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第三章 財務主管的思維方式

經理人必備數字管理全書(5)

理查.史特都(Richard Stutely)

圖 : photos.com

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本章生存工具集

全世界第二古老的行業?

應該對你的財務部門發問的難題

結論

「我們的專家形容你這個傢伙沉悶得可怕、缺乏想像力、靦腆、缺乏主動、軟骨頭、容易受人支配、沒有幽默感、很無聊的同伴、無可救藥的無趣、倒味口。而儘管在大多數的專業領域裡,這些會被看做是缺點,但是在……會計工作,這些卻是令人肯定的恩賜。」

約翰‧克利司(John Cleese)、葛萊翰‧查普曼(Graham Chapman)、泰瑞‧瓊斯(Terry Jones)、麥可‧沛林(Michael Palin)、誒利克‧艾都(Eric Idle))(《現在來點完全不一樣的》[Now for Something Completely Different, 1971])

總覽

這一章對於會計這個專業的觀察有些挖苦的味道。不過可別太當真。本章描述了會計師如何接受嚴格的訓練,養成了一絲不苟、保守的做事態度。本章檢視了會計師的資格、職銜以及基本原則,這些原則塑造了他們看待企業的觀點。這一章的內容也簡短討論了稽核師的角色,以及他們的工作如何直接影響你。本章最後針對遵循財務程序的問題提出了溫和的警告。

必備知識

沒有,除了保持半信半疑的態度之外。

掌握會計師的心態

讀過本章之後,你應該能夠回答以下的問題:

1.想要成為會計師的人,需要接受哪些在職訓練?

2.為何他們的訓練強調邏輯、注重細節,以及規避風險?

3.財務長扮演何種角色?

4.出納員、財務主管和其他各種會計職務的角色有何不同?

5.財務會計(financial accounting)、成本會計(cost accounting)、管理會計(management accounting)、環境會計(environmental accounting)如何區分?

6.會計師與稽核師有何不同?內部稽核師是否應對財務主管負責?

7.內部與外部稽核師的角色各是什麼?

8.為何保護股東很重要?

9.財務操作手冊和內部稽核對你有何意義?

10.你能否形容數豆人(會計師)的信仰系統?

「身為悲觀主義者的好處在於,你不斷地遇到兩種情況,要不是證明你是對的,不然就是你會遇到令人驚喜的意外。」 喬治‧威爾(George F. Will)

術語提示

本章介紹的會計流行語彙

Chartered and certified accountants特許公認會計師

CPA: certified public accountant合格執業會計師

CFO: chif financial officer財務長

Controller/comptroller 主計官/審計官

Treasurer 出納員

Cost accountant成本會計

Financial accountant財務會計

Management accountant管理會計

Bookkeeper 記帳員

Internal auditor 內部稽核師

External auditor 外部稽核師

Accounting test 帳目抽查

毫無疑問,你一定看過那些古代洞穴圖畫,畫裡有一大堆毛茸茸的野蠻人,正在把毛茸茸的長毛象趕下懸崖。你也許曾經注意到,背後那個呆頭呆腦的傢伙正是會計師。

數豆人這個詞第一次見諸文字使用,是在1975年《富比士》雜誌(Forbes)的一篇文章裡,其中提到一位「來自肯塔基州,聰明、錙銖必較、苛刻的『數豆人』(即會計師)。」

人類社會一出現要算數的東西,數豆人就出現了。那時候他們的稱呼不太一樣,因為這一行的第一位祖師爺當時可能忙著分配毛茸茸的長毛象象排,或在算著入倉的穀物數量,以備荒年的時候救急。所有這些記帳與記憶都很容易出錯,並在日後造成爭執,所以促成書寫文字發明的幕後推手,極有可能是會計師。

事實上,既然歷史這麼長,他們有足夠的時間發展出一套語彙豐富的行話,而且幾乎變成另一套語言,一套跟埃及象形文字、古希臘文和語言遊戲(Gibberish)平起平坐的語言系統。

除了會數豆子語之外,會計師也建立了一套令人印象深刻的資格制度,還有一堆足夠讓每個人感到驕傲的職務頭銜。也許,最值得一提的,是他們獨一無二的樂觀程度。顯然他們的樂觀程度是零。我們推測,養成這種態度與他們長期處理人們的錢財有關。

當你看到某位數豆人的名字後面跟著一串字母的時候,C通常代表「經過認證」(certified)或者「特許執業」(chartered),P表示執業(public),A表示……,你隨便猜好了。有時候,你還會看到M,代表管理(management)。

* 在美國和許多亞洲國家,最通用的會計師職銜是「CPA」(合格執業會計師,Certified Public Accountant)。

* 英國會計師的職銜通常是CA (特許執業 Chartered)或是CCA(特許與公認,Charted and Certified)。

悲觀心態是學來的

當你與你的財務主管聊天的時候,你可能會有個印象,這個人是天生的悲觀主義者。不過這個印象可不見得正確。這種悲觀態度極可能是在接受會計訓練時學來的。這一點不令人意外,財務主管以及大多數與他們打交道的人,都受過會計師訓練的。這麼說好了,物以類聚。人類學家一定會發現這是一群很有意思的人類。

會計師是如何製造出來的

幾乎每個國家都會管制數豆人,要不就透過國家機構,要不就透過專業組織。一般來說,任何人都可以自稱是會計師,但是唯有完成特定專業訓練的數豆人,才能在名字後面加上適當的字母,例如:CPA,並自稱是合格執業會計師或特許會計師。

會計師逐步完成正式教育,達到最低要求的學士學位之後,才能開始檢定他們的專業資格檢定(美國通常很挑剔,一定要有大學文憑,英國和其他國家則比較有彈性)。由於會計師有既定的職業傾向,很多想去數豆子的人會在大學主修財務或商務,其實這倒不是必要的條件。他們通常是在成為打雜跑腿的學徒之後,才展開正式的專業訓練。

CPA這個識別符號當中的Public,表示會計師可以向公眾銷售他們的服務。我實在很想挖苦他們一下,說他們是銷售靈魂或淫賣他們的服務之類的,不過我會自我節制。

一般來說,授與會計師認證資格的組織,會堅持要求候選人在學習會計的同時,持續接受組織認可的在職訓練。一心只想賺錢,但是卻沒有從事財務相關工作的人,通常不得參加會計師考試。就算是財務天才,也不可能立刻接掌適當的職位或參加會計師考試。

專業組織設定了嚴格的時間段落,確保那些想要成為會計師的人,已經花了足夠長的時間堆豆子、擦豆子,而且有能耐閉著眼睛做。(美國大多數的州政府要求兩年經驗:許多國家規定要有三年的在職訓練。想在泰國成為數豆人,在取得資格之前,必須有三千小時的經驗)。

不論如何,經過了幾年,還有幾回合高難度的考試以後,那些有足夠決心要完成所有訓練的人,終於成為合格會計師。關於這套訓練,有三點很有意思,值得提一下。

「保持樂觀沒有什麼害處,反正以後再哭就好了。」 路西馬‧桑托斯‧狄賴瑪(Lucimar Santos de Lima)。

1.馬基維利(Machiavelli)哲學可以用在這裡

想要成為會計師的人,必須到可提供在職訓練的地方找工作。極小型的公司不會雇用自己的會計師。稍大一點的公司會雇用自己的會計師,但是他們卻無法吸收或支持讓公司裡的實習生亂成一團、並且佔用財務主管時間所耗去的成本。結果是,想要數豆子的人,必須到大一點的池塘裡去開始自己的事業。

大池塘有自己的獨特文化和政治結構,而且在這些財務新秀可塑性最高的時候,也就是當他們在池塘裡四處玩水、躲在母鴨身後,帶著列印文件,小心學習如何以最佳方式開展他們的事業時,將企業文化灌輸到這些菜鳥身上。

大企業的文化與政治是讓人感到非常興奮的題目。大型組織通常結構複雜,有界定清楚的權力階層。重要的與不重要的提案,在做成任何決定之前─通常由委員會做決定──都要經過非常仔細的分析。

還有一些界定得不那麼清楚,但是基於影響力與權力而形成的重要零碎結構。經由了解這些結構的運作方式,有野心的主管就能像振翅而飛的小鳥一樣,越過原本規定好的停靠點,順著一條加速路線,直通高級管理層以及董事會。

認證或特許?對你我來說實在沒有什麼差別。這個差別其實是一些實力堅強、且廣受尊敬的會計師事務所之間,自負的對抗而形成的。

事實上,或許應該說是因為白領階級的生活有時候太過沉悶,玩這一套升遷遊戲有可能變成眾人關心的重要事情。有沒有可能偶爾主管在做決定的時候,先想到「這對我的事業有什麼影響」,然後才想到對公司有什麼好處呢?有沒有可能我們會偷偷地而且不着痕跡地竊取別人的提案和業績,同時把這種行為變成我們的第二天性?

當然,馬基維利的信徒只有在某種情況下,才會讚美別人:需要完成某件危險的事情。如果你突然發現公司裡的敵人很熱心地支持你,你應該小心的重新核對你的數字。不過,我已經偏離主題了。我要說的是,會計訓練使得會計師奠定了穩固的基礎,讓他們適應大池塘裡的決策模式。這究竟是不是一件好事,得由你自己去決定。

2.沒有烏龜

我要提的第二點,關係到會計學的學習課程和考試。所有的主題都或多或少都是有結構且機械式的。包括數學和統計學拼盤、與企業有關的法律規定、稅務等等,還有一大堆雜七雜八與簿記、會計和財務有關的內容。這裡沒有時間討論抽象概念。所有的學習與考試都是邏輯與機械式的。要接受會計訓練就必須具備某種思考模式。要完成所有過程,則需要更多同類型的思考模式。

等到這些會計師訂作上面寫著他們的姓名和CPA,或是其他任何職銜的名牌的時候,他們早就忘記要如何憑直覺做出判斷了──如果他們曾知道怎麼做的話。會計師滿腦子只知道必須鉅細靡遺、注重細節,這倒是很適合他們的專業。

必須對可能後果謹慎分析,才能做出決定。而且,如同我提過的,他們非常強調避免風險。這到底是好是壞,留給你去決定。我只是在喚起你的注意,看看訓練本身是如何把他們的思維方式推到某個特定的方向。

「國際會計師聯合會」(International Federation of Accountants, IFAC)在一百一十四個國家有一百五十六個會員組織,代表了二百萬名數豆人,該會一直嘗試著要調合會計準則。

3.沒有自由精神

很多高明而成功的生意人,在專業訓練方面是會計師,因此他們做生意的方式必然與敢於冒險的創業家很不一樣。會計師絕對不可能像創立微軟(Microsoft)的比爾‧蓋茲(Bill Gates),或是創立戴爾電腦(Dell Computers)的麥可‧戴爾(Michael Dell)一樣,從大學半路退學。那些確實創辦與經營大型企業的會計師,通常是遵循比較傳統的方式達到這樣的成就。

如果你是一位憑直覺辦事的創業家,那麼在你坐下來與財務主管喝咖啡之前,回想一下你曾經學過最嚴肅的題材,最好與數學或科學有關。你們的討論不會是:「我敢說,如果我們把這個還沒定名的新產品漆成綠色的話,銷路會更好」。

它會是:「根據市場調查公司麥金德列[McKindred]公司提供的實徵研究,這張說明書裡有說明抽樣細節,我們可以有99.5%的信心說,3.91%的顧客比較喜歡接近潘通四色標準印刷(Pantone Process)281-1號的顏色,我們可以……」。


一個稱呼包含什麼意義?

財務會計:主要內容是關於財務報告(你看,本章是不會太費勁說明抽象概念的)。

成本會計:計算出你製造一件東西要花費多少錢

管理會計:設法從決策者的觀點了解所有的財務運作,然後找出營運流程中最沒有效率的地方。

環境會計:與本書毫無關係;之所以會出現在這裡,是因為他們以為跟「會計」攀上關係就可以帶給他們額外的可信度。@待續…


摘 自 《數字管理全書:掌握解讀報表、管理財務與規畫營運的關鍵能力》 臉譜出版社 提供 (http://www.dajiyuan.com)

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2009-09-30 5:13 AM
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