【大纪元2014年12月27日讯】（大纪元记者凌妃综合报导）为了提高工作效率，曾经开车时看简讯吗？停红绿灯还在查收电子邮件吗？如果是这样，你真得好好思索在新的一年彻底改掉这些坏习惯了。其实，一些有效率的工作方法是可以慢慢养成，还能真正做到事半功倍的效果，所以不要再让以上危险的坏习惯成为提高工作效率的借口。
工作时专注、不分心，可以提高生产力与效率，这是不争的事实。一位美国企业家西蒙斯（Michael Simmons）12月19日在《企业家》（Entrepreneur）杂志发文提到，有10个秘诀可以马上提升你的工作效率。让我们一起来看看这10个方法吧。
1. 将一天分割成许多的15分钟
每天要处理的杂事很多，我们常被这些琐事搞得心情很差，让工作无法专一。西蒙斯说，当一个时段只做一件事时，工作效率会变得很好。
研究发现，工作无法专注会降低40%的工作效率。一些研究也提到，人能专心的时间并不长，约15－25分钟。因此，如果将工作时间切割成以15分钟（或25分钟）为单位，在这段期间内不受到其他事情干扰，专心完成一件任务，做完再休息，这样工作效率就能提高。
【方法】一周的开始先做好工作计划，并清楚了解自己本周将完成的任务是什么。然后，将每个任务分到以15分钟为单位的时间段，设定务实、可执行的完成期限，但是不能刻意浪费时间。
【辅助App】TimeDoctor是一款协助用户做好时间管理的应用程序，它可以精确追踪每人每天工作中的每个任务，并协助管理个人工作以提高生产力。
2. 真诚的态度，千万不要浮夸不实
一项最新的研究显示，重承诺的人是受到尊重的。西蒙斯表示，依他的个人经验，诚信地完成有质量的工作有助于和团队间建立深厚、信任的关系，同时还能减轻个人的心理压力。研究也表明，能掌控个人工作进度与行程者，其心理疲劳也相对减少。
【方法】西蒙斯的做法是：1）多25%的时间给预计完成任务；2）因为很多工作需要协同完成，所以要有可能会延迟的心理准备；3）为了将事情做成，很可能需要参与所有与协作相关的任务；4）相信直觉：如果认为自己管太多时，试试放手一下。
当时间快到任务还没完成时，不能给自己任何借口拖延或是感到压力，此刻心要定，迅速回顾整件事，想想看可以如何改进，争取最后成功完成的机会。
【辅助App】iDoneThis每天会自动发送邮件，团队里每个人的工作任务和进度都一目了然。用户能自行发布已完成的内容，团队成员可以跟评，有助于做好后续的工作。
3. 待办事项清单（To-Do Lists）摆一边，行程表才是工作效率提升的王道
西蒙斯计划一天工作之始起于截止期限（下午5:30），怎么说呢？他先将代办事项优先顺序化，然后给予合适的时间完成这些任务，最后，将这些工作一一摆入一天的工作行程里。
工作时，只要和工作没有直接相关的琐事，西蒙斯就不予理会，甚至也不会接毫无关联的电话，就是全心专注在工作上。他的经验说明，这样他能做出很多具生产力的决策。
时间表会强迫你面对“还有多少时间”以及“你已完成多少事”的现实。特定时段完成特定任务，让你不再有耽搁延误的借口；特定时段里，你不会犹豫不决，而是必须在规定的时间内完成任务，因为你已经做出了决定。
4. 设定明确的目标并不停地提醒团队
研究发现，哪怕只是细微的目标提醒，都能让员工做出为达到目标的决定的努力。西蒙斯提到，白宫椭圆形办公室（Oval Office）以及丽思卡尔顿酒店（Ritz Carlton）每天的会议中都会向他们的团队谈论到工作目标。
设定总目标，并将总目标向下分为5个可季度实现的次目标。西蒙斯会将这5个小目标写在索引卡（Index Card）上，一张随身携带，另一张贴在电脑前面。当他发现工作分心时，他会再度检视他的季度目标卡，并反问自己：是否目前做的事与目标达成有关？
如果没有直接相关，他仍会继续做。西蒙斯还会在每周的例会上，对他的团队重申这些目标，让大家知道他们是否在对的方向前行，或是需要哪些改变以达到目标。
【辅助App】用户可以透过Google Keep建立记事本、备忘录，并与他人分享与协作。Google Keep还会将记事和备忘录同步到 Google，让用户以及共用的对象（如：秘书或是助理）随时随地在 Android 手机、平板电脑和 Android 穿戴装置上，透过 Chrome和网络查看、更新并存取记事。
5. 让便条贴提醒你
西蒙斯每晚都会计划隔日必须执行的最重要5件事，他界定须优先处理重要事的原则是：紧急与否以及投资报酬率（Return On Investment，ROI）。
西蒙斯会将这些必须优先处理的事写在便条贴上，并将它们贴在电脑萤幕的左上方。他说，除非这件事做完，否则就不会上床睡觉。
西蒙斯习惯在早上处理优先事情，有时候即使没有播放音乐，他也会戴上耳机，因为这样做其他人就不会打断他工作。
有研究表示，环境对决策过程起到巨大的作用。而这些贴在电脑前的便条贴，就创造了让西蒙斯在工作时能保持专注的环境。
6. 要有人监督和提醒你的工作进度
当你必须完成一项任务时，却心神懒散没有动机去做，怎么办呢？这时你的助理或是主管就必须担负起提醒或监督你的责任。如果你是主管，必须每周和你的助理开会，确认你已经完成了多少任务，助理必须随时跟踪主管完成任务的进度。主管在特定时间内完成特定任务也必须让助理知道。
如果你是员工，那主管定期检视你的工作进度更是应该的。同事正面的压力将使工作更有效率。
7. 不需随时盯着电子邮件
西蒙斯发现，90%的电子邮件都是垃圾邮件，或者有些公司信件也多是副本收件，不是特别紧急，只要上班时间回复即可，所以没有必要随时紧盯着电子邮件。他通常一天只收查3次电子邮件：上午、下午和晚上，但真正回信是晚上时间，上午和下午只是确认电子邮件中是否有紧急事件需要处理，并删除一些垃圾邮件。西蒙斯白天时间会与团队在一起。
西蒙斯说，他这样做之后，工作更有效率；白天他就尽量专注于处理高附加价值的事。美国加州大学的一项研究也发现，那些不常检查电子邮件的人工作更有效率，而心理上的压力也比较轻。
8. 确认你的时间是花在企业成长上
西蒙斯使用Google Doc软件以及颜色编码系统，协助他清楚了解哪段时间做了哪些事，例如：他用红色代表例行工作事务；绿色代表与企业成长相关的策略。他每周的目标就是让绿色的编码多于红色的编码。西蒙斯说，他希望有超过50%的时间是花在绿色编码的事务上。
【辅助App】Google文件（Google Doc）是一款线上文书处理软件，透过它用户能够线上建立和编辑文件，并与其它用户即时协作。
9. 先处理简单重要的事，再做困难重要的事
西蒙斯总是在一天的开始先处理简单重要的事，因为它们可以快速被解决。困难重要的事需多花点时间思考与运筹帷幄，所以就摆在简单重要的事之后处理。有时候在处理完一件容易的事情之后，再回过头看看困难重要的事时，会有多一点想法。
通常西蒙斯会将容易和重要的任务先完成，然后再处理困难度大且重要的事情。
斯坦福大学社会学家福格（BJ Fogg）的研究显示，通过小任务的完成，能大大提升一个人继续做下去的动机。其他的研究也表明，小小的胜利将点燃快乐、参与感和创造力。
10. 以日记开启一天
西蒙斯每天早上的工作是从写日记开始。他每天写下一页关于他的更大目标、一天的目标以及对目标的感受。
有时候他会写下如何实现这些目标的方法；有时候会写下达成目标的信心水平。基本上，他会为自己打气。有时候他也会找出任何阻挠完成目标的绊脚石。但是，他不会在日记上写流水账，而是以一种纯粹的思维模式体现。假如灵机一动突然有新点子出现，他也会把它记下。
写日记是一个将心灵沉淀纯净的过程，可以让你更专注，每天都过着完美的一天。一篇学术论文显示，多数人无法达到目标是因为他们无法控制自己的情绪，但是通过另一种情境来反思我们已经做的事，却可大幅度增加目标达成率。**◊
责任编辑：李熙
