安排事情优先顺序 时间管理让你分秒不浪费

作者:朴大辉 /译者: 杨筑钧

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编者按:时间管理”之所以对多数人而言那么困难,是因为大部分人都不知道,时间管理其实是种“自我管理”,如果不能养成珍惜时间的态度,即使再怎么管理时间,还是只能原地踏步。多数人的时间管理,只做到表面,总是效果不彰、被进度追着跑,其实,真正的时间管理,不在“管理”,而是“态度”!

先解决最不想做的事

无论是什么事,其中必定会有个核心重点,那么时间管理的核心重点是什么呢?就是“顺序”(sequence)。决定事情的顺序是时间管理中真正最重要的事依照什么顺序来进行工作其结果会大不相同

在2016年3月,谷歌的子公司深度思维(Google Deepmind)发起挑战围棋大赛,在比赛中,AlphaGo以4比1战胜了韩国李世乭九段棋士,这一结果在全世界引起了堪称“AlphaGo冲击”风波。围棋完全是按照顺序的游戏,无时无刻都要按照对自己最有利的顺序下棋才能取得胜利,AlphaGo围棋在天文数字的数(250的150次方)中,以最佳顺序下棋,取得了胜利,代表最佳顺序带来了胜利。

美国一家名为“Pepsodent”的企业总裁查尔斯.卢克曼(Charles Luckman)是个在中年时从身无分文开始奋斗,后来成为百万富翁的成功人士。当他就任社长时,人们羡慕他的成功神话,想了解他的秘诀,对他提出了无数个问题。

“你成功的秘诀是你拥有出色的头脑吗?”

“不是的,我的学历没什么大不了的。”

“那么是继承了财产等东西,成为了你的原动力吗?”

“不,我身无分文,我之所以能够走到今天,是因为11年前所下的一个决心,就是按照重要顺序来处理事情。”

大多数人都会同意,处理事情真正重要的因素是顺序,那么我们应该用什么标准来决定事情的顺序呢?几乎可以说,确定工作顺序的标准和程序取决于是否能实践计划?”“能不能完成目标”这两点

从心理观点来看,事情大致可以分为“想做的事”和“不想做的事”两种。“想做的事”为自己带来快乐,时间也过得很快,相反地,“不想做的事”会伴随不少痛苦,时间过得很缓慢。

“想做的事”大部分要给别人钱才能做,而“不想做的事”大部分要收别人钱才会做,那么,这两个当中应该从哪个开始呢?这个决定因每个人的价值观而异,如果你只想享受人生只要做你想做的事就可以了相反地如果你这辈子一定要成功,那就从不想做的事做起吧

学习一些事情时,基本功很重要,如果扎扎实实地练好基本功,虽然刚开始看起来很缓慢,但随着时间的推移,实力也会提升。时间管理的最大核心重点和基本功就是“决定要做事情的顺序”这也是建立成功的基本功之事。要去做不想做的事,需要意志力和努力,努力就是承受住艰苦的工作,然后忍耐着去做不想做的事,每时每刻都品尝着自己的极限。

你有见过不努力、没有自制力却成功的人吗?就算有,他的成功也是不会长久的。

每天只拉10次单杠,你拉单杠的实力就会停留在10次。虽然手臂抖个不停又很疲累,但只要坚持下去,每天努力多拉1次的话,那么90天之后你就具备了拉100次单杠的能力。我们必须超越这个过程每天都要比昨天面对多一个艰难又不想做的事,只有不去推迟自己不想做的事情正面迎击才能得到锻炼和成长

快到上班时间了,K气喘吁吁地跑进公司,坐在自己的桌子前。他昨天加班到很晚,桌子搞得乱七八糟,让他不知道该从什么事情开始做,突然脑袋有点发楞,他决定从眼前的事情开始,或者从手上的事情开始,就那样看到什么做什么,当然中间插进来的事情也处理了。

混过上午,过了午休时间,他吃完午餐回来,忽然困意袭来,虽然努力唤醒朦胧的意识,但已经无法集中精神(做为参考,一天中的下午2:00~4:00是集中力最差的时间)。时间一晃而过,到了4:00,他开始有点清醒了,想做点事,但已经靠近下班时间了。他整天忙得不可开交,好像忙得要死,但真正该做的重要的事却没做出来,感觉事情总是堆积如山。随着时间的推移,工作压力越来越大,他甚至开始怀疑“这份工作是不是不适合我?”

随着时间的推移,业务累积成堆,表示事情处理的顺序存在问题。工作的顺序是时间管理的控制重点,把工作顺序定好是让工作这个毛线团不打结的方法。那么我们应该按照什么顺序来做事呢?正如前面所说,最好先处理不想做的事情和想推迟的事情(让人心情沉重的事情)。如果不按照这个顺序处理,只做自己想做的事,事情就会不断堆积。

此外,如果让不想做的事一直拖延下去,之后就会在我们意想不到的地方出现问题,在关键时刻造成致命的打击,最后推迟的事情和其他工作交织在一起,像滚雪球一样越滚越大。

解决这个问题的方法是“序列W(Weight)”,这是确定业务处理顺序非常强而有力的解决方法。在摸不清头绪的时候,用“序列W”来决定顺序,就可以更有效地处理工作。

在这里W是心灵的重量,我们思考某件事时想推迟的程度、想从心里排除的程度就是W如果真的不想做这件事想多推迟的话,W值就给9分~10一般的话给5简单好做的话就给0分~2评分时,心灵的重量W值只能定为0分~10分。

让我们来具体了解序列W时间管理解决方法的3个阶段。首先,在第一阶段写出今天要做的工作清单;第二阶段则是分别对要做的事情定下W值,自己考虑该业务在心中感受到的重量,定出0分~10分之间的分数即可;在第三阶段,首先处理W值大的问题,然后完成工作后画上红线。

首先处理W值大的问题是有理由的,我们的能量在一天之中的上午最高,在这个能量最高的时候,首先要处理心理压力重、不想做的事,从下午开始再尽量去处理一些比较容易的事。

用这种方式做事的话,越到下午心里就会越踏实,刚开始的第一周可能会觉得有点吃力,但如果习惯这种方法,即使处理同样的事情,也会体验到处理事情的速度加快,并且随着时间的推移,心情也会变得舒畅。但重要的是,第一次学东西的时候,至少要坚持三周以上。

我们总是站在选择的十字路口,在走向目标的路上,你站在艰难的上坡路和舒适的下坡路中间的瞬间,你会选择哪一条路?一般人不会马上选择辛苦攀爬,而是会先选择简单、舒适的道路。选择下坡路,虽然一开始很舒服,但后来却得要爬得更多。相反地,上坡路则是越到后面越轻松,即使刚开始很累,选择上坡路也会更快接近目标。

要再次牢牢记住,时间管理的核心在于“顺序”。 

(※网站专文)

<本文摘自《想做的事都做得到的时间驾驭术:人生时间盒、时间收据、人生兑换券……20种时间管理法宝,让你分秒不浪费,拒当时间贫民》,采实文化提供>

●愈忙愈有效率 领导者11个时间管理的技巧
●圣雄甘地的生活智慧教我们如何决定优先顺序
●人生是一连串的选择题 你的优先顺序是什么?

责任编辑:曾臻

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