“进度不明”为何发生?2招改善工作报告流程

作者:泽渡海音(工作效率改善、职场沟通专家)

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进度不明”会让领导者或是上司感到不安。在某制造业里,曾经针对管理阶层做过一项问卷,其中有个题目是“最会让你感受到压力的事情”,前几名里就有“部下没有主动报告进度”这一点。

为什么会发生进度不明这样的状况呢?

难道是因为部下不认真吗?当然不是,有些部下也很拚命地工作。但是,进度不明的情形还是发生了。其实关于这点,也存在着各式各样的原因。

①缺乏报告、联络、讨论的过程

“报告”、“联络”、“讨论”是职场沟通中的基本,也是了解对方工作进度的一种手段。如果可以确实做到“报告”、“联络”、“讨论”的话,就能够好好掌握对方目前的工作进度。

虽然“报告”、“联络”、“讨论”听起来好像很容易办到,可是实际实行起来,却没有那么简单。为什么会发生没有进行进度报告的状况呢?

“等着对方过来报告。”
“原本想说,等到对方来问再说就好了。”
“说到底,这个根本没有必要报告吧?”

在报告进度不顺畅的职场中,我们常常可以听到这些话。

“因为对方看起来很忙的关系,所以就迟疑,没有马上进行报告、联络、讨论。”

虽然这听起来很像是借口,但是会抱怨“因为上司很忙,所以根本没有机会报告”的人,其实不在少数。

不少经营者或是管理阶层的人也会感叹道:“我们家的员工,报告、联络、讨论的技巧真的很差。”但这个部分,并不算是技巧上的问题,而是认知问题,更直接地说,其实就是组织结构上的问题。

于是,在没有报告进度的状况下一意孤行,你认为只要靠自己的力量,就可以办到。但后果会变得如何呢?当某天突然有突发状况,就会变成无法挽回的遗憾……

没错,铁定要延后了!

这就是令人感到无奈的“工作常有的状况”。

②没有人在追踪进度

在没有自主报告、联络、讨论的职场,只要有专人负责追踪进度,还是可以确认目前的工作情况,但是……

所有人都专注于眼前的工作,光是应付自己的工作就已经吃不消了,才没有多余时间去关心其他人的工作进度;而且就算有些人有空,也会装忙,即使在同一个团队中,也不一定会理会其他同事。

●说到底,还是因为太依赖对方

在这些工作进度不明的原因中,我们可以窥探到很多企业组织结构中,算是优点,但同样也是缺点的文化。
那就是太“依赖对方”了。

让我们重新检视上面第一点中常在职场出现的那些话吧。不管是哪一句,都将主导权交给了对方。无论是上司还是部属,都在等着对方开口,在对方开口之前则绝口不提。因为觉得对方很忙,如此“感同身受”和“信赖”,造成了前述依赖对方的现象,也造成工作进度不明的状态。
不过,依赖对方可不是造成进度不明的唯一原因。进度就是进度,可不能把“信赖”和“敷衍了事”混为一谈!

“报告、联络、讨论什么的,不做也没关系啦!”
“讲求进度管理什么的,不就代表不信任这个团队吗?”

就算是最顶尖的企业经营者也一样,常常会有人一脸得意这样说着。但是,最好不要以为每次工作,都能像那些少见的案例一样,有美好的结果。

●治疗“进度不明”的2个处方笺

在互相依赖对方的情形下,如果只是单方面在一旁看着,是没有办法共享进度的。因此必须组织成一个,能够强制进行进度报告的团队,只剩这个办法了。主要具体的做法有以下两点:

① 订定沟通计划

在订定计划(第1站)的时候,就要顺便将沟通计划设计进去。在一开始就决定好报告、联络、讨论的时间点。

‧ 定期的进度报告,要在什么时候进行呢?(例如:每个星期三的下午1点~2点)
‧ 发生问题时的报告方法以及报告成员?
‧ 计划发生变更时,要向谁、以及要用什么方式讨论呢?协议变更的流程是什么?

只要把这些规矩定下来,就能够更顺利地共享进度。
都做到这种程度了还是忘记?还是很难向忙碌的上司报告?
对于有这些困扰的人,我会推荐以下这第2个方法。

②设置一个负责追踪进度的职位

追踪、确认进度的工作,就交由一个人来专门负责。这样的话,就可以更有效地防堵进度共享的漏洞。实际上,像是开发资讯系统这种大型的企画案,都会设置PMO(Project Management Office)这种专门的团队,由他们来负责进度以及问题的管理。第一线的人通常都会被眼前的工作和各种问题追着跑,因此交由第三者来追踪、管理,是相当合理的一个做法。

不单单依靠当事者的自主性,请试着由同一个团队里的其他人,来负责作进度管理的工作吧。

“小川小姐,可以告诉我‘所泽工厂旧址检讨再利用案件’目前的进度吗?”
“高坂部长,我刚刚从小川小姐那边确认了目前的进度,可以给我一点时间报告吗?”

当事者(例如上司与部属)比较难直接要求对方,因此要利用第三者的力量。像这样有人负责在后面鞭策的话,工作进度不明的状况,也会瞬间跟着变化。
另外再举一个最简单的例子:在每星期都会定期举办的会议中,营造出可以报告进度的舞台,也是不错的方法。请在会议时程里加入“进度报告:15分钟”这个流程。单单只是这样做,就能让进度报告在每次的会议中进行,如同定期会议一样,融入日常的惯例之中。或许不是人人都擅长自动自发,但是对于要完成事先已经决定好的工作,却可以称作是世界第一。所以,请直接把该做的事情,先决定好吧!

会延后报告,正是因为我们是人啊。
会忘记报告,正是因为我们是人啊。

就让我们想出一个就算当事人忘掉了也没关系的方法吧!⊙

<本文摘自《每天准时下班的超强工作术:日本效率专家带着你突破常见十大工作难题,从此不拖延、零迷失、零挫折》,财经传讯提供>

责任编辑:茉莉

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