Chapter 8让E-Mail传达特质与专业素养的11个妙招
Eleven little tricks to give your E-Mail today’s personality and tomorrow’s professionalism.
以E-Mail表现个人特色
我经常觉得奇怪，为什么有人喜欢使用E-Mail信箱中的自动回复功能寄发休假通知（out-of-the-office messages），因为此举是将自己从活生生的人类降级成没血没肉的机器人。下面是封我最近接到的同类邮件，与其他休假通知没啥不同，只是名字改了。
这是一封自动回复的电子邮件，本人目前正在休假，4月1日销假上班前都无法与你联络。谨此通知，本人已经收到你的电子邮件，在本人返回工作岗位之后，会依正规程序回复。
如果你在本人休假期间需要立即协助，请与本人的助理吉娜．盖诺伊德联络，分机702，她应该会协助你。
如果你是垃圾邮件发送者，请将本人的资料从你的通讯录移除。
萝贝塔．机器人 敬启
拜托，萝贝塔，有血有肉的人才不会写这种东西！丢掉那些无聊的格式，写一封道道地地的电子邮件吧。
让我们仔细分析一番
“这是一封自动回复的电子邮件”
好一个开头，只是没有人想看这种电脑处理的冷冰冰回信，“自动回复”这种字眼尤其糟糕。
“本人目前正在休假……”
谁都看得出来你“正在”休假。
“……无法与你联络”
你是不是到一个遥远的国家打仗，不幸遭到俘虏，还被单独监禁，因此完全与外界断绝联络？万一有什么紧急事件呢？“无法与你联络”给人的感觉很糟糕。
“谨此通知”
好像是法院的传票。
“在本人返回工作岗位之后”
现在还有人这样说吗？“等我回来之后”不就可以了？
“本人会依正规程序回复”
“正规程序”要等到什么时候？下个星期？下个会计年度？你是不是在暗示我，你必须先回复一长串比我重要的人，然后再来处理我的邮件？
“如果你在本人休假期间需要立即协助”
首先，“协助”太文绉绉了，大部分人会说“帮忙”。不过“帮忙”其实也不恰当，因为寄信人需要的未必是“帮忙”，可能是为了别的原因而与你联络，所以只要说“如果你在我休假期间有任何需要……”就可以了。
“请与本人的助理吉娜．盖诺伊德联络，分机702，她应该会协助你。”
“应该”会协助我？拜托请改成“她将会协助你……”，如果吉娜有困难，她自己会告诉我。
“如果你是垃圾邮件发送者，请将本人的资料从你的通讯录移除。”
十分愚蠢的说法。难道你以为垃圾邮件发送者拜读你这封电子邮件之后说：“噢，真糟糕，萝贝塔，你不希望我们再联络你了吗？好吧，我们会把你的资料从通讯录移除。”
人工智慧不如人性智慧
为了证明你是个活生生、会吃饭、会呼吸的人类，下回你休假的时候，不妨如此昭告各方：
感谢您的来信，我休假到4月1日，一回来就会与您联络。如果您有急事，请打电话给我的助理吉娜．盖诺伊德，分机702。非常期待回来后再与您联络。
如果你希望凸显自己的专业风范，但是又想多一点人味，邮件的主旨栏不要写“休假通知”，改成“我休假到4月1日”。
妙招71 写封人味十足的休假通知
明明就是一个有血有肉的人，为什么要模仿机器口吻？如果你只是要说“会发亮的不一定是金子。”又何必写成“所有会发出光芒的事物，未必全部都是黄金这类矿物。”
撰写休假E-Mail不必正经八百、拘泥格式，友善的口吻其实更讨喜，白话的休假通知并不会损伤你的专业风范。@(待续)
摘编自 《人见人爱的华丽社交》 美商麦格罗.希尔国际股份有限公司 台湾分公司 提供 (http://www.dajiyuan.com)
