絕不會有絲毫寬貸(如同我對包商的要求)。

但無論你怎麼做,關鍵在於,對方必須對截止期限毫無疑義,而且承諾會致力達成目標,同時絕對沒有「錯過期限」這個選項。換句話說,員工必須有充分的紀律,面對明知無法達成的截止期限,能勇於拒絕。

如果趕不上截止期限成為常態,那麼訂截止期限就弊大於利。但如果你用對人,他們對截止期限也認真承諾,那就可以給他們很大的自由度,容許他們自主管理。

在最好的情況下,有紀律的文化是在價值和責任的框架下擁有自由。重點不在於約束他人,施以紀律,而在於找到能充分自律、總是履行承諾的人才。不是期待對方盲目遵從規定或順從高層,而要找對人,這些人渴望擁有充分的自由以發揮才華,會盡力做到最好。

別忘了我們從卓越企業的成功要素中學到的重要一課:每家公司都有自己的文化,有紀律的文化卻很少見,而能塑造有紀律的文化,同時又兼顧創業精神的企業更是少之又少。如果能將這兩個互補的力量融合在一起,有紀律的文化加上創業的精神與倫理,就等於擁有持續產出超凡績效的神奇煉金術。

許多新創公司的成長過程,都缺乏這種兼容並蓄的精神。截止期限可以成為魚與熊掌兼得的有力機制,可以在自由與結構、創造力和紀律之間,取得罕見的平衡,而這些都是真正卓越企業的顯著標誌。運用截止期限來達到兼容並蓄的目的,否則就不要設截止期限。⊙

〈本文摘自:《恆久卓越的修煉:掌握永續藍圖,厚植營運韌性,在挑戰與變動中躍升【首刷紀念版】》,天下雜誌提供〉

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責任編輯:曾晏均

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