写电子邮件犯这些错误 你就太不专业了

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【大纪元2024年04月24日讯】(大纪元记者陈俊村报导)相较于传统邮件,电子邮件不用邮资,而且可以即时传送,不受地域的限制,所以在生活步调快速的当今社会中扮演了重要角色。尽管人们经常、甚至每天使用电子邮件,但还是有可能犯了看似无害却有损专业形象的错误。对此,有多位专家表达了他们的看法。

据《赫芬顿邮报》报导,尽管人们每天以电子邮件和同事沟通重要事项,但很多人无意中会曝露自己的不成熟和能力不足。

美国数位生产力教练、演说家暨顾问黛博‧李(Deb Lee)表示,当你使用电子邮件犯错却没有察觉时,你会给别人不专业和不注重细节的印象。

以下是人们写电子邮件常犯的5个错误:

(1)按到“回复所有人”的按钮

按下“回复所有人”的按钮,把所有同事都列入“连环信”中,让你成为主角,这是非常不好的工作方式。

职涯策略师戈纳(Ana Goehner)说,按下“回复所有人”的按钮是她经常看到人们会犯下的大错。这么做会让你卡在“连环信”中,让你收到一大堆“谢谢”或“收到”之类的讯息。这些不必要和不相关的讯息可能会让你的收件夹爆满。

李说,人们不应该“回复所有人”,而是找出有需要被告知或负责下一个步骤的人,然后追踪他们的进度。

戈纳提到,如果你有需要让很多人知道这封邮件的内容,你可以把收件人之外的人纳入密件副本,这样能确保每个人的隐私都获得尊重。

电子邮件的收件夹有来信。(Fotolia)

(2)随便使用表情符号

如果你在很严肃的电子邮件上添加大笑的表情符号,那你可能会让同事瞠目结舌。

职涯教练克努特(Kristine Knutter)说:“当专业人士在工作中太随便,使用不完整的句子或类似传简讯的表情符号时,他们经常被视为不专业。相反地,专业人士应该采用比较专业的语调,使用完整的句子,避免添加表情符号。”

在看不到肢体语言的线索之情况下,人们原本用来表示友好的表情符号可能会被视为恶意或令人厌恶。比如说,你的微笑表情符号不一定会被看成温暖的微笑。

(3)内容有拼写或语法错误

李说,拼写和语法(文法)错误是让你看起来很不专业的前两大错误。当你发现自己把收件人的名字写错时,那真的是让人非常担心。

她说,为了避免这些令人尴尬的错误,在寄信之前务必再次确认收件人的名字和职称。你可以大声念出信件内容,以便找到错误。“当你听到它们时,你比较容易找到它们。”

万一你真的把某人的名字写错了,你应该跟对方道歉,而且确保下次写对。

(4)信件内容太冗长

你不会想看到同事写的电子邮件像论文那么长。你的同事也是一样。最好的电子邮件应该言简意赅,直接切入重点。

克努特说,为了让你的信件内容清楚而且容易消化,你可以把内容分成比较短的句子和段落,而且加上点句引导号。别忘了说清楚你希望收件人如何回复与期限。

戈纳说,为了完成有效的沟通,当你知道电子邮件无法妥善沟通时,你就应该换成另一种沟通方式,例如电话。

她说:“人们喜欢以不同方式接收讯息。对某些人而言,声音和画面会比阅读细节更有帮助。”

一名男子在看电子邮件。(Nicholas Kamm/AFP/Getty Images)

(5)在生气时寄电子邮件

电子邮件不光是沟通的工具,它们也能记录你的行为。这就是为什么你不应该在生气时寄电子邮件,因为你可能会写下你无法回收的东西。

职涯教练根杜索(Anne Genduso)说:“藉由电子邮件苛刻批评同事是个大错。”这么做不但不专业,也可能引发争端。

戈纳建议说,当你生气时,你可以去散步,让自己冷静下来,或是在Word文件上写上信件内容,但不要存档。这么做有助于消除心中的负面感觉。

她说,写电子邮件的通用规则是,只写下你可以很自在地跟对方当面说的话。“不要写你不会跟某人当面说的话。不要躲在这些讯息后面。”

责任编辑:茉莉

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