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上司要求重做?1结论3理由精准完成工作

文/NAE

要把工作“简单化”,进入高效率的工作模式!(Fotolia)

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【前言】“卖力工作,却老是被上司要求重做。”“按照主管指示,却得不到业绩成效。”“多次事前讨论,计划仍旧没有共识。”在职场上,如果你遭遇上述的困境,不用担心,那有可能是遗漏了一个重要概念――“精准”。本文在说明如何把握正确的工作方向,实践过程如何有效沟通以提高共识,快速完成工作项目。

资料纲要 “结论+三个理由”

1. 轻松避免“全部重做”

明明是做得相当仔细的资料,交给主管审阅后,却被要求全部重做。即便是编排或设计出色的资料,一旦内容需要修正,为了追求美观而耗费的时间,多半变成白费力气。

向来被人要求于有限的时间内,提出高品质成果的外商顾问,往往在着力于编排和细节之前,便先拟定资料的纲要,并且送审,借此避免“回头修正(重做)风险”。具体而言,究竟该怎么做才好呢?

为了避免回头修正的风险,提早让对方审阅极为重要。具体来说,就是以“结论+三个理由”的格式,逐条列出资料的纲要后,随即请对方过目审阅。

之所以要列出“三个”理由,是因为这样的比例最恰到好处。基于人类的心理,如果只列两个理由,总觉得逻辑和根据过少,而四个理由又嫌太多。换句话说,相关人员恐怕会怀疑另有从其他切入点进行整理的方法。

只要在逐条列出之时确认方向性无误,就能避免“全部重做”的窘况。假设此时被指谪方向性有所偏差,便能在耗费时间投入制作之前修正轨道。其实,这时主管提出的指摘,应该可说更令人乐意接受。

一旦确认资料的纲要并无偏误,便能陆续添加内容。这道程序,正是预防“全部重做”的关键。

此外,如果是简报资料,则可以“整体的结论和三项根据”、“某张投影片的结论和三项根据”等类似格式,将“结论+三个条列式理由”应用于任何部分。如此一来,便能做出逻辑架构十分清晰明确,让人一目了然的资料。

条列式送审资料的制作方式……以泉先生为例

接下来就以“结论+三个条列式理由”,试着整理泉先生所做的投影片。

˙结论:“YON-YON”服务值得KSJ公司认真考虑导入。
˙理由1:与主力事业高级服饰业类似的商业模式,有不少成功案例。
˙事实1—1:属于竞争对手的其他高级服饰品牌已经导入。
˙事实1—2:主要经营高级品的零售业,有不少成功案例。
˙事实1—3:主打奢华路线的旅店业,有不少成功案例。
˙理由2:以更新老旧系统为目的而导入的企业,有不少成功案例。(事实省略)
˙理由3:与KSJ公司规模雷同的企业,有不少成功案例。(事实省略)

从上述写法当中,想必不难看出事实汇集为理由,理由汇集为结论的纲要。各位不妨把“结论和理由”写于摘要投影片中,而“理由和事实”则写在内文投影片中。

(图/商周出版)

2. 落实先确立纲要,再添加内容的步骤

如上所述,以“结论+三个理由”确立资料的纲要后,不妨此时便向主管或相关人员确认方向性是否有所偏差。只要先彻底确立纲要,再添加内容,资料的品质和制作速度定能双双提升。

条列式写法为资讯整理的基本秘诀,也是终极武器。为了能巧妙活用这项武器,各位平常制作资料之时,请试着把“结论+三个理由”牢记在心。◇

作者简介:

作者是知名“NAE的工作效率化笔记”部落客,亦为外商顾问公司主管。先后于早稻田大学、东京大学研究所学习资讯工程,具有不限业种且不分日本国内外的上亿日圆规模专案经验。人生座右铭为“清楚、正确、朴拙”,擅长务实的顾问工作,但同时也是个口头禅为“这样做比较快吧?”的效率狂。

本文摘自<顶尖外商顾问的超效问题解决术 :教你搞定任性主管、刁难客户,解决无理难题,提升3倍工作效率的43则实战策略,商周出版>

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责任编辑:伊芙

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2020-01-19 10:45 PM
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