说得越少效果更好﹖简报寡言是金的技巧

作者/Brant Pinvidic(布兰特.平维迪克)

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做简报时,每次都有人问我这个问题:“我该如何做结尾?”在完成所有细节、重组架构,并微调提案元素的顺序后,大家都在期待高潮,好进入最后的结尾。

三分钟提案要怎么结尾?我该怎么漂亮地收场?听好了!你不需要结尾,甚至根本不用结尾。我们为这场提案呕心沥血,所以结尾几乎不具影响力。(我好喜欢这句话。)

赢得喝采的提案报告,其实不需要任何收场结尾词?(Fotolia)

我以前常用顺口溜或双关语收场,呼应题目:“这就是为什么电影《重金风暴》(Run for the Money)会得到重金投资!”或者一样尴尬的话。但是我越来越常感受到弥漫在会议室里尴尬的气氛,真让人白眼翻到后脑勺。这种过于刻意的收场,变得越来越不自然。

看过《创智赢家》的人就知道,有一位创业家说:“鲨鱼们,说吧!谁想和我们一起冒险?”评审团就会传出闷哼和冷笑声。参赛者高谈阔论自己的事业和公司时,总散发出动力十足的感觉,接着冷不防又对大家说:“没错,我是在电视节目中,向你们提案的业余人士。”

提案时切忌出现“提醒观众你正对他们做提案或推销”的话语。不要提醒他们你演练过一千遍,而且对愿意聆听的人做相同的提案。要用故事和资讯引导他们的话,就要打造气势,并让他们集中注意力。朗朗上口的结论句或双关语不是提案的高潮(高潮在前面),所以切忌尝试以顺口溜当结尾。

我试验过几十种收场技巧,只要是刻意想出的结尾,都不会有效果。最后,我终于发现效果最强的版本,就是什么都不说,甚至根本不做结尾。

重点是,这只是你前三分钟的提案,绝对可以更深入讨论,不用总结再下台一鞠躬。

实际上,我用简报提案节目时,最后的投影片只有原始标志,我反而一句话也没说,就是闭上嘴,展示标志而已。

这又呼应了我“说得更少,效果更好”的核心原则。我清楚解释了节目内容、运作方式,以及它会很好看的原因,也证明我做得到。还有什么有价值的重点没说?完全没有。提案讲完了,该是询问“有问题吗?”让观众参与和讨论的时候。

在任何情况下,这招都很管用。你在提案和简报时,一定会面临下面两种形式的其中一种:

1.参与讨论:向一个人或小组简报,接着直接讨论。
2.提案和简报:有完整三分钟的提案时间,也不用花时间回答特定问题。这种形式在公司简介或大型团体中很常见。

这两种情况都非常适用无结尾式收场。关键在于将提案阶段和参与阶段清楚分隔。完成提案后,在提问或讨论阶段前,先暂停几秒钟。就像足球比赛后,会先播广告,在进入赛后分一样。

大型团体的提案报告,只要不针对特定问题去回应问题,就很适合做无结尾式的收场。(Fotolia)

“既然各位都了解内容、运作方式和成功因素,现在我会回答各位可能有的任何疑问,同时分享大家可能感兴趣的其他细节。”

我曾一位非常风趣的线上博弈网站执行长共事。这间网站力图与知名线上博弈产业龙头Draft Kings和FanDuel一较长短。他为人非常有活力,也很好笑。不过他做简报时就是忍不住开玩笑,而且会自作聪明。

有些招数是有效,但让人觉得轻浮又不尊重。他旗下有一家上市公司,因此在简报时,必须遵守另一层规定。所以当我们完成了三分钟提案后,我请他以公司标志当结尾。

“但我们还没有讲完,我还有很多资讯要讲。”他说。

“我知道,但是在核心提案后,明显的中断就是一个信号,代表你打算深入探讨细节。”

这就是他的做法。其实,和我合作的上市公司几乎全都遵守这种结构。最好能发出信号,告诉观众现在是问答时间了──即使他们其实也不打算发问也一样。开始回答他们最可能提出的问题;另外也可以告诉他们其他有趣的资讯,等他们完全理解概念后,这些资讯就会变得更有趣,也更有价值。

从三分钟法则得到的每一条价值陈述,终于能派上用场了。

如果提案完后先不讲话,各位会发现接下来的时十五秒内,会出现这场简报中资讯最丰富,也最重要的互动。从观众的第一个提问,就提供了所有必要的讯息。千万要注意那些第一时间的提问。

搞定了!各位解决了最初、最棒和最有强大的三分钟,万无一失地掌握了三分钟原则。对全世界释放它的威力吧!

我最不愿见到的,就是我们千辛万苦打造的成果,竟然被简报投影片抹灭。相信我,这种案例多不胜数。

<本文摘自:简短却强大的3分钟简报:好莱坞金牌导演教你“WHAC法”成功提案,用最短时间说服所有人,采实文化提供。>

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责任编辑:曾晏均

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