职业人士写电邮的15种礼仪

张小清

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【大纪元2016年02月05日讯】(大纪元记者张小清编译报导)使用电子邮件沟通如今已是生活常态,据统计,美国在职人士平均用四分之一的工作时间收发电邮。尽管我们对按下“回复”键轻车熟路,但在职场顾问芭芭拉‧帕切特(Barbara Pachter)看来,很多职业人士还没掌握恰当写电邮的要领。

帕切特认为,因为日常阅读和编写的信息太多,我们很容易犯些尴尬的错误,给自己的事业带来严重后果。她在《商务礼仪要点》(The Essentials Of Business Etiquette)一书中概括了写电子邮件的基本礼仪,下面是最重要的一些原则。

1. 要有一个语言明确而直接的主题行。

电邮要有一个语言明确而直接的主题行。(Flickr / David Goehring)
电邮要有一个语言明确而直接的主题行。(Flickr / David Goehring)

这一原则可参考如下例子:“会议日期变更”,“关于您的报告的小问题”,“项目计划的反馈”。人们常常依据主题行来决定是否打开这封信,所以要让收件人知道来信说的是他们关心的、和工作有关的事情。

2. 使用职业化的电邮地址。

如果你为一家公司效力,应该使用公司域名的电邮地址来收发信件。如果你不是公司雇员,或只是偶尔用个人邮箱谈工作,注意这个邮箱地址或显示中应包含你的姓名,这样收件人才知道发件者是谁。最好避免幼稚的邮箱名,比如“babygirl@…”(小姑娘)或“beerlover@…”(爱啤酒)——不管生活中你多喜欢喝冰啤。

3. 选择“回复所有人”时要三思。

没有人想阅读和自己毫无关系的邮件。现如今,要忽略邮件是很难的,因为很多人都在智能手机上即时收信,或在电脑上设置弹出邮件信息。除非群组里的每个人都真的需要看这封回信,不然的话,不要选“回复所有人”。

4. 设计你的签名档。

让读者掌握你的一些信息,一般包括:你的全名,职位,公司名,邮政地址,电话号码。公开个人信息之余,最好别在签名档添加格言和艺术作品。签名区域的字体、字号、颜色都应和正文保持一致。

5. 使用正规的问候语。

避免用俚语或太口语化的表达如“嗨伙计们”。“Hey”“Yo”等词非常不正规,“Hi”或“Hello”都没有问题。称呼对方时也不要用缩略名,比如说,除非确信对方不介意被叫“Mike”,还是写其全名“Hi Michael,”为好。

6. 慎用感叹号。

慎用感叹号。(Nicolas Nova/flickr)
慎用感叹号。(Nicolas Nova/flickr)

如果要有感叹号,只用在表达激动喜悦的地方。人们有时会忘乎所以而在句末点上一串惊叹号,在读者看来,这会显得很情绪化、不够成熟。

7. 开玩笑时要小心。

如果不配合语气语调和面部表情,电邮中的幽默很容易被对方误解。除非你对收件人够了解,最好别在信里开玩笑。再说,自己认为有趣的事,别人不一定觉得幽默。

帕切特说:“说出来很逗的话,写下来可能就不是那么回事了。如果拿不准就别写了。”

8. 了解不同文化背景的人表达习惯也不同。

不同文化背景的人之间很容易产生误会,特别是在看不到对方的肢体语言时。要根据对方的文化背景以及对他/她的了解来斟酌语句。

帕切特提醒:在高情境文化(High-context culture,如中国、日本和阿拉伯文化)中,人们在谈生意之前,希望先和对方熟络;因而在和他们打交道时,信可以写得个人化一些。相对来说,低情境文化(Low-context culture,如美国、德国和北欧文化)的人则喜欢开门见山、直奔主题。

9. 尽量回复邮件,即便对方发错了人。

尽量回复邮件,即便对方发错了人。(Adam Berry/Getty Images)
尽量回复邮件,即便对方发错了人。(Adam Berry/Getty Images)

要回复所有人的来信可能很难,但尽量这样做,其中包括错发给你的信,特别是写信人等待回复的信。回信不总是必要,但会显示出很好的礼仪,当发信人是同事或同行时更要这样。

比如可以这样写:“您一定很忙,但我想这封信可能是发错了,想知会您以免耽误事。”

10. 每封信写好后都要校读。

收件人一般不会忽略信中的错字,有可能因此对来信者产生某种印象。别太依赖“拼写检查”功能,因电脑的自动更正有时令人啼笑皆非。信发出去之前,应读几遍(读出声最好)。

11. 发信之前再填写收件人。

为了避免在写好信之前就误点发送键,这样做还是必要的。即便你是在回信,也最好先删掉回信地址。

12. 检查收件地址是否选对了。

选错收件人,会带来尴尬。(Andy Morales/Flickr)
选错收件人,会带来尴尬。(Andy Morales/Flickr)

由于收件人一行有根据通讯簿自动提示的功能,我们很容易选错收件人,给自己和错收信的人都带来尴尬。

13. 字体要选择典雅的。

紫色的Comic Sans字体或许有用场(比如派对广告),但商务信函应该选择传统的字体、颜色和字号。基本的考量是方便对方阅读。

通常来说,最好选10或12磅的字,西文字体最好选Arial、Calibri或Times New Roman。字的颜色用黑色最保险。(注:中文字体中,宋体即细明体最易辨识。)

14. 注意你的语调。

正如幽默会被误解,没有声音和表情的配合,语调也很容易被误读,尤其容易显得冒失。你的本意是直截了当,但对方的会意却是生硬突兀。为避免网际误会,帕切特也建议把要传送的讯息读出声来。“如果听起来语调苛刻,那么收件人的感觉也会如此。”

最好避开明确的负面用词,如“失败”“错误”“不用心”等;别忘记写“请”和“谢谢”。

15. 没有不透风的墙,下笔要三思。

所有电子讯息都会留下痕迹。(Fotolia)
所有电子讯息都会留下痕迹。(Fotolia)

作者最后提醒,所有电子讯息都会留下痕迹。基本的考量是其他人也会看到你传的电邮,所以,不要写那些不希望每个人都看到的信息——那些损己不利人的话语。终归,电邮太容易被转发了。为了不让自己后悔,写什么不写什么还是应该把握好。@*

责任编辑:茉莉

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