【大纪元2013年01月18日讯】（大纪元记者吴英编译报导）古人常说：“一日之计在于晨，一年之计在于春。”为迎接2013年崭新的一年，一些专家针对如何成为更优秀的主管，分享秘诀及提供建言，《华尔街日报》特别整理并报导如下。
禁用电子邮件“全部回复”的功能
“全部回复”是最受诟病也最容易引起麻烦的功能，不仅会使公司的信箱塞爆，有时也会让寄件人犯下最丢脸的错误，其严重性可能仅次于按下发射核武器的红色按钮。
专家建议企业禁用“全部回复”的功能。事实上，有些企业早已这么做了，例如资料研究公司尼尔森（Nielsen）。该公司首席资讯长在2009年的一份备忘录中说，实施禁用“全部回复”功能的措施，可以减少电子邮件信箱中的非必要邮件，并因此而节省时间及释放服务器的容量。
微软公司的Outlook邮件系统已提供免费的“不要全部回复”（NoReplyAll）功能，并允许用户阻止收到“全部回复”的邮件或转发邮件。此外，Sperry Software公司已开发“全部回复监控程序”（Reply to All Monitor）的软件，每当用户点击“全部回复”时，电脑会弹出询问信息，以利用户仔细思考是否真要这么做。
不畏困难
要想在职场成功的不二法门不是“早出晚归”，而是有系统地培养非常具有价值的技能，这需要不畏困难以及付出努力的代价，勤加练习。
专家说，新的年度应全力以赴发挥所长，而不是停滞在原有的工作模式。在这方面的具体建议是，首先必须设定超越目前能力的清晰目标，并列出迈向目标的具体行动。
以风险投资家为例，假如设定的目标是提高与潜在投资客户通话并促成后续交易的概率，则其可采取的具体行动包括尽最大努力每周拨打一定数量的电话给投资者。
其次，希望超越自我的人还应寻求回馈，否则可能停留在停滞阶段。例如与投资者通话的风险投资家可以仔细地记下成功的通话与失败的案例，以了解二者间的差别，或者还可以请同事一起聆听通话内容，并寻求反馈意见。
最后，专家说，必须超越自我，强迫自己离开“舒适地带”。如果不受约束的话，许多员工或许整天都在回复电子邮件。但是，他们应该学会提高技能的方式，就像健美选手努力消耗肌肉一样的努力。
说服的力量
众所周知，成功的主管必须拥有说服别人去做事情的能力，但如何能具备这项能力，则是很大的挑战。专家提供一些简单的技巧，包括利用社会规范创造共识，以激励人们参照他人的行为模式。
管理者可以采取“从试验中学习”的方法来确立社会规范，先从小群体或小区域展开，试探是否可加以利用，进而建立社会规范。另外，也可藉由可能引发的损失，制造压力促成想要达成的结果。
例如在一项研究中，一群高级主管收到有关科技项目的提案，并面临两种情境：第一种情境是如果该提案未获采纳，公司可能会亏损50万美元；第二种情境则是该提案有可能带来50万美元的盈利。在这项研究中，第一种情境获得通过的票数是第二种情境的两倍。
学会如何“折磨”别人
员工通常期待主管能更体谅他人，但“体谅”与“和善”是有差异的。有时主管必须稍为让员工受到“干扰”，以提高其工作效率。例如，有时要求不喜欢与人接触的软件开发工程师接听民众的抱怨电话，以改善网站的问题。
这种近似“折磨”员工的方法，可以改善员工有时可能疏忽的细节。接听客户问题或许会折磨软件开发工程师，但当这些工程师重复听到同样的投诉时，他们就会思考解决方案。
有些餐饮业找到的刺激员工专注工作的折磨方法是，收银员如果未提供客户收据，客户可得到免费的一餐，且由收银员付账。这是一个让人懊恼但可以达到加强自我监控效果的方法。
针对这个方式，专家提醒尽量不要采取金钱奖励的方式，否则可能会衍生员工为了领取奖金而假造绩效的问题。
重新拟订“待办事项清单”
每个人都有拟订待办事项清单的经验，它是一个不错的方法，但它的最大功能只是“登记”事情，但无助于“事情的完成”。
专家认为，重点是要明确为了达成目标所必须采取的行动，并将行动分解成若干具体步骤，逐步完成。另外，为了避免机会的稍纵即逝，影响事情的完成，专家建议必须制订“如果怎样──那么就怎样”的计划，以利确认付诸行动的时间及地点。
例如“到了下午三点，必须做什么事”或“每周一及周五，上班前要去健身房”等计划内容。用这个方式，督促自己朝目标迈进。
（责任编辑：陈俊村）
