与规划相关的思考法

图解思考最厉害的38种思考法(3)

王友龙

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2.运用“GTD法则”管理工作清单

前面所提到的“艾森豪原则”是依事情的重要性与急迫程度来排定事情的优先处理顺序,这里介绍另一个方法,可以将还没完成的工作(待办事项)进行管理,就是“GTD法则”,它是Getting Things Done三个英文字的字首缩写,由美国知名的个人生产力专家大卫‧艾伦(David Allen)所提出的一套释放自我压力的时间管理方法。

相信大家都有类似的经验,工作一件接着一件到来,似乎永远有做不完的工作,虽然已经处理掉一些工作(out),但是还未处理的工作(in)却不动如山,甚至还一直在增加当中,造成心里很大的压力,而脑海中也一直有现有工作做到哪里的焦虑,这就是未完成的工作与工作处理当中的“双重夹杀”效应,会让一个人被工作追着跑,迷失在工作之海中。

“GTD法则”的做法

要解决这些问题,进而舒缓自己的压力,“GTD法则”就可以派上用场,让你可以掌控自己的工作,运用四个流程来判断工作的性质与归属,做法如下:

收集与整理

将所有尚未完成的工作项目全部列出来,做成一张“工作清单”。

过滤

这是进入GTD漏斗的阶段,将“工作清单”进行过滤的程序,流程中共有五个判定Yes或No的节点,依此路径走完后,就能得到工作“必须在今天立即处理”、“委派他人来做”或“列入进度追踪”等三种情况,其中,必须在今天立即处理的工作属于“有必要完成”、“不复杂”、“无法短时间内处理完毕”、“必须自己来做”与“无法排在后天处理”等五个同时成立的要件;另一方面,如果工作属于可短时间内处理完毕,你应该在现在的当下马上进行处理。

执行

过滤后的第二轮工作清单就是你今天应该执行的工作项目,你要立即开始处理这些工作。

回顾与检讨

至少每周一次,你要重复运用GTD的工作过滤系统来管理工作清单,一方面检讨上周执行的状况,更新原有的工作清单;另一方面,了解你目前的情况,利用头脑最清醒的时刻处理一些较为棘手复杂的问题。

经过这样的运用后,相信你的压力闷锅应该会逐渐获得改善,让大脑有一段恢复与喘息的空间,到时你的点子与创意可能就会源源而来。




(图 :脸谱出版社 提供)

◎联想─与“艾森豪矩阵”的关联

如果你运用“艾森豪矩阵”对工作进行分类后的结果,发现需要立即处理的“重要且急迫”的工作还是太多,建议你再用“GTD法则”过滤一次,就可以挑出重点工作立即执行,并减少需要立即处理的工作量。@(待续)

摘编自 《会图解思考的人最厉害!写报告、提企画案、开发新产品、解决问题,一生受用无穷的38种思考法!》 脸谱出版社 提供

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