員工常遲到怎麽辦?如何處理?

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【大紀元2022年05月24日訊】(Howie Jones撰文/大紀元記者謝漫雪編譯)員工有時會因故遲到,這是可以理解的。但是,如果遲到的現象持續發生,管理層就必須採取行動,確保或敦促整個團隊準時上班。

員工遲到了怎麼辦?

意外情況、失誤或個人的困難都可能會導致員工遲到,但是通常這些是個別情況,不會影響到其他同事或管理層。例如,電池沒電、輪胎漏氣或家裡有急事等都可能成爲遲到的原因。

只要遲到不是常態,管理層就可以靈活處理。然而,當它成為一種習慣時,就是一個問題。遲到會給公司帶來損失,並在員工中樹立一個不好的榜樣。

一個支領薪資的員工每天遲到5分鐘,不單單只是一週少工作30分鐘這麼簡單。遲到對整個工作系統的破壞,以及對其他正在工作的員工心態的影響幾乎是無法估量的。

公司支付薪資給不幹活的員工,如果大家對此都沒有意見,那麼更多的員工可能就會效仿。當某個員工遲到時,那些按部就班、準時上班的人會覺得不公平,甚至可能失去準時上班的動力。

處理經常遲到的員工

解決員工遲到的問題,以防止形成一種鬆懈的工作文化,這是至關重要的。雖然大多數員工偶爾都會遲到,但經常遲到對公司的業務和員工的工作效率都有損害。疫情之前,尚未實施在家工作,公司對員工的行爲都有明確的規範。

如今,面對員工遲到的問題,我可能會著重於員工的生產力,並儘可能讓經常遲到的員工在家工作,以免影響其他人的產值。

以下針對經常遲到的員工提供一些管理上的建議:

1. 迅速採取行動

如果你注意到員工有遲到的傾向,請告知他。越早告訴他,就越能明確地讓他知道,這種遲到的行為在工作場所是不合適的,並說服他改變。

2. 提出明確的期望

面對經常遲到的員工,要明確告訴他需要改變的地方以及對他的期許。

向員工解釋準時上班對個人和公司的重要性(如公司規定提前十分鐘到達)。給出事實來支持你的觀點,包括日期和時間;避免使用模稜兩可或主觀的語句讓問題更加混淆。

有時我會在會議上對所有人提出明確的期望,並且運用同儕的壓力引導遲到的員工遵守上班時間。通常我會點名那些早到的員工,給予讚美,這樣做很有用。比如說,「蘇西,我知道你總是提前半小時到,我很感激你的努力。你是最好的!至於其他的人,能提前五到十分鐘到公司就很棒了。」

3. 遲到的罰則

在業務手冊或公司章程中寫明上班時間,以及員工遲到幾次(如果有的話)之後會有罰則。如果遲到的情形沒有改善,要向當事人說明會面臨什麽樣的罰則。或者以書面告知員工你的處理辦法和相應的懲處,這也是不錯的方式。必要時還可以加上紀律處分。

盡可能私下解決這些事情。有過慘痛的經歷後,我發現以善意和理解處理更有效,因為任何紀律處分都會影響整個團隊。不得不處理時,通常會讓經理先出面。

4.尊重隱私

關注員工長期遲到的問題,不需要知道遲到的原因。在私下交談時,讓員工決定要透露多少訊息。不管理由是什麽,請理解和接受。如此在處理遲到問題時,可以保護他們的隱私。

5. 設定共同目標

與員工討論遲到的問題,並說明你的期望以及他們可能受到的懲處之後,應敦促對方設定改進目標。例如,再遲到就要縮短午休時間。針對他們的目標提出你的想法和建議,幫助他們達成及超越目標。可以讓他們把目標添加到日曆中,有時,日曆的提示會有所幫助。

6.密切追蹤

定期檢查工作進度、給予鼓勵有助於幫助員工改善遲到的行為。避免遲到再犯的最佳方法是跟隨公司的目標。鼓勵的同時強調準時的重要性。

7. 給予表揚

如果你看到員工有進步,要表揚他。最好私下給予表揚,這樣就不會引起其他同事想起他過去上班遲到的事情。而且要及時給予表揚,如果可能的話,第二天就讚美他。

8. 觀察和記錄

每次與遲到員工談話的過程都要記錄下來,這樣可以避免誤解。如果你記錄下來,而不是記住它,事情就會更有序而且正確。記錄下發現問題和矯正問題的過程,以及員工遲到狀況的改善,並將這些記錄添加到員工的人力資源檔案中。

9. 啟動打卡系統

如果遲到仍然是某些特定員工或人員的問題,打卡系統可能會使所有員工受益,因爲各方都可以使用和監控這種數字應用程式和軟件。打卡系統也可以用來應對經常遲到的問題。

10. 以早會開始一天的工作

早會或許能鼓勵員工準時到場,也能讓管理層接下來的一天有更完整的時間工作。如果無法每天都開早會,那就選擇星期一或星期五早上也會有所幫助。

11. 出勤納入績效評估

對於一些無法每天準時上班的員工,建議將這些員工的出勤納入績效評估中。每個季度查核員工的工作績效,提早發現問題盡快處理。員工若需要比較多的休息時間,而公司政策允許員工晚一點上班,那麼可以考慮採用彈性上班。允許他們晚到15 分鐘,晚15分鐘下班。

這或許能解決長期遲到的問題,此外,還可以增進相互尊重、理解和提高效率。如果你允許一名員工擁有彈性工作時間,也請考慮給予所有員工相同的待遇。

上班遲到了怎麼辦?

作為經理或領導人,你必須讓員工知道你的期望。這包括讓他們知道如果遲到了該怎麼辦。以下是與員工溝通遲到問題的一些想法:

溝通

如果員工可能會遲到,應該聯繫或發短信給他的主管去處理。這樣,老闆就不用掛心,可以繼續自己的工作。

評估

當員工告知他的主管會遲到時,要詢問他大概什麽時間可以到達。這可以確定員工是否打算儘快來上班。

準備

讓員工知道即使有一天遲到了,他們也必須按時完成交辦事項。如果工作很多做不完,員工必須調整當天的例行工作,或準備第二天提前上班。

原文:How To Deal With Late Employees刊於ReadWrite網站。

責任編輯:葉澄旭

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