愈忙愈有效率 领导者11个时间管理的技巧

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【大纪元2022年05月17日讯】(John Hall撰文/大纪元记者吴约翰编译)推动业务带领公司成长是企业主或领导者的主要职责,需要投入时间全力以赴。因此,管理好时间十分重要。

这是否意味着需要完成所有的工作呢?其实不然,那反倒不切实际。在一天结束之际,您应该感到心满意足,而不是筋疲力竭。

以下是领导者需具备的时间管理技巧,你会发掘一些新方法(或提醒)用来平衡你的职责。

1. 行事历保持最新

领导者通常很难拒绝会议邀请,拒绝邀请好像有点违反常理。然而仔细想想,您可能会讶异许多一周前参加过的会议其实没多大用处。

相同概念也能应用在行事历安排上。例如,两年前为了建立网络联系,参加了本地企业的聚会,这是有道理的。但现在比以前更忙碌了,聚会和重要的工作相冲突;又或者,你已习惯业务成长时身兼数职。但现在已有更大的团队在运作,你可以卸下一些职务交给他们。

定期检视行事历,删除不属于优先顺序的事项,这样每日的行程就不会凌乱。甚至你会讶异多出了一些空闲时间。还有一个额外的好处是,向浪费你时间的人“说不”变得更容易些。

2. 根据议程行事

哈佛商学院有一项研究,针对平均13亿美元上市公司中表现最优秀的27位CEO进行全天候追踪。在行政助理协助下,研究耗时三个月,追踪超过6万小时。研究目的是分析如何更有效利用时间,并提供建议。

我不打算在这讨论整个研究结果。我只想强调一个事实,就是这些CEO都是根据议程(agenda)行事。

哈佛商学院教授麦可·波特(Michael E. Porter)和尼汀·诺里亚(Nitin Nohria)指出,“CEO监督许多组织单位和工作流程,还要做各种各样的决策”。“我们的研究发现,他们都有一个明确的个人议程,而且大多数的高管都有”。明确规范的议程有助于CEO最大限度地利用有限的时间。因为优先需要处理的事务若没有议程就很难完成。

好的议程协助CEO决定未来几个月,甚至几年内需要优先执行的事项。教授补充说,“议程不是单方面的,应是多元的,包含更广范围需要改善的事项和需要解决的具体问题等。完整的议程将有时效性的目标与更多尚未安排的重要事项结合在一起”。

研究作者建议,“时间的安排应配合CEO最需优先执行的事项,这点非常重要,我们建议CEO每季回顾一下前期的日程安排,是否与他们的个人议程相配合”。 “CEO也应根据当前的情况更新议程”。

3. 时间资产和时间债务的概念

企业家苏姜·帕特尔(Sujan Patel)接受时间管理网站RescueTime访问时表示,“时间管理的关键是从时间资产和时间负债的概念看工作的安排”。什么意思呢?

“意思就是说,哪些工作能帮您省时,哪些会耗费时间?”尼科·普林斯(Nico Prins)在文中解释到。

属于“时间资产”的工作,投入成本通常较低,但未来却能节省更多时间。这些工作可以透过简化流程、工作自动化或委派达成。

属于“时间债务”的工作,问题在于它们难以估算。通常有两种情况:

. 工作必须一直投入时间去做,难以精简。多数这些工作都是必须要做的,但其实可以用自动化或委派的方式代替,例如回复电子邮件。

. 工作衍生出后续更多需要维护的工作。典型的例子就是工作一开始没有做对,以致于接下来需要重做或采取补救措施。

苏姜说,应留意潜在时间资产不要变成时间债务。例如,委派工作却没有提供充分的指示。

人往往容易预设立场,以为别人也跟自己一样的想法。普林斯补充道,结果产生很多模糊的灰色地带。

避免这种情况,苏姜建议提供对方详细、准确的简要说明,只要多这样一个小小的举动,就能将潜在的时间债务变成时间资产了。

4. 正确的工作顺序

多数人容易落入相同的陷井:耗费太多时间在容易处理的事务上。例如,回复电子邮件、整理电脑档案和办公桌等,虽然完成后会让你感觉很有效率,然而,它们却不是最重要、最紧急的事。

基于此,很多人相信早上第一件事应该先找出当天最重要的事优先处理。因为早晨精神好,思考比较灵敏,是处理要紧事务的最佳时机。

一旦你完成了“必须做”的事务,你就可以接续完成“有做也不错”的事情。

5.减少“幽灵工作量”

网站《行事历》作者蒂安娜·里奇(Deanna Ritchie)在文章中写到,“幽灵工作量”这个词首次由玛丽莲·保罗博士(Marilyn Paul, Ph. D.)和大卫·彼得·史卓(David Peter Stroh)提出。“幽灵工作量”是指“为了应急而采取没有效率的捷径,或是为了逃避真正重要的事而不经意多出来的工作量”。

幽灵工作量包含一些复杂的工作如:

厘清什么是使命、愿景和价值
提出模棱两可或不切实际的问题
辨别与解决冲突
厘清与简化决策过程
提出率直、积极的反馈
制订哪些人应奖励或惩戒
导入创新的项目
对需要撤资的计划或项目做出决定

蒂安娜说,“如果不处理,幽灵工作量会衍生各种不良的后果,如重工、会议效率低、组织冲突和人际关系分裂”。 此外,幽灵工作量也会造成时间的浪费,因为您必须“一而再,再而三地处理相同的问题”。最终,幽灵工作“导致更大的压力,更不情愿或无力从事艰难的工作”。

如何消除幽灵工作量?蒂安娜提出以下建议:

. 设定有限且务实的目标
. 前一晚计划好
. 保护好时间,减少分心、不接受全天候待命工作的要求。
. 透过委派请求帮助
. 使用正确的工具。例如行事历简化排程,可减少来来回回的沟通。

6. 减少琐碎决策

研究“决策导致疲劳”的心理学家,同时也是撰写《意志力:重新发现人类最强大力量》(Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength)的共同作者罗伊·鲍迈斯特(Roy F. Baumeister)表示:“做决定所使用的意志力,与你拒绝甜甜圈、毒品或非法性行为相同”。

以举重为例,当您举起的次数达到肌肉不堪负荷时,要再撑下去或是放弃,这时你的意志力跟决定抵挡诱惑或屈服是相同的。

鲍迈斯特对《纽约时报》表示:“同样的意志力,表现在你惯于以礼待人、耐心排队、勉强自己起床,甚至延迟上洗手间”。“当你做正确的投资或招聘决策能力降低时,可能只是因为你稍早消耗了一些意志力回应他人冒犯性的言论或是为了准时抵达会议场所费了一番波折所致”。

有些优秀的企业家和领导者,为了保持头脑敏锐,减少做琐碎的决定,每天都穿同样的衣服上班。当然您大可不必做到那种程度,但请关注大局,别在意一些小细节,。

7. 避免限定25分钟会议

丽贝卡·牛顿(Rebecca Newton)在商业杂志《富比士》里写到,“一般会议的时间都太过冗长,且议题分散”。“有人提倡会议时间最长不超过25分钟(左右)”。

牛顿补充,“这种看似速成方案,可能有碍协作和创造力,有时候团队需要较长的时间脑力激荡”。可以要求经理时常检视、确认合适的与会人员,鼓励与会者“私下”对话沟通,确保能针对问题的根源采取行动。

8. 不重复做相同工作

安迪·杭特(Andy Hunt)和戴夫·托玛斯(Dave Thomas)1999年出版的书《程式设计师实用手册》(The Pragmatic Programmer)中提到一句:“不要自己重复”(DRY, don’t repeat yourself)。根据书中的定义,DRY要求“每则知识在系统里,都代表单一、明确、权威的意思”。

DRY技术在软件工程的应用可减少程式编码重复。编码人员在需要时,可重复利用已有的资源(又叫程式码片段,snippets)来简化编码。这就是使用“不要自己重复”(DRY)这个名称的由来,网站《行事历》联合创始人兼首席执行官约翰·兰普顿(John Rampton)解释。

兰普顿补充说,“DRY除了节省时间外,多次编写相同的东西,也可减少人为出错的空间”。 “毕竟,你曾出错一次,也可能再错一次。而需要做修改时,只需改一次(以后又能重复使用)”。

总之,编码越少越好。这样可以节省时间和精力,也容易维护。出现错误的风险也更小。

那么,领导者如何利用这个概念来管理时间?请先找出自己哪些地方有重复,就像处理幽灵工作量一样。

首先,每天记录工作日志持续一至两个星期。然后,追踪你的时间运用情形至少一个月,这样比较能有概念。这个方式能看出自己是如何使用时间。此外,你也能从中识别一些不常发生的事情。

“现在你大致能综观工作的全貌”,约翰说,“接下来,您需要决定哪些工作最适合DRY”。理想的情况是,找出哪些是瓶颈、痛点、耗时的工作和重复的活动等。之后,你可以归纳出模板,哪些日常工作可以自动化处理,或将特定工作委派给他人。

9. 应变措施

领导者在一天的行程中经常被中断是常态。加上有时急需灭火,议程安排也可能在最后一刻变动。身兼重任的你,一不小心很容易因为这些突发事件分心而影响重要事情的处理进度。

设置应变措施可以因应突发状况发生时,应该采取什么样的应变措施。为什么?如此可以减少领导者的工作量,允许员工独立作业。要求团队寻找解决方案,你就不用事必躬亲,重新安排日程的优先顺序。

例如,重要客户威胁要将他们的业务转移到别家公司。发生这种情况时,你可以要求业务伙伴接手安排团队会议因应。

10. 关闭自动通知功能

不让电子邮件控制您的生活。

我相信你已经听过无数次这项建议,当然还是值得再三强调。根据奥多比系统公司(Adobe)的一项调查,人们平均每天花3.1小时发送和阅读电子邮件,累计每周15.5小时,加总一年长达惊人的20周!

在每天的行事历中安排固定的时间阅读和回复信息,这点很重要。此外,整天也要避免受到自动显示的来信通知和弹出式广告而分心。以我个人来说,我一天看三次电子邮件:早晨上班前、午餐后和下班前。

此外,如果您不想在白天随时查看收件箱,请关闭推送通知和提醒。另外,为避免在半夜或清晨查看手机,请在睡前关机。

再者,请确保同事和员工知道何时可以透过电子邮件跟你联系,例如,你可以共享个人日程或安装“不在办公室”自动回复讯息。记得告知周遭同事你只会在某些时间回复讯息。在你“离线”时,只有“紧急”事件才能联系到你。

11、提前规划授权

作为领导者,授权是管理好时间的重要方式。领导力在于决定谁有能力去做什么,委派工作给相关人员处理时,同时也安排好这些工作的优先顺序。在委派任务给员工时,请先考虑员工的专长和能力。

此外,请勿微观管理(小事细节都要管)。当您把工作交派下去时,让他们去执行,即便他们的作法跟你有所不同。

专家唐·雅各布森(Don Jacobson)建议在初期委任会议期间,安排进度回报或后续追踪的对话,以优化时间管理。如此,你可以和员工一起规划日程安排,双方就有默契何时需要再碰面讨论了。

转载自《行事历》(Calendar)

行事历(Calendar)扮演核心资料库角色,给予技巧、建议、新闻信息,协助规划、运营和拓展事业。请参阅公司博客网站介绍: https://www.calendar.com/blog

原文:How Industry Leaders Manage Their Time刊于Calendar网站。

责任编辑:茉莉

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