随着电子邮件的发展，透过文章与他人交流变得越来越便利了。与亲笔书写一封信所需要的时间相比，使用电子邮件写一封信要来得轻松多了。这是为什么呢？首先，是因为不用太讲究文章的完成度也没有关系。把自己想不透彻的事情，透过询问对方的方式，来获得相关知识，从与对方一来一往的问答中，就能够一起决定某一件事。文章的表达方式与过往书信相比，也因为非常近似于口头用语，因此给人一种平易近人的感觉。
然而，这同时也有陷阱在里头。“简单轻松就可以”，“不等于即使难懂也没关系”。一旦松懈了书写文章时该有的警戒心，这篇文章对读者来说，将变得难以理解。而电子邮件最大的问题，便出在将这类型的文章大量且频繁地使用在双方一来一往的通信对话中。
邮件的基本原则是“让人理解”。不论是短短数行的文字、书写好几页的内容、官方回答、个人信件等，这个原则都不会改变。
在这边，跟各位介绍如何写出“让人理解”的邮件的秘诀，请牢记于心。
邮件就像“跷跷板”
你是否也曾有过这种经验：明明不是什么太困难的内容，但是收到的邮件却让人丈二金刚摸不着头脑。这封信让人难以理解的原因，究竟是什么呢？
决定文章是否好理解的关键因素，就在于文章作者是否有进行“思考”这件事。“思考”，其实是一件很麻烦的工作。写出让人难以理解的文章的人，他们把两件事搞混了，亦即“轻松地书写文章”与“不思考就写文章”这两件事。如果写文章的人省略掉思考的步骤，只会让对方看不懂文章内容导致难以理解，不过，相反地，写文章的人确实做到思考这一步的话，就能够写出不造成对方负担且好懂的文章了。这就好似跷跷板一样。
因此，当一个人写了一封电子邮件而欠缺思考之时，一定会让某处的某人伤透脑筋，苦恼于“这个人到底想要表达什么？”“他希望我做哪些事情呢？”的情绪中。
那么，一起来看以下具体的事例。
〈难以理解的邮件 例〉
主旨：“封面的熊”
给越智前辈：
我现在是在出差的地方给您发这封信，目前脑袋里一片混乱，写出来的内容可能会变得让人难以理解。
那个正在进行的企划案，我觉得有点不太行。我去拜访客户，首先他们看到了企划书便提出疑问:“以熊为封面，是不是跟其他公司撞图了？”
嗯，不过，除了这个以外，整体来说是没有问题，客户也都明白，我想那应该不是个太大的问题啦。
另外客户也提到了费用的部分。设计公司提出指谪说；通常设计案的价格应该要比我们开的价格高出一倍不是吗？
不过，到了明天，几乎一切都可以定案。我们公司的预算，一开始就设在比较低的价格对吧？ 的确，夏天发行刊物的时候，也有其他的设计公司提出相同的指谪。话虽如此，不过现在预算应该也无法增加了吧，设计师的工作干劲也会受到预算影响对吧？ 这样的话，不知道还能不能激发出好的创意点子呢?
一不小心就写得太多了，内容越讲越奇怪真是不好意思。不过，检讨公司的预算是未来必须要做的课题对吧?
田中 迷留
作者如果书写时不加以思考的话，写出来的内容就是如此典型地让人难以理解、让读者困惑的文章。为了要让内容比较好懂，一定要经过思考，这是不可或缺的过程。所谓思考，如果是在一个书写邮件的场景，那便等同于“做决定”这件事。跟着如下的步骤，一起来决定应该要如何做决定吧。
步骤一 决定你最想说的话
要让邮件明白好懂的最低限度的关键点在于，决定你最想要说的话并且将其写下来。田中先生的信件写了许多事情让人不好理解，但看起来问题点似乎是围绕在“预算”上面。
最后他写到“检讨公司的预算应该是未来必须要做的课题对吧”，这个充其量只是他个人对于现状的认知而不是自己的意见。“我认为预算有点低”，这样子的想法也还是略有不足。因此，必须要不断反复询问自己：“那么要怎么样来做呢？”至少要问到能够说出“由谁来采取什么样的行动”这答案为止。这时候，就要来决定下列事项：
一、我认为预算有点低，但是还是想要维持现状。
二、我认为预算有点低，所以想要增加预算。
三、关于预算部分，我自己实在没办法拿定主意，想要跟前辈商量一下。
四、关于预算部分，我自己实在没办法拿定主意，想要请前辈做决定。
三跟四看似好像没有一个结论，不过却表明了“自己无法决定”这件事，因而提出希望某人可以怎么做的建议。这样子，一个意见便成立了。
在紧急的邮件中，请把自己的意见明确地写在文章开头处。就算对方看到一篇冗长的文章，只要把最重要的事情放在文章一开始的地方，那么对方就不会错过重点了。
我先说结论，我想要请公司提高设计的预算费用。
用这段话做开头，就不会有问题了。
步骤二 决定论据
“意见／论据”原则即使拿到邮件中来看，也是一样的。把意见先写在文章开头处，接着只要说明合理的原因就可以了。
如果有好几个论据的话，请决定其先后顺序。简洁的邮件会让对方感觉亲切，因此，如果其中有一项具决定性的关键论述，那就可以尽量集中火力在那一点上。
若你觉得只有一个论述太薄弱，必须举出数个来加强的话，也尽可能浓缩数量并决定先后顺序后再来书写。以写论文来说，排列方式是先将排名顺序较后面的项目写出来，再来是较前面的项目，而在结尾部分制造一个具冲击性的结论，效果会很不错，以写邮件来说的话，把想要让对方知道的重要的事情写在前头，是比较谨慎且稳健的做法。与其他的写作方式相比，读者那方会比较轻松，也比较不会一直带着紧张感读完整篇文章。
回过头来看田中先生的状况，其论据也会根据他最后决定的不同而有所改变，亦即其论述将因选择上面一至四项的不同而跟着改变。
因为预算偏低，导致对方抱怨
从市场行情来看，公司内部标准偏低
预算多寡会如何影响所设计的商品
从这三点该如何来衡量，透过思维与讨论的过程，便能够整理出论据。
好的，完成这一步，也就是决定好意见与论据之后，大抵就是一篇“能够理解”的邮件了。
<本文摘自《从没想法到有想法的精准表达写作术》，方舟文化提供>
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责任编辑：茉莉
