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【大纪元5月27日讯】 《企业利润》杂志最近访问了《美国总统的秘诀》一书的作者窦依，分享美国总统的管理秘诀。
□在不引起其他人的忌妒下，与部属沟通。为了获得最正确的知识，主管需要直接与掌握情况的人沟通。然而，这样的沟通却难免引起他人的猜疑，影响团队合作。
以罗斯福总统而言，他总是以最迅速有效的方式获得资讯。他会直接跟主事的部属连络，不管部属的层级，更不耐烦等待层层的官僚通报。
尽管如此，罗斯福总统以体谅与谨慎，化解部属之间的猜疑。例如在一次会议中，一位参与者的语气显得太过刻薄，罗斯福马上传了一张小纸条，提醒他注意语气。另外，他也以对待朋友的方式，对待他部属。即使在忙碌时，他也会挥手请部属进来办公室坐坐。
□经常与部属幵会，并且让部属主动承诺。获得正确而完整的资讯虽然重要，但不要忘记，收集资讯最终的目的，是为了帮助你做决策。
例如，杜鲁门总统发现收集资讯最有效的方法，就是每天早上９点举行例行会议。这时，他会请所有高层主管进入办公室，听取他们报告各地的状况及政策，并且做出决策。
杜鲁门总统也让大家都很清楚自己该做的事情。他有一个档案夹，里面有各个主管的记录，这样他可以了解大家的责任及行动，随时追踪进度，并且提醒部属他需要什么。
□放手让部属做事，然后监督他们的进度。有效的管理不需要知道所有的细节，而是要知道现在负责的人是谁。不管你是管理国家，还是负责一个公司或部门，重要的是找出适当的负责人，然后放手。
艾森豪威尔总统一向不喜欢将自己困在细微末节里。他不喜欢文件工作，认为那衹是浪费时间。所以，他比较喜欢用口头简述的方式，而不是写便条。他不能忍受部属毫无论点的闲扯，或是没有准备就找他报告。
因为这些特性，艾森豪威尔通常衹会给部属一些方向，让他们负责日常管理以及执行。为了确定部属确实遵照方向，他请一位助理，负责每个星期与各副部长幵会，了解执行情况。而艾森豪威尔每季也会幵一次会议，与团队成员检讨各自的成就与错误。
□使用小团队来掌握大专案。有时候，固定的团队成员常常无法超越自己的专业观点，以有限的眼光看事情。然而，在一些大型的正式会议上，某些或许不够专业，然而热情十足的发言，反而会引发人的兴趣，产生意想不到的效果。所以，有效决策的另一个秘诀是，找一些有热情的人提供意见，并且将他们的建言，与专业的建议综合参考。
例如１９６２年时，肯尼迪总统组成一个团队，阻止核战的发生。这个团队包含１２人，里面有军事专家，也有完全不懂什么是核战的“一般人”。团队成员可以各自陈述自己的见解，使得肯尼迪总统得以不局限于军事以及政治考虑，采取比较均衡的观点。
□坚持报告衹能在一页内。资讯泛滥已经成了许多人的负担。如果报告太长，更容易让主管找不到重点。所以，里根总统坚持给他的报告衹能在一页内，内容分成四段：第一段是简述目前状况﹔第二段列出现有的问题﹔第三段写出讨论的要点﹔第四段建议行动方案。里根认为，如果不能在一页内说完问题，表示你还不完全了解问题所在。
清楚而简短的报告，使得部属可以集中在问题上。也让里根迅速掌握重点，做出适当决策。□
原载《海外星云》
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