编者按：你开会时遇过这些情况吗？为了决定某件重要议案，把众多相关人员召集到会议室。每个人都拿到一叠似乎永远看不完的会议资料。只有少数人发言，几乎都是主管。花很多时间高谈阔论，却没有达成任何决议。只好再找时间开会讨论……在亚马逊，这种没效率的会议绝不可能发生。
以叙事法撰写报告
亚马逊会议禁止制作条列式报告
最常见的会议报告，就是PPT简报里以条列式注明要点的形式。边使用投影机放映资料边进行说明，对于简报者而言，制作上不会太费力，听者也能听取准备好的内容，因此非常多企业及团体采用这个方式。
然而在亚马逊则几乎看不到PPT简报或条列式的会议报告。这是因为亚马逊规定会议报告必须以叙事法形式书写。通常是以Word制作，印好之后在开会时发放。一个走在数位科技前端的企业，竟然多半使用文章形式的报告，或许会令人感到意外。
而且这份报告，通常在开会前或会议时才发放，所以无法要求与会人员事先读过报告。因为报告制作的必要条件是“必须写出当场阅读就能理解的文章”。
良好的报告要让任何人在任何时候都能正确理解
为什么亚马逊会禁止以重点条列或PPT简报当作会议报告呢？原因是一旦以重点条列的方式来写，阅读时容易因人而异，产生不同诠释。
另外，发表者也常会穿插说明种种想法及研究，日后要回想完整内容几乎是不可能任务。我想你应该也很难钜细靡遗地回想上周开会的内容。
这个缺陷在重点条列的PPT简报更加明显。
例如PPT简报上写着“提供最佳的顾客体验”，简报者当天口头说明了具体要做什么来达到这个目标，而所有与会人员也都听到了，但日后重新检视这份报告，或是其他没有与会的人看到这份报告，又会是什么情况呢？通常会发生“我记得说了这样的内容吧？”“要表达的应该是这个意思吧？”等任意解释的情况，难以丝毫不差地接收报告原本的讯息。
这些误解，即使一开始只是小小的偏差，却很有可能随着时间经过而产生极大的差距，最后造成难以修正的巨大偏离，无法达成预定成果。
在小规模的组织中，每天见得到彼此，能够随时确认职场的状况及彼此的想法，应该比较不会发生这样的问题，但是随着组织规模变大，彼此的状况不再那么显而易见，无法频繁地一一确认。
我想亚马逊在公司规模还小时，应该也不是那么在意沟通的形式。当时常使用PPT制作会议报告，也采用重点条列的方式。然而随着成长为国际化企业之际，员工大幅增加，组织内部的沟通不再那么容易，其中的弊病也无法视若无睹。
因此，亚马逊在二○○六年左右开始规定会议报告禁止使用条列式，必须使用叙事法书写。换句话说，就是订下以文章形式来表现的规则。
贝佐斯整个星期要经手的报告想必超过数十件，因此条列式所衍生的问题，他应该比其他人更感到困扰吧？
简报降低开会效率
除了内容会偏离以外，PPT简报的条列式报告还有一个问题。
要写好几页的文章，是相当劳心劳力的工作，如果是条列式的PPT简报，比较容易立刻完成。不需要在意页数，把想到的内容列举在投影片上，开会当天再一边播放投影片，一边加上适度的口头说明即可。换句话说，有可能是急就章而完成报告。
但是，要好好写出一篇文章，在阅读时能够前后逻辑一贯，避免自相矛盾，必须从一开始就掌握住一致性。因此，必须反复推敲斟酌，使用正确资讯并重复校对。
撷取精髓内容整理成文章，要重写数次。想必贝佐斯也是期待这样仔细检讨推敲的过程，因而制定这个规则。
报告最重要的是内涵，而不是外观
此外，为了使PPT简报看起来美观，很多人会花心思加入动画效果。就算只是条列文字，也可以藉由逐行出现的动画，吸引观看者的兴趣。
但原本就很厌恶做白工的贝佐斯，或许觉得加这些动画只是浪费心力。
禁止使用PPT制作会议报告的规则，可能也是基于贝佐斯认为“不需要华而不实的报告”的想法吧。
COLUMN
没有写文章的能力就进不了亚马逊
因为亚马逊要求必须以文章的形式写会议报告，所以理所当然亚马逊人需要具备写作能力。但是，亚马逊并未特地实施商业文书写作研修等训练，因为在录用前就已经先筛选了。
刚开始禁止条列式报告时，多数员工原本就不太擅长写文章，据说连贝佐斯也常抱头苦思。因此，后来在录用新进员工时，文章写作能力就成了筛选的候件之一。应征者必须写文章，若是写作能力太差就会被淘汰。
被录用的人，从日常的实际工作中，参考其他人写的文章，透过重复书写练习，来熟练身为亚马逊人必要的文章写作能力。
（网站专文）
<本文摘自《亚马逊会议：贝佐斯这样开会，推动个人与企业高速成长，打造史上最强电商帝国》，三民出版社>
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责任编辑：茉莉
