时间管理达人:重叠时间配置法

吕宗昕

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重叠时间配置法—《关键下一秒》的分身
分身,只有出现在武侠小说及科幻电影的虚拟世界里。
同时分工,则出现在优秀管理者的真实世界中。
同时分工,会帮助自己制造有效的分身。

关键下一秒

克里斯强森是个天赋异禀、能预见未来的奇人。

他的超能力引起学术机关及医疗单位的高度兴趣,但他不愿被当成实验室里供研究用的“白老鼠”,便藏身于拉斯维加斯的赌场,以赌博及变魔术维生。

恐怖组织扬言将引爆核弹,引发全世界的大恐慌,美国联邦调查局在束手无策之下,只好求助于强森。他反复长考,经过一番天人交战后,终于答应以自身预见未来的能力出手相助…

这是科幻大师菲利浦狄克的短篇小说《关键下一秒》的情节,后经改编为同名电影,由影帝尼可拉斯凯吉主演,在全球创下票房佳绩。

在电影中,强森为了在定时炸弹爆炸前,即时找到被歹徒绑架的女主角,便发挥他的超能力,让自己迅速分身,一分为二、二分为四、四分为八地快速“复制”,每个分身各司其职,分别识破敌人的陷阱与机关,终于直捣黄龙,即时救出女主角。

工程师的一天

在工作极度繁重、已无法招架时,你一定十分渴望能有许多“分身”,帮忙分担原本做不完的工作。

当然在真实世界里,我们没有超能力,也不可能复制“分身”,但是可以利用“同时多工”的概念,替自己制造更多的时间,准时完成主管交办的工作。

杰生是一位研发工程师,负责新产品的筹画设计与特性分析。在三月的某一天,他要做的事情及预估工作时间如下:

元件特性分析测试实验—两小时
撰写测试报告—两小时
从台北至高雄出差—两小时(搭高铁)
高雄分公司会议—两小时
汇整会议资料—两小时
从高雄回台北—两小时(搭高铁)

将上述所有预估工作时数加总后,所得数值为十二个小时。以一般的上班时数来看,若杰生不拚命熬夜加班的话,绝不可能在一天之内完成。

但若稍加改变思考模式,将会发现可安排出完全不同的工作日程。

参考左图可知,如果他在搭乘高铁前往高雄的途中撰写测试报告的话,当抵达目的地时,报告已经撰写完毕,故可让两件事情在同一时间完成。

在分公司开完会后,如果在搭高铁回台北的途中汇整会议资料的话,当高铁驶进台北车站时,他又已完成了会议报告。

依照上述建议的工作程序,杰生可以将工作时间大幅缩短为八小时,等于节省了四个小时,无须熬夜加班,即能做完所有事情,可以准时下班,轻松回家。@

摘自 《时间管理黄金法则》 商周出版社 提供

(http://www.dajiyuan.com)

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