职场小秘方:简化作业流程 创造加值人力

文/晓峯

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公司新创的项目越来越多,但是人员却无法增加,每个单位主管都会感觉人力越来越吃紧。该如何解决呢?以我多年的经验,就是将工作简化,概分为两大项:一、简化作业流程;二、简化工作项目。

笔者建议,先试着简化作业流程,因为这影响层面大效益高;实在不行,再进行工作项目简化,对比较没效率的工作项目或执行后成本大于效益的工作项目,予以简化或者不做,让人力用在刀口上。

如何简化作业流程?笔者分享一个自己的亲身经历,希望能启发管理者的思考,进而做出更洽当的决策。

多年前,我调任到一个新单位,单位人力实在吃紧,因此决定将所有同仁的工作内容进行全面分析,试图找出是否有多余人力的脉络,可以处理日渐增加的工作项目。

透过分析发现,有两位同仁的职务是属于例行工作事务,他们的工作主要内容是接受纳税义务人的申请,厘正电脑系统资料,再发文给纳税义务人核准申请事项,而这个发文的动作,作业量非常大,所以就占用了两个人力。

注意到这个作业流程了吗?接受申请、登录电脑厘正、发文,这样三段式作业程序,最繁杂的部分,是处理发文系统。所以,我重新设计新的作业流程,把原有的申请书重新设计为A4纸张大小,中间以圆点横线分隔为两部分,上方为申请联,下方为核备联,所以又刻了一个核备原子章,中间有可拨动的日期。

然后,再将作业流程重新设计,申请人以新表格填写,承办同仁接受申请,现场于核备联盖上戳章,再撕下交给申请人收执,如此简化了发文的动作。申请人也很高兴,当场提出申请,就能收到核备联,不用再旷日废时的等待核准公函,简化纳税义务人处理程序。

这个新的流程让工作简化,不但节省人力与发文纸张,也节省了邮资,更给申请人提供最快速、最便利的服务,最后只需要1/2个人力,处理电脑登录与厘正,解决当时人力吃紧的问题。所以简化作业流程是提升人力很好的秘诀,可以提供更好的服务,让服务更有效率。

简化作业流程在管理学上有个学术名词叫“流程再造”,主要的原理是在于,以往可能局限于人工作业、批次作业,造成流程上的设计不符合快速、稳健、即时反应的原则。所以,审视作业流程有否改进的空间,这就是流程再造。而针对每一个步骤进行分析,哪边的流程可以更有效率的处理,然后绘制出新的作业流程图,就可以进行流程再造。

前面的案例与理论分享,希望对管理者有所帮助,好好审视你现在所有的工作项目中,是否有流程再造的地方,若能有所调整应该会让各工作项目更有效率。@*

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责任编辑:曾晏均

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