在丰田，有句话是：“工作上需要用到的东西，闭着眼睛也能拿到”。换句话说，不能等要用某物品时，才开始想：“我放到哪去了？”找资料要设定一个基本原则“十秒原则”，在丰田的第一线就是如此。
事实上，我没看过前辈们找工具的样子。虽然没有夸张到闭着眼睛就能拿到，但他们没有找工具，而且动作十分流畅，仿佛一伸手，工具就出现在前辈的手中。
利用三定原则来整理环境
在丰田维修第一线，有许多备用的汽车零件、机油、维修工具以及打扫用具等。这些物品的配置，大致上有几个特征，我们普遍将其称为“三定”。
三定指的是定位、定品、定量，意思是“在明确的场所，放置数量合宜的适当物品”。
有把爱车送进保养厂检修的人一定知道，以前光是做简单的保养维修，就得花上好几天。不过现在已经有所谓的“一日车检”，甚至是“45分车检”，有时候只要在休息室稍微坐一下，等待完成检查和维修。
因应时代的需求，车检的时间越来越短，也更加考验第一线维修人员的动作及效率。假如必须在45分钟之内完成车检，当然没有时间还让你到处找维修工具。这点更突显了三定的重要性。
定品和定位，也就是安排哪件物品要放在哪里，重点在于使用频率以及距离。留意自己常用的东西，让物品的使用频率与自己的距离呈正比，将使用频率高的物品尽量放在离自己近的地方。
我曾提到过，动作越多，就越容易造成经济上的浪费。所以放置物品的场所，就必须尽量规划如下：
配置保持动线流畅。
不须频繁寻找。
不用大动作，如蹲下、站起等。
定量的意思则是放置合宜数量。即使平常可能随时需要用到，我想也不会有人把备用的影印纸塞到连架子都装不下。储存太多备品，只会浪费空间，但类似的状况，在职场上可说是层出不穷。
不过，用到数量不足时，要记得补货，因此先决定用到剩多少，要去订货。之后，依规定适时补充即可。
排除“3M”
在丰田第一线，为了提升生产力，首先排除“超负荷、浪费、不稳定”。顺带一提，以上三点被称作“3M活动”（按：因这三个词的日文发音，开头皆为M）。
其实，不只丰田，有许多制造业公司，也会排除3M。接下来，我会从动线的观点，来具体解说，该如何排除工作中的3M。
超负荷
只要开始处理工作，多少会对行动产生一定程度的负担。
举个例子，像是提出企划书的期限，对自己来说有点压力；或工作上的安排，让自己感到负荷过重等。让我们先来看看“对于交企划书的期限感到有压力”。
如果每次编写企划书，都要从零开始做起，会觉得有压力，也是理所当然的事。不论做什么事情，都得从一张白纸开始思考的话，就算有多少时间都不够用。
这种情况下，我推荐一源多用。意思是，一种资源（素材），多种用途（多方利用）。例如，在竞赛中夺冠的出色企划，可以视情况不同，进行细部调整，然后运用在其他企划案上。
当然，这个方法并不是要你直接照套内容，而是参考企划书的架构。有了可以沿用的架构，会比从零开始编写要简单得多，与其从零开始或寻找各式各样的样板，这样更能量产出更符合上级要求的理想企划。
若工作安排，让你感到负荷过重时，请尽量让一个动作，同时产生两、三种效果，并且将此养成习惯。例如，我曾听闻的类似案例：
‧新进员工改编了过去参加外部训练课程时所提出的报告，以应用在撰写公司内部刊物上。
‧某上司跟部属拜访客户时，选择搭乘计程车，在车内进行定期面谈。
‧某主管为了简化批准的流程，自费订制附有印章的笔，这么一来，即使外出，也方便盖章。
不只工作，平常在生活中，也能多思考：“这件事跟那件事可不可以一起进行？”以培养高效率的习惯。举例来说，在泡澡时刷牙；上厕所时看书；边家事边做伸展操……即使是微不足道的小事也可以，寻找生活中，哪些事情可以同时进行。
浪费
假设，A跟B最终获得一样的成果，但根据做法不同，所耗费的时间也大有不同。在这种状况下，比较花时间的那方，可能被认为采取了部分不必要的行动。面对工作，应该随时问自己，是否采取了不必要的动作，以确保动线流畅无阻。
跟他人一起工作时，也要记得适时向对方报告进度，如此才能了解，彼此的认知是否产生分歧。若在刚开始起步的阶段，则要先确认工作的方向有没有一致。就像在编写企划书时，要先确认目次或概要一样。因为就算事先讨论，等到实际进行后，认知也很容易有落差。
需要特别注意的是，参与人数较多时，会有许多不同的意见，容易造成误会，导致在某个环节出错，严重的话，很有可能得从头开始。所以要尽可能提早、随时确认状况。
此外，花太多时间制作公司内部沟通用的资料，可能也是一种浪费。特别是用 PowerPoint（简称PPT）等程式制作简报用的资料。在做这类资料之前，其实应先冷静想想，真的有使用PPT的必要吗？
PPT可以协助使用者选择适合的字体、设计、配色，让简报整体架构更趋完美，而制作这样的资料时，会让人觉得自己把工作做得很好。这种感受会让人沉浸在制作资料的过程中，于是，为了进一步提升完成度，人们便不知不觉花更多时间制作简报。
可是，公司注重的不是体裁，而是资料本身。所以，若要清楚的表达内容，就必须尽量采取简单的行动来完成资料，太过执著于细节，只会浪费时间与劳力。
如果只是简单的说明，我认为用 Word 等工具条列出重点，一张A4纸就够用了。就算是用手写的简单笔记，只要口头补充能够说明内容即可。也就是说，用最少的时间，换取最大的成效。
在工作时，只要容许惰性存在，你就会产生很多无谓、没用的行动。假如有事情让你感觉很没意义或太麻烦，则应该全力去思考解决现状的方法。只要真心想解决，大部分的状况，都能找到合适的解套方法。
很多人从未试图解决，只是不断发牢骚“维持现状也无所谓……”、“为什么我得处理这种麻烦事？”在休息时间或应酬时大肆抱怨，可说是最极致的浪费。
不稳定
许多人安排一天的工作流程时，都会碰到问题。前文曾提到，“要区分适合在早上、下午、晚上处理的工作”，即使是同一个工作项目，在不同时段，工作效率也会有差别，有时可能进展得很顺利；有时无法集中，使人倍感焦躁。
只要掌握自己在什么时段，适合做什么工作，就能有效改善这样的状况。以前我在某个职场工作时，有个前辈总是在傍晚时处理文字工作，但由于他不擅长这类型的工作，所以他一直拖延，结果实际开始动手时，已经快到下班时间了，甚至过了下班时间，结果他只能独自留下来加班。
把不擅长的项目留到后面再做，就像在暑假的最后几天赶着写作业的小学生一样，因为没有掌握好时段，于是工作出现问题。人体的节奏与大脑的意识不一定是同步运作。一般来说，在早上的时段，脑部比较清醒，适合进行一些需要创作、脑力激荡的工作。
需要创作灵感的工作，最好在上班前就开始着手进行。因为上班时有很多其他的状况要处理，很难专心在同一件事上，所以最好在上班前就趋近完成。
到了中午，则适合用餐，以及与人交谈、活动身体的工作项目。用过午餐之后，人的注意力会较为涣散，所以比较适合开会讨论、搭乘交通工具，或是需要力气的工作项目。我为了维持一定的集中力，午餐吃得比较少，并且尽量将需要与人会面的行程安排在下午。
傍晚则适合处理固定工作事项或杂务，因为大脑运作一段时间，逐渐感到疲惫，而且意识到下班时间在即，更有助于人们加速处理杂务类工作。不过，这类工作再过不久，想必将被AI所取代，所以遇到不得不处理时，就应该设法迅速解决。
至于每天的工作效率不同、表现得不太稳定的人，请创造属于自己的例行动作。如此一来，即使心情上有些浮动，也能慢慢稳定下来。请务必留意时段及例行化的重点，消除工作与心情上的不稳定要素。
将常用资料放在惯用手那侧
只要以动作经济为基础，就能整理出适合自己的物品配置方法。我在这里重新列出动作经济原则：
原则1：工作时，双手要处理同一件事。
原则2：尽量减少需要的基本动作。
原则3：把每个动作的距离缩到最短。
原则4：让动作更省力。
举例来说，当右撇子边讲电话边抄笔记时，通常是左手拿话筒，右手写字。所以从原则来思考，就是电话放左侧，笔记本摆在右边。同样的，对右撇子来说，常用的文件资料应该放在右侧，才能方便拿取。虽然这些只是小细节，却能节省你工作中动作的幅度或次数。
我看过不少上班族会把整理好的资料放在柜子里，每当要用到时，还得起身走到柜子去拿；明明是右撇子，却把文具放在左边收纳盒里，常常得弯腰或伸手去拿。只要小动作一多，就会浪费一定程度的时间。即使每次只是多花短短几秒，以年为单位来计算，损失的就会是大量的宝贵时间。
找资料要遵守十秒原则
我认为，找资料要设定一个基本原则“十秒原则”。在丰田的第一线就是如此。
在维修过程中，有时必须用一些挑战人体极限的姿势锁紧螺丝，前辈要是在这时向后辈要求支援：“给我扳手！”如果没有马上把工具递给他，就会被骂。就像外科医师在手术中，对助手说“手术刀”一样，如果助手的反应是“咦？手术刀放哪了？”然后才去找手术刀，那可就不是被骂这么简单了。
请各位试试看，能不能在十秒钟内，找到自己常用的资料或备品。如果没办法在十秒钟以内找到要用的东西，那就表示你在整理资料跟用品上，出现问题。＠
本文摘自：《丰田人高效率动线思考：双手怎么动、脚步往哪移、笔记如何抄、座位这样排，丰田最强动作经济学，贝佐斯都在学。》，大是文化提供；黄雁整理。
· 为什么左撇子在棒球比赛中比较吃香？
· 六大妙招提高工作效率 告别加班困扰
· 总是赚不到钱？别让自己落入浪费时间的陷阱
责任编辑：伊芙
