工作智慧:掌握时间(上)

郭特利/口述;卢智芳、史书华/采访整理

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掌握时间,掌握全局

踏入职场后,除了要在工作上冲刺,还得学习扮演“多重角色”:一方
面是父母的子女、别人的另一半,也可能已成为父母。

这些角色之间的专业不见得会产生冲突,最大的考验就是:如何分配时间?

想在职场上表现杰出,往往意味着必须牺牲生活品质,甚至健康。然而,真是如此吗?做为新一代的工作者,我认为大可不必如此。

在工作上奋力迈进的同时,其实我们也能做到生活快乐、平衡,这当中,时间管理就是第一堂入门课。

我不确定自己在时间管理上是不是做得最好,但打从我一开始工作,就非常注意时间的安排。

为什么?记得刚踏入职场时,我就下定决心在三十五岁前当上高阶主管,要达成这样的目标,我当时用了一个很笨的方式计算:如果我比别人多付出一倍半的努力,譬如别人一天工作八小时,我一天投入十二小时,就有机会比别人更快速地升迁。

不过,每个人一天都只有二十四小时,如果我想透过把工作占据的比重拉高,来达成目标,就必须更注意时间的安排。

重新思考“时间的分配”这样说,倒并不是鼓励大家要超时工作。事实上,踏入职场后,我们的身份的确不再只有单一面向。

一方面,要扮演父母的子女、别人的另一半,也可能自己已经成为别人的父母,每个人都有多重角色和功课要做。这些角色间的专业不见得会产生冲突,唯一的考验就是时间上的分配。

记得我曾一度在飞利浦兼任三个部门的主管,一天真的至少花十二个小时在工作上。

我可以早上九点上班、晚上十点下班,也可以选择早上七点上班、晚上八点下班,哪一个方案对我来说最好?

当时,太太常觉得要等我下班后一起吃饭很辛苦,为了兼顾工作与另一半的需求,我就选择每天早起上班。

现在,拜网路发达之赐,上、下班的界线愈发模糊,我也能以更弹性的方法处理任务。

只要在台湾,我每天晚上都会花时间为儿子阅读床边故事;但亲子时间结束之后,我就会回到房间里继续上网工作,让当天的进度能完整地告一段落。

不论怎么去分配工作、娱乐和生活所占的比例,我最不建议的就是牺牲睡眠。睡眠对一个人来说是最重要的休息方式。

就算我真的很忙,我还是会想办法一天睡满七个小时,如此才能保持头脑清醒和充沛体力。

时间分配的两大面向,一是分配,另一就是运用。如何让每段时间都能发挥最大效益?我有几个原则。

原则一:减少发呆的时间

这么多年来,我对时间管理有个基本态度:我没有“发呆”或“放空”的时间。理由可以回溯到我在职场第一阶段所养成的习惯。

我在飞利浦工作时,在市场卖鱼的父亲仍未退休,甚至还从市场鱼贩跨足成为婚宴请客外烩的鱼货供应者。

父亲的生意版图变大,连带每逢假日或黄道吉日时,生意都会特别好,这使得我和弟弟必须在周末时返回台中帮忙,直到星期日晚上,再坐火车慢慢晃回台北。

听起来台北、台中两地跑,实在很累又花时间,但在往返的过程中,却是我当时重要的学习时刻。

很多人在通勤时会选择补眠、阅读娱乐八卦杂志来打发时间;但我在那时就养成习惯:在火车上听有声书。

大学时的教授曾仕强正好出过一系列关于中国哲学的有声书,让我很早就踏入有声书的世界,既然我得在火车上至少花六个小时通勤,不如利用空档,透过有声书做另一种“阅读”,减少“无所事事”的时间。

很多人抱怨上班后难以有空继续进修,但透过通勤的零碎时间学习,是我常用的方法。

直到现在,我连搭飞机往来各地出差,还是保持在机上阅读的习惯,从时间管理的角度来看,就是要让“没事做的时间”仍能充分发挥效果。@(待续)

摘编自 《瞄准月亮,至少射中老鹰》 天下杂志 提供

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