小编语：在职场或学校里报告提案内容是常见的事情，但是要如何清晰表达、准确传达提案的讯息的确不容易，因为讲者可能没有说到重点，听者可能没听到要点，这样就容易模糊主题，或是没有与众不同的鉴别度。让我们来看一下资深电视制作人，也是高阶销售及简报教练布兰特．平维迪克（Brant Pinvidic）的建议。
做出好简报的十建议
1. 别拿简报投影片当讲义
如果我可以从整本书中挑一句出来，叫人念了之后照做，应该是这句话：别拿简报投影片当讲义。这样可以为世界省去许多麻烦。这绝对是我最常看到的错误。如果要发讲义或“后续资料”，必须要有明确的用途。应该在简报完再分发或提供。
讲义通常涵盖非常丰富的资讯，内容钜细靡遗且很有用途。我喜欢在事后拿到厚厚一叠、写满详细资讯、纸面又光滑的讲义。但如果拿这些绚丽的页面当投影片解释时，问题就发生了。这样既不好看，也不是恰当的形式。如果是要阅读才能理解的图表和数据，做成投影片也没有用。再者，如果放上的是观众无法阅读的投影片，内容小到看不清楚，所以无法讨论的话，就浪费了萤幕空间和机会。
别被自己的资料夺走观众的注意力。
如果给观众讲义，他们会先读。无论如何，千万别让他们在你说话时有东西可以看。就这么简单。如果你想放投影片解说一些内容或测试，那就把标题和结论以外的文字都删除，直接解释图表的来龙去脉。你最重要的目的，是利用投影片引导观众到你想揭露的重要资讯上。
这一点非常重要，所以我要重复一遍：在简报时，切忌发讲义给观众看。观众绝对会先看。他们会因此分心和不安，不把我们在流程、时机和结构所花的心力当一回事。如果你做了精美的讲义，最好的办法是先收起你的讲义，然后说：“我在简报完后会发给大家。”
简报投影片和讲义必须是不同版本。投影片的用途在于协助你简报；讲义则是加强你说过的话。这个规则很重要。
2. 谨慎使用动画、转场和字体
在即时通和社群媒体无处不在的世界，华丽的转场和飞行动画一点都不稀奇。大家都见识过了，不觉得有什么了不起。
如果这些特效不稀奇，那为何要用？“飞行”或“溶解”子弹句，能帮你传递讯息吗？并不会。所以请小心使用。除了点击画面让投影片出现外，我根本很少在换投影片时，使用转场效果，或帮文字加上动画。我之前说过，附加特色引不起观众的兴趣，只会暗示你太操之过急──这还是你运用得当的时候。过度使用特效、特殊或奇怪的花招，会严重分散观众的注意力。
使用花俏或多种字体时也一样。全球各大品牌，都尽量使用简单干净的字体，是有理由的。花俏字体只不过说明你太过刻意。我强烈建议各位在投影片中只使用一种字体，最多两种。现在软体的下拉选单，字体琳琅满目，所以大家很容易过度玩弄字体。
这是一个想看你出洋相的陷阱，千万别中计。
如果看到提案或简报中有很多图案特效、淡入淡出或草写字体，我会觉得对方可能是业余人士。别散发这样的讯息。
3. 如果用不到，就不需要放进投影片中
你不必把每件事，全用投影片或子弹句说出来。这是另一个常见的错误。说实话，我有时也难免犯这个错。我会在提案时，发现自己把太多重点或想法放入一项要点或投影片。我必须重新检查，问自己：“这一点能推动故事吗？”这是一个写作自省问题，激发编剧在剧本中的每个场景都要合情合理，因为编剧常会天马行空，写一些能营造个性或紧张感，或者真的很酷的场景，但实际上对推动故事发展一点帮助都没有。
规则很简单：如果用不到，就不需要。
只针对真正需要说明的想法或陈述，制作投影片和要点就好。所有放在萤幕上的投影片或重点，都要有原因。
4. 每张投影片最多只放六个关键词
不要写满文字和列点。一张投影片列出十四项要点毫无意义。如果列出所有内容，就是把观众的注意力，分散到投影片上。这时候的萤幕上的投影片，反而成了重点。
一张投影片别列超过六句重点。保持画面的简洁和思绪的流畅。如果你要改谈其他想法或部分，就用新的投影片。投影片千万不要逼观众读完要点。这些子弹句的功用，是强调谈话重点，而不是代你指出重点。因此，尽量依序把子弹句显示在萤幕上。要是在一张投影片上列出所有要点，才试着和观众讨论，观众会先看完要点。
不必写出完整的句子，子弹句的文法也不求正确。子弹句本来就不需要照字面解读。我列出节目提案的子弹句清单时，一定尽量在一行内写完。
• 句子不求完整。
• 简单扼要。
• 强调要点，而非指出要点。
• 简报投影片不是主角，你才是。
• 相信观众听得懂。
• 讯息会传递成功。
看起来我不断提到的便利贴吧？
没错就是这样做！
5. 最多十张投影片
如果你力行前四个建议，这件事应该就很自然。但很可能你还是坚持使用一些自认有必要，但其实很多余的投影片和概念。这条规则在三分钟提案或简报中，最多只能用十张投影片。超过十张就沦为展示投影片，而不是做简报。
三分钟后，你可能要对观众讲解一些或很多内容。如果我做的是专题演讲或长时间简报，我会尽量维持一张投影片，只讲一分钟的原则。
6. 别当读稿机
所有简报或演讲老师都会给你这项建议和命令：别当投影片读稿机。
千万别照着投影片念。但是我见过很多无法把三分钟简报投影片记下来的人，所以请容许我稍微放水一下。其实我提案过太多节目，有时我也没办法全部记熟。所以，我说别当投影片读稿机，不是要各位把内容一字不漏记熟。这是很棒的才能，只是不太重要而已。在理想的情况下，如果各位遵守十的建议，投影片会很精简，你们就不必照着念了。把投影片当作笔记，画面出现的要点或图片很有用，它们会提醒你想讨论的重点。
我发现这样能吸引观众的注意力，所以常在演讲时运用这项技巧。通常我会停顿一下，转身面对萤幕，再点击下一张投影片或要点。然后我会念要点，并解释来龙去脉。因为我的投影片和要点都很短，所以这就像一条天然页面导览路径，只是我把这个技巧用来引导注意力罢了──引导观众要看什么内容，同时带他们看下一段内容。
别当投影片读稿机，但你念的内容都该用来让观众以你决定的步调和顺序，了解每一项要点。
7. 一千项要点，不如一张照片
我看过萤幕上却完全没有字，但却是相当活泼有趣的简报。如果能让照片发挥威力，那会胜过一堆密密麻麻的文字。放一张仓库的照片再形容，好过写上尺寸和一堆设备清单的子弹句。
人类几乎能立即处理视觉图片，所以看到图片后几秒钟内，才会把焦点转到文字上。相较于使用文字，使用图片来推销概念效果好多了。有图片就不必使用文字。
话说回来，简单性和相关性也适用同样的规则。千万别在前三分钟用上三十张图片，也不要每个子弹句都放一张照片。应该放上能说明所有或多数子弹句的照片。应该把照片当成效果强大的图片，而非只是充版面。
8. 留白不可怕
投影片不必非有内容不可。我在专题演讲时，常会好几分钟只放通用图标或空白画面。我要再次强调，我会叫观众看那里及注意什么。我在简报过程中的每一秒都会这样做。观众没有时间、兴趣或机会，观看我不要希望他们看到的内容。当我没有直接对萤幕上的文字或图片发表言论时，萤幕上就不会有东西。这样就能在我说话时引导观众注意我，当萤幕有内容时就会专心看萤幕。这样会让整个过程更从容和聚焦。观众自然会希望你主导整场简报。
因此，请充分利用留白。如果在某些区域找到多余的图片或文字，那就放上图标或留白。你会发现留白后的那张投影片相当引人注目。千万要善用那一刻。
9. 调整节奏
使用简报投影片可能会让人讲话速度变快。起初可能不明显，但相信我，简报投影片让你感觉必须“抵达终点”，所以你着急地开始赶路，因为你急着要讲下一张投影片。
请各位做一项很有效的练习。先别用简报投影片，记下你简报需花多久时间。然后使用投影片再计时一次。使用投影片应该会多出一○％到一五％的时间。正确使用投影片的话，它们就会融入你的提案，也能和它们有一点互动。
如果发现使用投影片时，讲话比较快，就要在投影片中找出你略过的元素。你可能会找到需要空间的子弹句。我很常发现客户提出的构想，其实需要解释或颇具吸引力，但因为他们觉得那是简化过的子弹句，所以使用投影片时，就草草带过去了。
千万记得，要根据提案制作投影片，不要本末倒置。别让投影片决定你的内容或节奏。
10. 对内容了若指掌的人，就不需要投影片
贾伯斯可能说过这句话，但是我担任职业推销员的父亲，在简报投影片软体问世前就贯彻了这项理念。
投影片必须是简报的辅助，而非主轴。太多人用它来说故事或传达资讯，这是很艰钜的任务。全球各地的执行长开会时都禁用投影片。为什么？拿投影片当主轴，只会重复说着废话，又惹得观众不快。没人想枯坐着听完你念投影片，他们希望资讯传递时，能兼具效率和效果。成功的关键在于有帮助时，才使用投影片。
老实说，我甚至已经不常用投影片。我通常一本书、一卷带子，或是一篇激发灵感的文章。我现在通常能清楚有效地传达资讯，投影片感觉太占空间。我只在确实有用处，或需要详细说明时，才会使用。
<本文摘自：《简短却强大的3分钟简报：好莱坞金牌导演教你“WHAC法”成功提案，用最短时间说服所有人》，采实文化提供。>
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责任编辑：茉莉
