一句话一张纸 P&G笔记术练就第一流人才

作者/杉浦莉起

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我第一次看到提出的笔记被退回的时候,心里一阵错愕。那是我从未见过的景象,回到我手中的笔记,一片满江红,感觉就像是自己写出的文字,完全一字不留似的被全面改写。就算照着订正的内容重写,仍是满江红,就这样重复了好几次。

P&G是源自美国的跨国消费日用品公司,也是目前全球最大的日用品生产商之一,总部位于美国俄亥俄州辛辛那提,全球员工近140,000人。这家跨国企业非常重视撰写笔记,然而这里所说的笔记,并不是像电话备忘录那种一般所想像的笔记,在P&G里面,所有与业务相关的文件都被称为笔记。

这么大的一家大企业,P&G员工平日都采取什么样的行动?接下来就针对笔记和时间管理来说明,或许没办法马上彻底模仿,但是,只要大家可以从办得到的部分开始,一点一滴的学习,那就太令人开心了。

笔记的种类各式各样,提案、确认同意事项、提供资讯、问题相关的回复、学习事物的总结、结果报告书、指示书等资料都是笔记。

笔记
日常做的各种笔记是各式各样的。(图/Fotolia)

P&G的笔记有一贯制式的写法,格式必须是A4单页(P&G有全球标准的纸张大小),内容必须是任何人都可以在三分钟内理解、接纳并判断的程度。因此,P&G甚至还有“笔记写作”的内训课程,并鼓励新人积极参与培训课程,向前辈们学习笔记写作的基本方法,因为笔记是在P&G里沟通的基本手段。

笔记
笔记在P&G里是基本工夫。(图/Fotolia)

依照基本形式,主管会亲自检查日常所有文件,然后像老师那样,拿红笔多次修改,直到内容足以见人的程度。这可说是所有P&G的新鲜人都必须经历的仪式。

即便是一份简单的报告,也可能被要求重写好几次。如果是新进员工,十次、二十次更是家常便饭。就算以为好不容易通过了,也可能被高层退回重写五次。等到好不容易修正到红色部分已经算得出来的时候,才隐约找到方法。

重要的资讯是什么?是不是只要用浅显的遣词用字,简单表现出重点就可以了?在P&G里只能慢慢推敲,顺道一提,P&G的文件或电子邮件全都是用英文。等到最后终于完成时才知道,应该删掉所有多余的内容,明确的表明主张,使内容彻底精简。

P&G规定,单页笔记的内容必须符合目的、具备所有的必要资讯,文章的结构必须一眼就能理解且简单明了,同时,数据和资讯也必须正确,得彻底排除不需要的资讯、缺乏逻辑性的内容,以及毫无根据的意见。

如果十句话的内容,能用八句话充分表达,就要修正;如果表格或图表比文章更能清楚表现,就要修正;没有数字的内容也要修正;应该制成附件资料,而非加入本文的内容,就要修正;可能造成误解,或无法正确传达的文字表现,就要修正成更适当的表现;拼写错误或计算错误等内容,也需要修正。

如此一来,笔记就会变成更加简洁、明确、更具说服力,且可以马上化成简报,就算没有刻意召开会议,仍可以代替自己,有效的跟其他人共享资讯,促进快速决策,形成强而有力的沟通工具。

老实说,当自己的笔记在公司内部被传阅,看到那份笔记的社长,或是平常很少往来的国外小组说出“Great”的夸赞言词,相继写信来表示“笔记很棒”的时候,我真的十分感动。

所有资料汇整成一张

P&G笔记的格式本身非常简单,真的只会收录必要资讯。就像接下来所介绍的六点一样,因为只会写出理所当然,却都是必须加以考量的重点,所以不管是什么企业、什么人都可以应用。

P&G
P&G的笔记只要一张A4纸,让人在三分钟内理解。(图/大是文化提供)

1.目的和结论的重点。
2.背景资讯。
3.主文(提案/报告/重要讯息)。
4.根据。
5.检讨事项或课题。
6.今后应采取的行动。

目的和结论的重点,是决定阅读者思维模式的重要环节。要明确表达自己使用这份笔记,是希望获得什么?以及写这份笔记的目的(提案、报告、或共享重要资讯)和结论的重点(这份笔记对业务有什么益处?针对什么?为什么?什么时候?专案的目标是否与公司的目标策略相连结)。

背景资讯往往会遭到忽视,但其实背景资讯很重要,有时也会成为关键。因为背景资讯有两个功能,第一个功能,是把笔记的主题和公司或品牌的目的策略连接起来;另一个功能,是清楚载明企图解决的问题。

具体来说,就是写出事实、过去的数据,以及说明“为何现在要写出这份笔记,并公布给大家看”和其契机等题目。

主文,就是详细结论的重点,不过,就只明确记载重要的部分,也必须与背景资讯说明的解决问题对策有所关联。可以采用项目条列式写法,让主文更为明快、简洁(基本汇整三至五个以内)。

根据,是加上让主文更加浅显易懂的数据,或是可以证明的资讯或数据。确实表示主文的理由和根据,同时免除疑问。

检讨事项或课题,具有解答阅读者的疑问、预测未提及事物,以及检讨风险或替代方案的作用,同时也具有厘清未来课题的作用。

今后应采取的行动,是根据上述的所有资讯,载明撰文者或小组未来应该采取的行动。

如前面所陈述的,撰写笔记时必须重复推敲好几次,反复琢磨想法和表现。可是,修改并不光只是更动表面,主要核心是最重要的讯息(自己真正想传达的是什么)。多次改写的过程,可以把思绪理得更清楚,让原本模糊不明的事物变得更加清晰。等到最重要的讯息变清晰之后,就可以删除多余的资讯或是字句。透过这样的方式,就可以只保留这份文件最应该传达的重要内容,并更有逻辑。

P&G
P&G的笔记格式十分简单。(图/大是文化提供)

那么,笔记写好了。接下来就是再次确认,重点有下列几项:

1.目的是否明确(自己希望用这份笔记得到什么)。
2.阅读者是否能够理解(锁定某个人为阅读者,思考什么事情,能够成为决策关键的要素)。
3.文章是否明确、简洁、完美(简短俐落,不会导致阅读者误解的文章)。
4.是否是正确的文章、资讯。反复检查错字、漏字、数据、句子的连接、文法、标点符号等(主管或同事的双重检查),并确实校正。若有错误,就无法实现笔记最基本的作用。

而更聪明的做法是:

1.一句话讲完最重要的事情。
2.把重点浓缩成三项。

只要注意到这两点,就能够把重要的讯息放进一张纸里面,写出具有讲稿功能的文件。

先试着挑战把资讯汇整成一张吧!这种基本笔记的写法,可以锻炼出统筹性的观点与逻辑性的思考。同时也能培养出商业头脑,把自己现在正在做的事情,和公司的事业目的与策略连接在一起。@

工作术
《P&G工作术,高手这样练成》书封。(图/大是文化提供)

<本文摘自:P&G工作术,高手这样练成:一句话、一张A4纸,一年就从全身菜味,提升为《财富》杂志评比世界第一流的人才,大是文化。>

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责任编辑:伊芙◇

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