公司应尽早制定远程工作政策 避免潜在法律风险

【大纪元2020年09月23日讯】(大纪元记者甄妮编译报导)自今年三月份因中共病毒(新冠病毒)导致许多非必需工作场所关闭以来,成千上万的新泽西州员工一直在家远程工作。新泽西格林瓦尔德.多尔蒂律师事务所的辛格(Zev Singer)律师在近日举行的网络研讨会上发出警告说,如果公司没有书面的远程工作政策,则企业可能面临潜在的昂贵诉讼风险。

辛格称:“制定远程工作员工政策不仅仅是一个好主意,而是必须的。特别目前看来,远程工作并非许多公司的短期安排,甚至有些职位可能会长期处于远程工作状态,所以,制定书面政策至关重要。” 他表示,一项综合的政策应包括工作时间、计时、加班、可报销费用、残疾人办公处、在家中使用的公司设备以及如何管理和评估员工的远程工作业绩等等。另外要明确员工何时必须当值以及如何与上级进行沟通,例如通过每周一次的远程会议(Zoom meeting)。

辛格还建议,企业应阐明员工的工作量须与在办公室工作时的工作量相同,在与同事进行远程交流和互动时,公司的反歧视和反骚扰政策仍然有效,并且雇主有权随时取消采用远程工作安排方式。

对于雇主来说,确保员工的赔偿保险(包括在办公室外的工作地点)也很重要。雇主面临的最大风险可能关系到下述方面:对员工的工作时间追踪和管理不当,以及违反加班规则等,甚至对那些领固定薪资的员工来说也会遇到这些问题。该研讨会为企业提供了一些管理远程员工的方法,并且不会违反工资和工时规则、歧视法及其他就业有关法规。

辛格透露,很多时候,他听到客户说:“您说的加班是指什么?我是付给员工固定薪水的。” 但其实并非那么简单。辛格解释说,要免除加班费,必须事先已申明,雇员领的固定薪资内包含着某些职责,这些职责是既定工作量的一部分。但如果员工确实一周工作了40个小时以上,则很可能应算作加班,而有些雇主却没有意识到这一点。

辛格指出,公司因员工超时工作而被起诉可能会付出昂贵的代价,因为在新泽西,获胜的员工有权获得三倍的赔偿。这就是为什么在远程工作环境中,当人们没有严格遵循9点到5点的工作时间表时,恰当地追踪员工的工作时间尤为重要。他认为,员工在家工作,不一定会追踪自己的工作时间,他们可能休息一会儿或同家人一起共进晚餐,然后在夜深人静时继续工作。如果雇主不保存员工的工时记录,也不追踪其工作时间,那么将很难证明某人是否一天工作了16小时,是否有资格享用加班福利。辛格建议公司以书面形式澄清加班政策,清楚指明哪些情况下员工符合远程工作加班规定。公司还应明确规定禁止非工作时间工作。

在新的远程工作模式中,雇主面临的另一个难题是,当公司所在地与员工住家位于不同州时,应遵循哪个州的法律?辛格表示,虽然应与律师、会计师或保险专业人士协商仔细审阅每种情况,但一般来说,在涉及工资、病假时间和税金时,雇主更要参考雇员远程工作所在州的法律。在涉及歧视法的合规事项中,最好的办法是对公司所在州和员工远程工作所在州的法律都进行查看,然后选出并遵守较严格的法律。

辛格强调,远程工作可能比中共病毒大流行持续时间更久。这是新现实,我们必须进行调整。希望我们很快会得到疫苗……但是人们正在改变工作方式,放弃去公司上班的模式,因此远程工作或会持续下去。◇

责任编辑:耶晨

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