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上班族这样写email才专业不失礼

凌妃

网络科技普及的大环境,加上无纸化办公室潮流,电子邮件(Email)俨然早已成为公司与公司之间及公司内部正式商务沟通的方式之一。(Fotolia)

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【大纪元2015年07月02日讯】(大纪元记者凌妃编译报导)网络科技普及,加上无纸化办公室潮流,电子邮件(Email)俨然早已成为公司与公司之间及公司内部正式商务沟通的方式之一。在美国,上班族平均每天花1/4的时间收查并回复数百封Email。几乎每个人都知道如何回复Email,但专家表示,有很多专业人士还不清楚Email礼仪。

因为每天要回复、发送的Email很多,犯错在所难免。商场上使用电子邮件的方式和发送Email给亲友的做法是截然不同的。一封专业的电子邮件除了清晰的表达与具说服力的内容之外,还需考量到许多枝微末节。

《商业内幕》6月29日援引职场礼仪顾问帕切特(Barbara Pachter)的著作《商业礼仪的要素》(The Essentials Of Business Etiquette),提到了多点发送Email的礼仪,本文整理12条注意事项如下。商场上注重发送电子邮件的礼仪,能让你更专业。

1. 落标言简意赅

一封主标简明、清晰的电子邮件,可在最短的时间内吸引收信人的注意并迅速获得回应。由于现在有许多电子邮件容易夹带电脑病毒,所以标示不清或是没有主题、内文却附带档案的电子邮件就很容易被忽视或直接删除。

2. 使用专业的电子邮件名称

处理公务时,应该使用公司的电子邮件。若是公司没有提供电子邮件,或是自营业主,使用私人信箱时,应该选用专业名称,例如与公司或产品相关的名称。帕切特建议,Email最好用自己的名字,千万避免使用像“baby”或是“lover”这样的字眼作为商务电子邮件的名称。

3. 按“回复键”前,请再三思

每个上班族都很忙,当他们经常收到与自己无关的Email时,渐渐地就会忽略该寄件者的来信。帕切特说,按“回复键”之前,请先确定每个收件人都和该信件内容有关。

4. 使用专业的称呼语

千万不要使用口语化、不规范的称谓,像是“Hey you guys”、“Yo”或是“Hi folks”。不正式的称呼语让人感觉很不专业、对方不被重视。

5. 谨慎使用惊叹语

帕切特建议,在正式商业书信往来应尽量少用惊叹语,除非想传达高兴之意。如果在句子结尾加上一堆惊叹号,会让人感觉你是个情绪化且幼稚的人。

6. 小心使用幽默

在正式商务电子邮件里,应避免使用风趣、滑稽的表达,除非你和对方很熟悉,他也了解你诙谐的用意。否则,弄巧成拙反而得不偿失。

7. 不同文化的人说话与书写Email的方式都不同

文化的差异容易造成沟通上的误解,尤其在书信往来时,因为彼此都看不到对方的肢体语言。因此,在和不同文化背景的收件人沟通时,必须考虑到这一点。帕切特说,针对东西方文化差异,必须有不同的回应方式。

8. 回复电子邮件,即使这封信件不是给你的

帕切特建议,很多寄件人寄出电子邮件都希望收信人有回应。回复每封正式的商业邮件是一种好的礼仪。针对寄错的信件,可以这样回答:“我知道您很忙,但我想这封信应该不是要寄给我的。所以,我回复此邮件让您知道您必须寄给对的人。”

9. 每封邮件寄出前一定要校对过

从一封信件就可以看出一个人做事是否严谨与处理事情的态度。一封错字连篇的电子邮件会让人觉得你很随便。

10. 最后加上电子邮件信箱

许多人可能都有误触寄送键的经验,如果那是一封寄给亲友、不重要的信件,是没什么太大的影响。但是如果这是一封正式商业信件,可能就会产生负作用。所以帕切特建议,写信时先将收件人的栏位留白,等信件写完、校对完之后,确定没问题了,再填上寄件人的电子邮件信箱。

11. 使用正式字体

帕切特建议,正式商业电子邮件必须使用易读的字体,如:Arial、Calibri或是 Times New Roman。字体大小约10~12,字体颜色最好是黑色。

12. 电子邮件没有所谓的机密

电子邮件一旦寄出就没有所谓的秘密了,所有的电子讯息都会留下“痕迹”。所以,电子邮件里只要写上想让对方看到的讯息即可,还有必须避免任何会伤害到对方或是他人的字眼。因为电子邮件太容易被转寄了。

责任编辑:李熙

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2015-07-02 9:31 PM
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