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工作繁忙脑袋卡关 2诀窍保持高超工作效率

文/NAE

忙碌并不意味着高效和成功。如果过于忙碌,你很可能没有合理管理好自己的时间。(Fotolia)

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【前言】泰戈尔:“过分忙于做好的人,反倒无时间做好。”在职场上,我们兢兢业业希望达到最佳成绩,但是求好心切反倒效率不高、事与愿违。人生,需要休息才走得远;工作,需要暂停才做得好。本文在说明如何在同质性的作业中,提高自己的工作效率,避免出现双手停顿、脑袋卡关的现象;内文亦有具体的工作方法建议,不同于理论型的探讨。

作业不卡关的诀窍

1. 以帕累托法则反复进行“两成短跑”

一直持续相同作业后,双手的动作及脑袋的运转将陷入停顿,这种“卡住”的经验,想必大家都曾经有过吧。想得越多越深入,越是往遣词用字或细微表现等细枝末节钻牛角尖,结果耗费许多时间,效率一落千丈。

然而,时间相当有限,因此必须尽早摆脱卡关状态,让自己保有超高的工作效率

生产力超高的外商顾问都是如何切换自己的状态呢?

在此推荐一种方法,就是活用“以两成付出,创造八成价值”的帕累托法则(Pareto principle)。只要仔细观察,将发现两成时间创造八成价值的情形,其实相当之多。

举例来说,花一小时制作资料时,一开始用几分钟写出的草稿,即可创造八成的资料价值。此外,观察作业效率本身,多半也是以最初两成时间的作业效率最佳。

基于此故,只要切换处理中的题材,便能运用俗称“活脑”的人类特质,压缩效率偏低的八成时间,同时增加效率超高的两成时间。换句话说,就是反复进行以两成时间为段落,改做其他作业的“两成短跑”。

工作效率,帕累托法则
作业效率和帕累托法则(图/商周出版提供)

打个比方来说,各需一小时的三项作业,可调整为“两成短跑”的方法如下:

调整前……A(一小时)→B(一小时)→C(一小时)
调整后……A—1(十五分)→B—1(十五分)→C—1(十五分)→A—2(十五分)……

调整的重点,就是以十五分钟为单位,将作业分割成数个段落,而每个作业段落之间,皆穿插两三分钟的短暂休息。

2. 确保专注力的“番茄工作法”

另外还有一种方法,就是每二十五分钟暂停一下,借此确保专注力的“番茄工作法”(pomodoro technique)。

“pomodoro”为“番茄”的意大利文,由于提倡者法兰西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)很爱使用番茄造型的厨房计时器,于是以番茄命名。这个“番茄工作法”的应用版正是“两成短跑”。

这种方法的好处,就是可以订出综观整体作业的时间点。吃过午餐,返回工作岗位,然后综观整体作业的瞬间,突然察觉:“啊!这么做就行了。”像这样从“脑袋打结”的状态中豁然开朗的经验,想必大家都曾经有过吧。强制.刻意营造这种状况,压缩“脑袋打结”的时间,正是“两成短跑”的关键重点。

就算执行中的作业只有一项,也要每隔十五分钟休息两三分钟,如此一来,将能获得相当类似的效果。

就我个人的经验而言,只要活用这个方法,原本总共得花三小时的工作,大约能压缩于两个半小时之内完成。

在办公室饮用咖啡,享受短暂的休息时间,能够提升工作效率。(fotolia)

3. 切勿过度执著于“单工作业”

如上所述,各位不妨活用“两成短跑”,让作业效率维持巅峰状态。据说人类并不拿手多工作业,不过,要是因此执著于单工作业,结果导致“脑袋打结”的时间增加,根本是本末倒置。

就请累积创造八成价值的两成时间,进而提高工作的品质和效率。◇

作者简介:

作者是知名“NAE的工作效率化笔记”部落客,亦为外商顾问公司主管。先后于早稻田大学、东京大学研究所学习资讯工程,具有不限业种且不分日本国内外的上亿日圆规模专案经验。人生座右铭为“清楚、正确、朴拙”,擅长务实的顾问工作,但同时也是个口头禅为“这样做比较快吧?”的效率狂。

本文摘自<顶尖外商顾问的超效问题解决术 :教你搞定任性主管、刁难客户,解决无理难题,提升3倍工作效率的43则实战策略,商周出版>

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责任编辑:绮芳

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2020-01-18 10:56 AM
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