目标设定在自己能力的80% 达成效率加倍

作者:朴大辉 /译者: 杨筑钧

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编者按:时间管理”之所以对多数人而言那么困难,是因为大部分人都不知道,时间管理其实是种“自我管理”,如果不能养成珍惜时间的态度,即使再怎么管理时间,还是只能原地踏步。多数人的时间管理,只做到表面,总是效果不彰、被进度追着跑,其实,真正的时间管理,不在“管理”,而是“态度”!

彻底执行80%的计划

计划由工作和休息组成,只有适当且均衡地协调好工作和休息,计划才能顺利进行,效率也会提高。为了消化许多行程,我们要在适当的时机稍作休息根据把休息放在哪个位置目标的达成和效率也会有很大的不同

那么,在制定计划时,以什么单位来制定休息时间比较好呢?虽然每个人的情况可能不同,但最好以周为单位来制定计划和休息,以周为单位来分配该做的事情和制定计划有许多优点,让我们先来了解一下制定有力一周计划的3种方法吧。

1.设定“段落节点”

一周的开始因国家而异,美国从周日开始,英国和中国从周一开始,伊斯兰国家则是从周六开始。国际标准化组织(ISO)规定周一是一周的开始,因此制定一周计划时,我建议从周一开始。周一到周六努力工作,周日则好好休息,比起休息完再工作,工作完之后再休息会更有效率,因此一周定为周一到周日。

例如,假设K决定一年读50本书,一个月读4本~5本书即可;如果以一周为单位进行计划,一周看一本书即可。如果这周要读的书分量是300页,那么一般人就计划分为7天,每天读43页,但如果当周有约会,那天就读不了书。而这些事积累起来,计划就会渐渐消化不了,一直拖延下去。

随着小计划的失败,接着会出现破坏大计划的骨牌效应避免这种骨牌效应的方法,是在制定计划时,只分配周一到周六要做的事周日则什么都不做,让自己在周日可以休息计划里把300页的分量分成6天,每天读50页,如果周三突然有事而无法读书,就把这个计划挪到周日即可。

像这样制定计划时,制定周期最好以一周为单位,并空出周日,以便有剩余的时间来遵守未完成的计划,如果周一到周六都遵守了计划并顺利完成,那么周日就是提供给一直以来努力的自己甜蜜的休息时间,只有这样,我们才能在下周更加热情地完成工作。

2.以“任务”为主来拟定计划

人们通常以两种观点来制定计划,一种是以“时间”为中心,另一种是以“任务”为中心。大多数人在“时间vs.任务”的选择中,都以“时间”为中心来制定计划和安排日程,而此种形式,会使计划随着时间的推移而受到很大的影响。

因为我们每天的状态都不一样,昨天早晨的状态和今天早晨的状态以及明天的状态都不同,而根据状态的不同,同一时间能完成的工作量也会有所不同。另外,当我们以“时间”为中心来制定计划专注度就会改变

例如,有一个学生计划9:00~10:00读数学,10:00~11:00读英文,11:00~12:00读国文。他在9:00开始读数学,解数学题的时候看了看手表,还剩半个小时。坚持了半个小时之后把题目解完,但数学的作业一结束,英文马上等在后头。他的大脑渐渐感到疲倦,读完英文之后,又马上要读国文,他只能撑着等待时间过去。

相反地,如果以“任务”为中心,可以制定30题数学、5题英文和10页国文课本的计划。如果他在40分钟内解完30题数学题,那么他就可以在剩下的20分钟得到休息时间,享受了这20分钟甜蜜休息的大脑,在写英文题或读国文时,也会尽快完成分量休息,想着要快点把书读完,又可以进一步提高专注力。

因为这样的机制,比起以“时间”为中心,以“任务”为中心来制定计划会更好。但这并不意味着完全不要安排行程,而是将日程安排一个大致的时间就好。与其拘泥于时间,不如把焦点放在要做的事情上。

在制定和实践计划的过程中真的会有很多事情插进来,而把原来计划的事情都推迟了,此时如果是以时间为中心计划的话就会备感压力,但如果以任务为中心来做计划的话,就可以在其他时间段抽空处理即可

3.制定“80%”的计划就好

人生常常被比喻成马拉松,要想到达马拉松的终点,重要的是要以自己的速度去跑,不要放弃,坚持到最后,一开始太勉强去跑的话,中途就会放弃。计划也是一样,如果一开始就太过贪心,强行制定的计划很有可能会成为泡影。因此,平时制定计划时最好制定自己能力的80

如果一天能读50页书,目标就定为40页,如果书读得很流畅,可以读50多页,但是在某些部分因为理解不清,有时会比想像中需要更多的时间,为了这种时候,我们必须制定80%的计划。

如果能够背诵10句英语会话,就只计划背8句,如果可以打100个壁球,就计划打80个,而且要坚持下去。不需要多做持续去做才是最重要的要每天坚持去做,安排没有压力的分量比较好之后再逐渐增加分量

如果急于尽快成功,反而会做不好事情,导致计划的失败。而且,当计划和日程过于紧凑,每次看到计划就会备感压力,心情也会变得沉重。相反地,如果计划完成80%左右,就会认为“还可以”,则能以愉快的心情持续执行计划。

但这并不意味着在任何情况下都只计划80%,在紧急而重要的瞬间应该计划120%,并倾注应拿出来的能量为了关键时刻投入120%的能量,平时就要坚持实践80%左右的计划,培养自己的毅力、耐力和执行力。当生活中关键时刻机会降临,为了让机会变成自己的东西,平时就要建立好基础,培养足够承担机会的实力。

只有现在跑得快或跑在别人前方,绝对不是好事;尽管现在看起来有点慢也没关系,因为最重要的是,你能否在最后关键的一刻抵达自己想要的终点。

网站专文)

<本文摘自《想做的事都做得到的时间驾驭术:人生时间盒、时间收据、人生兑换券……20种时间管理法宝,让你分秒不浪费,拒当时间贫民》,采实文化提供>

●影响你职场生产力的5个时间管理误区
●时间管理的六大误区
●改变穷忙的时间管理三妙诀

责任编辑:曾臻

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