如何更有效地利用时间 教你几种方法

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【大纪元2022年02月24日讯】(Angela Ruth撰文/大纪元记者谢漫雪编译)你有没有觉得一天的时间永远不够完成你前一天晚上计划的所有事情?你是否感到沮丧,因为你似乎都在工作,从未与家人一起共度美好时光?我们在某些时候都经历过这种情况。但是,如果你学会如何更有效地利用时间,你将能够变得更有效率,并对你的个人和职业生活感到满意。

记录你如何度过你的一天

如果你想充分利用你的时间,首先需要确定你如何度过你的一天。你花了多少时间在脸书上、看电视或上下班时在地铁盯着人看?你需要多长时间来完成博客文章或签发一张发票等?

花一周时间记录你每天是如何度过的,这样你就可以意识到多少时间有成效,多少时间没有成效。你可以做得更好一些,比如做一个时间日志,把一天分成半小时的区块,这样可以更好地显示从早上闹钟响起,到你上床睡觉这段时间是如何度过的。在一周结束后,检查哪些时间最有成效,哪些时间你可以更有成效。

Due.com有一个强大的时间追踪工具,可以记录你完成一项任务的时间。它有一个方便的小部件,这样你可以在不打开浏览器的情况下处理其它任务。

对待办事项清单进行优先排序

待办事项清单是帮助你记住任务并保持井井有条的好方法,这样你就可以有效地利用时间,让一天有大的收益。待办事项清单的唯一缺点是很容易增加任务量,而这些任务你可能在一天之内无法完成。

每天早上,你都应该查看你的待办事项清单,并确定当天最重要的两三个任务。这些是必须在一天结束之前完成的最重要的任务。比如完成一篇博文或与潜在客户进行电话会议。完成这些任务后,你就可以开始处理其它事务,即使是到明天才开始的项目。但只要你完成了最重要的任务,你就已经度过了富有成效的一天。

说“不”

想要取悦所有人似乎是个好主意,但有时你不得不说“不”。承担太多,会妨碍你完成最重要的事项。例如,如果你是一名网页设计师,最初你可能会接受多个任务。但是很快就会发现你没有时间同时解决五个网站。你的时间很宝贵,说“不”将帮助你更有效地利用时间。

请记住,你不一定要表现得无礼。如果你礼貌地解释说你没有时间做一个新项目或解决一个网页上的问题,要求的人应该能理解。如果知道你以后有时间,他们可能会选择等待,直到你有空的时候。

分步处理任务

当看到满满的工作量时,你可能会感到不知所措,这是完全正常和可以理解的。退后一步,深呼吸,将这些任务分步处理。与其担心要写二十篇文章,不如先处理紧急文章。完成后,再进行下一步。换句话说,一次迈出一步。

请记住,当你开始把任务分开时,你必须知道你能做什么,你不能什么。如果你被要求在两天内写完这20篇文章,你可能不得不要求延期或拒绝几篇。记住,你有时不得不说“不”。而且,你可能还想尝试一下时间管理工具,例如Todoist,它可以用来创建待办事项清单,帮助管理你的任务。

一次只专注一件事

研究证明,同时处理多项任务是行不通的。事实上,这会使你损失多达40%的工作效率。再说一次,不要试图同时处理十五件事,而是一次专注于一件事。

如果你在开始处理单项任务时就有困难,那就试试波莫多罗法吧(Pomodoro)。简而言之,这种方法将任务分隔开。你可以花三十分钟写一篇文章,然后休息五分钟;休息后,你继续写三十分钟。实际上,用此方法能完成的工作量会让你感到惊讶。一次专注一项任务并休息一下,可以帮助你更有效地利用时间。

批量处理任务

不同的任务涉及不同类型的思维。这就是为什么你应该将类似的任务批量一起处理。假设你负责一个营销活动,你必须完成三篇文章、一个教学视频和一个信息图表。在移动到视频或图表之前先敲定文章可能更有意义。就个人而言,如果我要提交多篇文章,我会先在谷歌文档中完成它们,然后将每篇文章同时转到WordPress上。我没有打断我的写作流程,而是先完成文章,然后在 WordPress中进行编辑、格式化和插入图像。

你也可以藉鉴Tim Ferriss的做法。他将电子邮件分批处理,这样他只在一天中的固定时间查看收件箱。这使他可以掌控邮件,不必在晚上查看电子邮件。

避免分心

小小的分心会让你无法更有效地利用时间。你可能认为忽略来电、短信、脸书的通知或即时信息是粗鲁或不专业的。但这些都是经常令人分心的事情,会占用宝贵的时间。除非是紧急情况,否则你应该在工作时尽可能地避免这些事情。

如果你没有意志力,你可以将手机置于飞行模式或使用RescueTime或KeepMeOut等工具。

安排定期约会和任务

有这么多工具可供我们随时使用,你可以轻松安排定期的约会和任务。比如说,你每月都要与团队成员或客户通电话。如果你将这些安排放在谷歌日历中,系统会提醒你。无论如何,至少你知道有这个定期的安排。

你可以使用Hootsuite安排一周的社交媒体帖子,使用MailChimp发送每月的通讯,甚至使用 Due.com为经常性的客户开具发票。安排这些任务可以让你从每天或每周的工作中解脱出来。这意味着你有时间将精力集中在其它地方。

最后,别忘了给自己留一些时间。无论是五分钟的冥想、一小时的锻炼,还是每月与朋友或家人一起出去玩,你都需要时间来理清头绪,放松自己,否则你会变得筋疲力尽。

原文:How to Use Your Time More Effectively刊登于英文《大纪元时报》。

责任编辑:韩玉#◇

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