职场小秘方:运用流程再造 创造双赢局面

文/晓峯

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笔者在《大纪元》发表简化作业流程 创造加值人力文章中提出“流程再造”名词,很多读者反映那篇文章仅说明我在工作简化,提升人力方面的运用,是否有更大型的案例,如何经过构思规划创造政府与民众双赢局面,特别提供我在综合所得税申报流程改造的经验,让有意执行大型作业流程再造的读者,思考与建议方向。

我1995年有机会参访当时的财税资料中心,看到整层楼将近100个女生,她们不断将各国税局送来的扣缴凭单key in 到大电脑,再把全国综合所得税申报书内容打进大电脑,两种资料相互交查,查看是否有漏报所得及扣缴凭单的情形。于是我向简报人员要一张作业流程图,看了之后,非常震撼﹗

流程不符合成本 浪费人力与资源

原来,当时综合所得税稽征流程是不符合财政稽征成本与依从成本最小化的原则,浪费纳税人申报成本及稽征机关稽征人力与资源,其分析如下:

我国家扣缴制度,要求公司行号及机关团体在每年的1月31日前要办理扣缴申报,所谓的扣缴说明如下,比如说公司雇用你、支付你薪资,公司会先扣下你未来可能缴纳的综合所得税,先行扣下来缴给政府,并于2月10日前将扣缴凭单填好寄给你。

在2002年之前我们的所得税申报期间是2月20日至3月31日。所以在申报时,每个人要搜集一年来收到的所有扣缴凭单,逐张填写到综合所得税申报书里,少报一张超过规定,你就可能要准备受罚,那时每家公司忙着填扣缴凭单,寄扣缴凭单,邮差忙着送扣缴凭单,纳税人更怕自己漏掉扣缴凭单事后补税受罚,全国资源浪费在这各申报系统内。

1995年,我在国内税务界著名的刊物“税务旬刊”(第1567期),发表了一篇《论综合所得税稽征作业之改革》,先将财税资料中心绘制的流程图展现出来,并说明资源浪费与错置之处,再重新绘制我设计的理想作业流程图,重新设计的流程说明如下:

如果改为财税资料中心先键入全国扣缴资料,再依纳税义务人身份证统一编号归户,提供给纳税义务人将资料汇入申报书,申报综合所得税,如此可避免纳税人搜集靠缴凭单的困恼,稽征机关也节省事后交查的人力与资源浪费。当时我建议,因应未来网路的发展,财税资料中心应该建构以网路或媒体方式,提供所得与扣缴明细给纳税人直接汇入申报书,网路上传申报,避免书写错误与重新登录成本。

然而,新流程关键点,是在于综合所得税的申报期间原订于2月20日至3月31日,一定要修法将期间往后延,直到财税资料中心将全国扣缴资料建档完成,并依纳税义务人身份证统一编号归户,才能在网路上传输给纳税人,或采当事人到税捐机关申请媒体档,所以将所得税申报期间延后至5月1日至5月31日,如此财税资料中心才能将扣缴资料建档完成,提供给纳税人申报综所税运用。

当时我提出这想法时,税务界朋友都认为政府不可能为这个构想,到立法院修法改变所得税申报期,一致认为这是痴人妄想。

简化申报流程 征纳作业更顺畅

经过了7年的努力,终于在2002年1月8日立法院完成修法,将所得税申报期间改为5月1日至31日。我提供当时立法院修法理由如下:

为推广透过网际网路以提供纳税义务人上网查询其当年度扣缴暨免扣缴所得资料 ,以减少纳税义务人搜集所得资料之不便,并作为办理综合所得税申报之参考,爰配合财税资料中心建档作业时间需要,申报期间修正,以利征纳双方作业。

所以虽然一个小小的流程再造,可以影响全国每个人的申报作业,当然或许你年纪很小,无法想像,以前每年2月20日至3月31日期间,全国每个公司忙着填写扣缴凭单,邮局忙着寄扣缴凭单,纳税人忙着搜集扣缴凭单,在申报书上逐笔填写所得,还要拿计算机加加减减逐笔申报缴综合所得税的场面。

流程改造后,像现在多方便,只要一张凭证就可以下载所有所得资料,在电脑算一算上传,就完成综合所得申报作业了。这可以说是运用流程再造,创造政府与民众双赢局面最佳典范了。@*

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责任编辑:曾晏均

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