不加班超效工作法(2)

作者:宝鼎编辑部

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有没有更聪明的方法?
学到了,就是两小时与十秒钟的差距

黄明威是善用云端科技的代表,“我的手机、电脑、iPad 可透过云端同步,文件不用花大量时间手动复制或再次输入。开会时带着轻便的iPad 随手key 入会议重点,并且存于行事历的附件中,往后要找资料,一下就搜寻到了。”

他还特别推荐了Outlook 搭配exchange 软体的会议排程功能,“约会议最麻烦的地方就是得逐一询问,若中途问到一个人时间配合不起来,又要从头来过。”

会议排程功能列出每个人的日程状况,并自动挑选出所有人都有空的时段,“我们集团有四百位同仁,四十位总监级以上主管,大家都使用这个功能,人资安排会议时才能快速便捷。”

了解手边好用的工具很重要,黄明威曾无意间有所体会。

“以前在广告公司上班常加班,有天晚上工作到十点准备回家,看到同事在改第二天提案用的简报档,他说老板对字型不满意,只好一页一页改字型,共一百多页,已经改一整晚了,估计还要再做两小时才能完成。结果我帮他更改母片设定,不到十秒钟,一百多页一下就改好了!”

两小时与十秒钟的差距,让黄明威深刻体会,熟稔软体功能才能事半功倍。

哪件事情优先处理?
有些“急但不重要”的事情,真的不急

(图 :宝鼎出版 提供)
(图 :宝鼎出版 提供)

此外,上班族常常手边待办工作十几样,心理压力很大,却又不知道该从何着手。黄明威建议将所有事项依“急”与“重要”程度分成四级,优先处理第一级事项,最后才是第四级事项。
(图 :宝鼎出版 提供)
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会列入第一级的事情代表“又急又重要”,通常是老板及客户交代的工作。黄明威一边展示一边指出,“像今天我的行事历里没有标示1的项目,因为早都处理完了,才能接受采访。”

“接下来第二级是“不急但重要”,第三级是“急但不重要。”“有些人跟我看法相反,但我认为有些‘急但不重要’的事情,经过一段时间可能自动消失,因此不需要急着处理。举生活中的例子来说,像是信用卡缴款,若真的超过期限,人们反而就宽心了,因为注定要缴滞纳金,晚一天或两天结果都一样。”

排在最后的事情当然就是“不急又不重要”,这类事情多半没有时效性,是需要定期处理的个人事项,譬如期限还很久的缴款单据。

这几类事情之间应随时动态调整,并养成检视的习惯,依当下状况随时调整各项目的分级,依序处理就不会像无头苍蝇一般东做西做,总是没有忙完的一天。@(待续)

摘编自 《零加班行业达人x10的超效工作法》宝鼎出版股份有限公司 提供

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