【大纪元2022年05月06日讯】（Andre Oentoro撰文／大纪元记者李怡雯编译）新冠疫情爆发以后，居家上班的工作模式迅速普及，对有些人来说，甚至已经变成新常态。有些人喜欢这种弹性的上班模式，觉得在家工作可以做得更快更好。
居家上班的难题
不用通勤上下班，不用花心思穿着打扮，没错，穿睡衣就行了。
不过，有些人觉得在家上班容易分心，工作效率会打折扣。无论你是否喜欢在家上班，在执行你个人或团队任务的过程中，总会面临一大难题：沟通效率不彰。
在家上班碰到沟通不良的问题，的确令人懊丧，尤其那些第一次远距工作的人，可能更不知所措。不过这是可以理解的。当大家都不在办公室时，要想达成共识，维系合作关系，总得多花点心思才行。
本文将介绍几个简单实用的方法，让你在家上班也能顺利沟通。
在家上班为什么沟通那么重要？
在家上班你就没机会在茶水间遇到同事，闲聊几句。而且，不能面对面接触，同事之间就无法频繁互动与了解彼此状况。
难怪Buffer（一家社群整合服务公司）一项调查发现，居家上班者遭遇的最大难题就是合作与沟通。
在任何环境中，沟通都是一项重要技能。和同事保持联络并建立互信非常重要，如此你的工作效率会更高，团队生产力也会大幅提升。
居家上班若能保持沟通顺畅，不只团队成员可以合作无间，你也会有强烈的归属感，觉得自己是团队不可或缺的一员，不会感到孤单。
上过班的人应该都知道，工作中最令人满足、最有意义的事情就是，你知道自己是公司不可少的一员，你知道有人珍惜你、重视你、尊敬你、喜欢你。
当员工感到自己受重视，工作又能畅行无阻时，他们的生产力就会迅速提高，形成一个高绩效的团队——这是企业迈向成功的关键。
问题是，如何在远距情况下建立有效的沟通模式呢？
远距沟通与面对面沟通差在哪？
要解决居家上班的沟通问题，必须让异地员工能够互相联系，这通常靠科技来解决。
但是，远距沟通却有一个问题，员工用传讯对话，较难体现人性，也较难以预测。而且，因为这种沟通没有声音，没有肢体语言，所以很难知道对方真实的反应。
相较之下，面对面沟通要容易得多。
由于远距沟通有较多限制，重要资讯常常无法精准传达，讨论内容有时容易遭到曲解或误解。
也难怪说，远距沟通是多数居家上班者的最大难题。
因此远距沟通不仅仅是技术层面的问题，要做到精准传达讯息，团队成员都必须学会准确、专业地传达讯息，同时要有耐心、同理心，并且够细心。
换句话说，远距沟通要达到最佳效果，就要多下功夫多用心。
掌握6大技巧，解决远距沟通问题
你可以把居家上班当作一个学习沟通的机会。每个员工都需要透过沟通，才能了解各自的工作期望值、怎样与团队互相配合，或者在家上班还要持续多久等等问题。
以下提供6个实用技巧，帮助你克服远距沟通的各种问题。
1. 设定工作目标、期望值和界限
在家上班会碰到各种意外状况和不确定因素。在家上班没有严谨的时间表，各团队成员的工作进度也不太可能完全同步。
因此，设定团队的目标、期望值及界限，这一点非常重要。务必让每位团队成员了解彼此的工作进度和首要任务。
最好把你在岗的时间告诉同事，同事才知道何时能找到你，并能及时得到回复。你也可以使用电子日历来简化时间表，提升办事效率。
如果你在跨国公司分部上班，你还要注意时差问题，因为你的同事可能在不同时区上班。
与同事沟通一下团队要如何运作、采用什么通讯管道，以提升居家上班效率。例如何时该用视讯通话、多久交流一次。
有新进员工时，你可以提供培训视频或介绍短片，让他们了解公司文化、远距工作模式等等事情。
远距沟通做得好，可以减少同事之间的压力和误会，同时也能帮公司节省技术设备及办公设施的成本。
2. 善用通讯工具
拜网路和科技之赐，我们有海量的通讯工具可以使用，只要在电脑上点几下，就能与同事联系上。有了这些工具，沟通变得轻松无压力。
但你要知道，每一种通讯程式都有讯息通知的功能。你使用越多种程式，讯息就越多，一大堆讯息会令人吃不消。换句话说，通讯程式装太多，压力其实更大。
所以，简单一点比较好。同一件事不要使用太多通讯工具，可能的话，从头到尾只用一种，数量越少越好。
公司主管有必要了解员工的喜好，例如，有的员工可能喜欢较人性化的即时聊天工具，有的则喜欢案件管理软件中的传讯功能。因此，主管可以采用多数员工最爱用的通讯工具。
与此同时，你也可以考虑去了解每位同事的喜好，假定其做法都是最好的，然后试着以投其所好的方式与他们沟通。或许你还可以考虑这么做：在你写好一则讯息后，花点时间好好再看几遍，确认你对内容了若指掌后再发出去。
这样做似乎很累人，但好处是能让对方迅速回应你，你们的对话也会变得更精确、更口语化。
3. 传讯要清晰、简洁、一致
有效的沟通应该做到清晰（Clear）、简洁(Concise)、一致( Consistent)。这么说吧，远距沟通有没有效率、够不够精准，重点不在通讯工具，而在讯息的品质。
清晰的沟通应该简明扼要，务必让对方明白你的目的，他们才能准确回应你的问题，并采取正确行动。
简单、直截了当的讯息也能省下澄清和解释的时间。在你讯息发出去之前，应该多加琢磨，以下是几个重点：
◎ 用简短、直接的句子；
◎ 交代事件的来龙去脉；
◎ 表明你需要什么、期望什么；
◎ 表明你想要对方做什么；
◎ 附上重要的相关资讯链接；
◎ 必要的话，可以提出建议；
◎ 要注意你的用词和语气。
当然，写讯息是有技巧的，也是需要磨练的。还有一点要注意，讯息内容不要太过咄咄逼人，但也不可含糊不清。
4. 定时上线
在家上班由于见不到同事，所以你就少了很多社会线索（social cues，指人的视线、表情、声调、肢体语言或暗示）。
你与同事互动变少了，有什么问题时，你只能假定同事不知道状况。
所以你应该设定每周的固定上线时间，才能与同事持续互动，了解彼此的状况。这一点很重要
你也可以利用定时上线来反馈意见，或提出工作上或管理上的忧虑和疑问。这也是远距工作时减少误解的一个有效方式。
5. 拒绝“超级连结”（hyperconnectivity）
公司可能希望所有员工都能掌握最新进展，同时，在瞬息万变的网路时代，大家也会不断注意大大小小的讯息，时时待命保持联系。
然而，远距上班虽然有必要与团队保持联系，但不代表你必须一周7天、每天24小时全天候的与他们传讯对话。这会导致“过度沟通”。
太多无意义的虚拟会议、大量的即时讯息、通讯软件没完没了的通知与提醒，都会降低你的工作效率，快速耗光你的精力。
过度沟通弊大于利。你会把时间、注意力和精力耗在不必要的资讯与互动上。你的确很忙，却忙得没什么意义。
无论如何，你都要给自己和同事一个喘息空间，才能把心用在更重要的事务上。
6. 偶尔闲聊几句
通信工具不要只用来谈公事。当然，谈公事是最主要的，对你的工作绩效也是最重要的。
但是，与同事亲切的闲聊几句也很重要，就像你在茶水间或午休时与同事聊天一样。
闲聊是培养同事情谊的好方法，如此你与团队关系也会越来越好。
毕竟，当你感觉与同事彼此越来越了解时，合作起来就会更加容易、更加有劲，对吧？
因此，与同事交流时不一定都谈公事。或许你也可以请求公司开设一个平台，专门给员工闲聊用。
你只要记得何时可以闲聊、何时该谈正事就行了。
你也可以要求公司定期举办一些好玩的团聚活动，拉近彼此距离并促进团队向心力。
结语
居家上班面临的一大挑战就是无法面对面沟通。每个远距工作者都知道，居家上班缺少了办公室那种人际互动与情感交流，因此容易感到寂寞，甚至有被孤立的感觉。
而且，居家上班也改变了同事之间的沟通和友情维系方式。所以，你和团队同事必须更积极主动地交流，才能在执行每个案件时都能达成共识。
看过本文的远距沟通技巧，现在你应该知道该怎么做最好了吧！
转载自《行事历》（Calendar）
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原文：6 Ways to Communicate Effectively While Working From Home刊于Calendar网站。
责任编辑：沈少棋
