我第一次看到提出的笔记被退回的时候，心里一阵错愕。那是我从未见过的景象，回到我手中的笔记，一片满江红，感觉就像是自己写出的文字，完全一字不留似的被全面改写。就算照着订正的内容重写，仍是满江红，就这样重复了好几次。
P&G是源自美国的跨国消费日用品公司，也是目前全球最大的日用品生产商之一，总部位于美国俄亥俄州辛辛那提，全球员工近140,000人。这家跨国企业非常重视撰写笔记，然而这里所说的笔记，并不是像电话备忘录那种一般所想像的笔记，在P&G里面，所有与业务相关的文件都被称为笔记。
这么大的一家大企业，P&G员工平日都采取什么样的行动？接下来就针对笔记和时间管理来说明，或许没办法马上彻底模仿，但是，只要大家可以从办得到的部分开始，一点一滴的学习，那就太令人开心了。
笔记的种类各式各样，提案、确认同意事项、提供资讯、问题相关的回复、学习事物的总结、结果报告书、指示书等资料都是笔记。
P&G的笔记有一贯制式的写法，格式必须是A4单页（P&G有全球标准的纸张大小），内容必须是任何人都可以在三分钟内理解、接纳并判断的程度。因此，P&G甚至还有“笔记写作”的内训课程，并鼓励新人积极参与培训课程，向前辈们学习笔记写作的基本方法，因为笔记是在P&G里沟通的基本手段。
依照基本形式，主管会亲自检查日常所有文件，然后像老师那样，拿红笔多次修改，直到内容足以见人的程度。这可说是所有P&G的新鲜人都必须经历的仪式。
即便是一份简单的报告，也可能被要求重写好几次。如果是新进员工，十次、二十次更是家常便饭。就算以为好不容易通过了，也可能被高层退回重写五次。等到好不容易修正到红色部分已经算得出来的时候，才隐约找到方法。
重要的资讯是什么？是不是只要用浅显的遣词用字，简单表现出重点就可以了？在P&G里只能慢慢推敲，顺道一提，P&G的文件或电子邮件全都是用英文。等到最后终于完成时才知道，应该删掉所有多余的内容，明确的表明主张，使内容彻底精简。
P&G规定，单页笔记的内容必须符合目的、具备所有的必要资讯，文章的结构必须一眼就能理解且简单明了，同时，数据和资讯也必须正确，得彻底排除不需要的资讯、缺乏逻辑性的内容，以及毫无根据的意见。
如果十句话的内容，能用八句话充分表达，就要修正；如果表格或图表比文章更能清楚表现，就要修正；没有数字的内容也要修正；应该制成附件资料，而非加入本文的内容，就要修正；可能造成误解，或无法正确传达的文字表现，就要修正成更适当的表现；拼写错误或计算错误等内容，也需要修正。
如此一来，笔记就会变成更加简洁、明确、更具说服力，且可以马上化成简报，就算没有刻意召开会议，仍可以代替自己，有效的跟其他人共享资讯，促进快速决策，形成强而有力的沟通工具。
老实说，当自己的笔记在公司内部被传阅，看到那份笔记的社长，或是平常很少往来的国外小组说出“Great”的夸赞言词，相继写信来表示“笔记很棒”的时候，我真的十分感动。
所有资料汇整成一张
P&G笔记的格式本身非常简单，真的只会收录必要资讯。就像接下来所介绍的六点一样，因为只会写出理所当然，却都是必须加以考量的重点，所以不管是什么企业、什么人都可以应用。
1.目的和结论的重点。
2.背景资讯。
3.主文（提案／报告／重要讯息）。
4.根据。
5.检讨事项或课题。
6.今后应采取的行动。
目的和结论的重点，是决定阅读者思维模式的重要环节。要明确表达自己使用这份笔记，是希望获得什么？以及写这份笔记的目的（提案、报告、或共享重要资讯）和结论的重点（这份笔记对业务有什么益处？针对什么？为什么？什么时候？专案的目标是否与公司的目标策略相连结）。
背景资讯往往会遭到忽视，但其实背景资讯很重要，有时也会成为关键。因为背景资讯有两个功能，第一个功能，是把笔记的主题和公司或品牌的目的策略连接起来；另一个功能，是清楚载明企图解决的问题。
具体来说，就是写出事实、过去的数据，以及说明“为何现在要写出这份笔记，并公布给大家看”和其契机等题目。
主文，就是详细结论的重点，不过，就只明确记载重要的部分，也必须与背景资讯说明的解决问题对策有所关联。可以采用项目条列式写法，让主文更为明快、简洁（基本汇整三至五个以内）。
根据，是加上让主文更加浅显易懂的数据，或是可以证明的资讯或数据。确实表示主文的理由和根据，同时免除疑问。
检讨事项或课题，具有解答阅读者的疑问、预测未提及事物，以及检讨风险或替代方案的作用，同时也具有厘清未来课题的作用。
今后应采取的行动，是根据上述的所有资讯，载明撰文者或小组未来应该采取的行动。
如前面所陈述的，撰写笔记时必须重复推敲好几次，反复琢磨想法和表现。可是，修改并不光只是更动表面，主要核心是最重要的讯息（自己真正想传达的是什么）。多次改写的过程，可以把思绪理得更清楚，让原本模糊不明的事物变得更加清晰。等到最重要的讯息变清晰之后，就可以删除多余的资讯或是字句。透过这样的方式，就可以只保留这份文件最应该传达的重要内容，并更有逻辑。
那么，笔记写好了。接下来就是再次确认，重点有下列几项：
1.目的是否明确（自己希望用这份笔记得到什么）。
2.阅读者是否能够理解（锁定某个人为阅读者，思考什么事情，能够成为决策关键的要素）。
3.文章是否明确、简洁、完美（简短俐落，不会导致阅读者误解的文章）。
4.是否是正确的文章、资讯。反复检查错字、漏字、数据、句子的连接、文法、标点符号等（主管或同事的双重检查），并确实校正。若有错误，就无法实现笔记最基本的作用。
而更聪明的做法是：
1.一句话讲完最重要的事情。
2.把重点浓缩成三项。
只要注意到这两点，就能够把重要的讯息放进一张纸里面，写出具有讲稿功能的文件。
先试着挑战把资讯汇整成一张吧！这种基本笔记的写法，可以锻炼出统筹性的观点与逻辑性的思考。同时也能培养出商业头脑，把自己现在正在做的事情，和公司的事业目的与策略连接在一起。@
<本文摘自：P&G工作术，高手这样练成：一句话、一张A4纸，一年就从全身菜味，提升为《财富》杂志评比世界第一流的人才，大是文化。>
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责任编辑：伊芙◇
