【大纪元2015年07月02日讯】（大纪元记者凌妃编译报导）网络科技普及，加上无纸化办公室潮流，电子邮件（Email）俨然早已成为公司与公司之间及公司内部正式商务沟通的方式之一。在美国，上班族平均每天花1/4的时间收查并回复数百封Email。几乎每个人都知道如何回复Email，但专家表示，有很多专业人士还不清楚Email礼仪。
因为每天要回复、发送的Email很多，犯错在所难免。商场上使用电子邮件的方式和发送Email给亲友的做法是截然不同的。一封专业的电子邮件除了清晰的表达与具说服力的内容之外，还需考量到许多枝微末节。
《商业内幕》6月29日援引职场礼仪顾问帕切特（Barbara Pachter）的著作《商业礼仪的要素》（The Essentials Of Business Etiquette），提到了多点发送Email的礼仪，本文整理12条注意事项如下。商场上注重发送电子邮件的礼仪，能让你更专业。
1. 落标言简意赅
一封主标简明、清晰的电子邮件，可在最短的时间内吸引收信人的注意并迅速获得回应。由于现在有许多电子邮件容易夹带电脑病毒，所以标示不清或是没有主题、内文却附带档案的电子邮件就很容易被忽视或直接删除。
2. 使用专业的电子邮件名称
处理公务时，应该使用公司的电子邮件。若是公司没有提供电子邮件，或是自营业主，使用私人信箱时，应该选用专业名称，例如与公司或产品相关的名称。帕切特建议，Email最好用自己的名字，千万避免使用像“baby”或是“lover”这样的字眼作为商务电子邮件的名称。
3. 按“回复键”前，请再三思
每个上班族都很忙，当他们经常收到与自己无关的Email时，渐渐地就会忽略该寄件者的来信。帕切特说，按“回复键”之前，请先确定每个收件人都和该信件内容有关。
4. 使用专业的称呼语
千万不要使用口语化、不规范的称谓，像是“Hey you guys”、“Yo”或是“Hi folks”。不正式的称呼语让人感觉很不专业、对方不被重视。
5. 谨慎使用惊叹语
帕切特建议，在正式商业书信往来应尽量少用惊叹语，除非想传达高兴之意。如果在句子结尾加上一堆惊叹号，会让人感觉你是个情绪化且幼稚的人。
6. 小心使用幽默
在正式商务电子邮件里，应避免使用风趣、滑稽的表达，除非你和对方很熟悉，他也了解你诙谐的用意。否则，弄巧成拙反而得不偿失。
7. 不同文化的人说话与书写Email的方式都不同
文化的差异容易造成沟通上的误解，尤其在书信往来时，因为彼此都看不到对方的肢体语言。因此，在和不同文化背景的收件人沟通时，必须考虑到这一点。帕切特说，针对东西方文化差异，必须有不同的回应方式。
8. 回复电子邮件，即使这封信件不是给你的
帕切特建议，很多寄件人寄出电子邮件都希望收信人有回应。回复每封正式的商业邮件是一种好的礼仪。针对寄错的信件，可以这样回答：“我知道您很忙，但我想这封信应该不是要寄给我的。所以，我回复此邮件让您知道您必须寄给对的人。”
9. 每封邮件寄出前一定要校对过
从一封信件就可以看出一个人做事是否严谨与处理事情的态度。一封错字连篇的电子邮件会让人觉得你很随便。
10. 最后加上电子邮件信箱
许多人可能都有误触寄送键的经验，如果那是一封寄给亲友、不重要的信件，是没什么太大的影响。但是如果这是一封正式商业信件，可能就会产生负作用。所以帕切特建议，写信时先将收件人的栏位留白，等信件写完、校对完之后，确定没问题了，再填上寄件人的电子邮件信箱。
11. 使用正式字体
帕切特建议，正式商业电子邮件必须使用易读的字体，如：Arial、Calibri或是 Times New Roman。字体大小约10～12，字体颜色最好是黑色。
12. 电子邮件没有所谓的机密
电子邮件一旦寄出就没有所谓的秘密了，所有的电子讯息都会留下“痕迹”。所以，电子邮件里只要写上想让对方看到的讯息即可，还有必须避免任何会伤害到对方或是他人的字眼。因为电子邮件太容易被转寄了。
责任编辑：李熙
