【大纪元2022年11月04日讯】（Deanna Ritchie撰文/大纪元记者文济民编译）团队的沟通和协调力往往能左右你的事业朝向更好或更坏的方向发展。藉由顺畅、清晰的互动模式，你的团队能更高效的协同合作，提高整体生产力；若在时间、措辞和清晰表达上出现失误，可能让整个团队的运作失灵。
那么，你可以采取哪些措施来改善内部沟通呢？
1. 诊断潜在问题
首先，你应该做的是花点时间诊断潜在的问题。你是否注意到组织内部曾因沟通不良而出现失误？是否有某个可衡量的指标因为沟通问题而下降？如果是这样，这就是你修补这些问题的机会。
例如，你发现客户的流失率在增加，这可能是客户服务部门不清楚他们的职责所在，或是他们没有妥善处理与客户之间的沟通。
重新审视你的文件、SOP（标准作业程序）、团队会议的决议、和其它有关客户服务部门内部的沟通，有助于改善问题。
2. 让优秀的领导者当模范
无论是有意或无意，还是两者都有，人们善于模仿领导者的风格和方法。
因此，值得在整个组织中建立优秀的领导层作为有效沟通的标准。如果你的干部沟通一致，并且能以清晰简洁的方式做好沟通，他们就能树立一个可以遵循的好榜样。这里有两种方法可以帮助你。
首先，在考虑晋升或招聘新的主管时，你可以优先考虑能够有效沟通的人选。如果有人总是都能清晰而有条不紊的传达讯息，那么你应该优先提拔这样的人来做主管。
其次，你可以为现有的干部提供更多的培训和教育。让他们参加沟通相关的课程和研讨会，加上刻意安排的练习，几乎可以造就每个人成为善于沟通的人。
3. 运用多种沟通渠道
你可以善用各种不同的沟通管道。不同的沟通管道有不同的优势和缺点，可以在不同的环境中使用以便得到更好的沟通。
如果你提供这些沟通工具给员工使用，让他们知道如何充分运用，那么你的内部沟通将会更有效率。
电子看板
透过电子看板软件，几乎可以显示所有你想要呈现的视觉或文字内容。你可以在电子看板上轮流显示各种不同的讯息，在各个办公室提供一致的提示、目前状态的建议、说明、更新等或更多。这是让每个员工都能同时得到同一讯息的简易途径。
电子邮件
电子邮件是职场中最普遍的一种沟通形式，因为它永久、即时，而且是用写的。但它不是进行持续对话的最佳平台，也不是表达复杂概念的理想平台。
聊天平台
聊天平台可以轻松地立即提问并享有互动的对话，但这也很容易让人分心。没人愿意整天都被拉去聊天，但若能最大限度的运用它，这会是一种有效的沟通工具。
电话/视讯会议
电话和视讯会议有利于协调许多不同的人员进行复杂的对话，但往往很耗时。如果参与者太多，可能很快就会失控，应该谨慎使用。
社交媒体
社交媒体在你的内部沟通策略中也可以有一席之地。如果使用得当，它可以促进员工之间更紧密的联系，提供一种非正式、简单的沟通渠道。
4. 一致遵循的工作流程
你的员工应该如何就高阶专案和低阶专案进行交流呢？例如，有没有可以用来描述项目的标准范本？谁负责项目细节的沟通？当员工完成一项任务时，他们应该提供哪些任务完成的资讯？
如果你没有为专案和任务订立明确的工作流程与规范，很容易就会造成混乱，因为每个人都会将自己的风格和方法带到团队中来。要努力做好每个人都能一致遵循的流程。
5. 入职培训新员工
新进员工的入职和培训是传授内部基本沟通的重要机会。让新进员工知道何时以及如何与人沟通，并考虑为有这方面困难的新员工提供额外的教育和培训。
6. 利用团队活动
团队活动是提高员工之间沟通技巧的绝佳机会。在这些活动中，员工通常要承担某种竞争或协力竞赛，而这些有赖他们相互沟通才能获得成功。这是一种很好的沟通训练，可以显露关键的弱点。也许最重要的是让你的员工有机会相互沟通并能更好的彼此了解。
7. 采用更多视觉沟通
虽然善用书面语言总是有益的，但大多数人喜欢视觉沟通。视觉沟通快又容易理解，而且直觉性很好。观看图表中所呈现的数据要比听取简报一大堆数字容易阅读。
你可以透过更多视觉沟通改善内部沟通。照片、图解、图表，甚至面部表情和肢体语言等简单的东西都可用来传达你的重点。
8. 辅导和教学
并非所有员工天生就善于沟通。只要有正确的指导和练习，每个人都能成为善于沟通的人。当你发现团队成员表现落后或在沟通的某些方面遇到困难时，应将他们找来，给予辅导或教导。这个人犯了什么具体的失误呢？他们怎样做才能表现得更好呢？
9.认识个人的强项与弱点
同样重要的是，要知道良好的沟通能力并没有一个通用的标准。不同的人有不同的沟通方式，这是完全可以接受的。善于掌握书面文字的人可能会在热络的对话中出现窘境，而擅于雄辩又说话流利的人可能并不擅长撰写条理清晰的电子邮件。
做为沟通的领导者，你的一项工作就是认识每个人的强项与弱点，协助他们尽可能在自己的岗位上发挥其独特的沟通技能，并协助他们学习如何弥补自己的弱点。
10.不要累倒你的员工
避免让员工过度工作或超负荷工作。本文中提到的许多策略和工具可用于帮助你的员工成为更好的沟通者。但是如果你用新的沟通需求持续要求他们，让他们接受超负荷的培训，那样可能就无法坚持下去。
更好的内部沟通是随着时间累积起来的，采取渐进式的步骤，反复练习与宽容的方式才是一个好的做法。
11. 收集反馈意见
从员工和团队领导人各个层级收集反馈意见。他们对内部沟通的哪些方面感到满意？哪些类型的内部沟通经常成为抱怨的箭靶？透过这种方式，你可以更好地了解组织内部的沟通脉络，在沟通改善策略中更有针对性的去做改善。
有了这些策略和足够的耐心，你应该能够看到内部沟通愈来愈清晰，效率也稳步提高。一旦有了坚实的沟通基础，更好的内部沟通就能自我延续。良好的沟通基础将会融入你的企业文化中，如此就更容易凝聚团队共识，新进人员也更容易融入。
但这不是说你从此就可以停止关注内部沟通。只不过你可以花点时间来庆祝你的胜利罢了。
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原文： How to Improve Internal Team Communication刊登于ReadWrite网站。
责任编辑：茉莉
