作者：Sean McDermott
（大紀元記者江舟編譯）LaSalle Network調查顯示，到2021年秋季，70%的管理層計劃讓員工回到辦公室、至少部分時間回到辦公室上班。例如，摩根大通（JPMorgan）和高盛（Goldman Sachs）在這方面已經進展的不錯，要求員工回到商務辦公室的環境工作。
我給這些大型企業提出的問題是：為什麼要維持原狀？Gallup民意調查顯示，大約半數的美國雇員想繼續在家上班。一開始只是為了應對疫情的措施，可是現在成了多數人更願意保持的生活方式。
在我創辦的諮詢公司裡，我提出了創新的做法，徹底打破了舊有的辦公室上班的觀念。作為企業的領導，我們當然可以強迫員工都來到辦公室上班（雖然會失去一部分人才），但其實，我們只要改變觀念、發揮創造力和善念，我們可以把辦公室打造成一個具有競爭力的場所。
作為Windward Consulting諮詢公司的總經理，我相信所有的企業老闆都有足夠的資源按照自己的想法改造辦公場所。我利用這個條件，把我們公司的辦公環境改造成一個具有良好合作氛圍的聚會場所。這種思路側重於合作優先、員工需求優先的原則。
創造一個利於員工高效工作的環境
作為管理者，我們應該了解怎樣的環境才最有利於員工的工作效率，特別是在這樣一個傳統的工作環境發生變化的時代。簡單來說，我們應該先了解員工的需求。
我沒想要求我的公司恢復到疫情以前那樣所有的工作時間都要待在辦公室的狀態。在疫情期間，員工的工作一點也沒有耽誤，他們在家裡的工作效率和以前在辦公室的一樣。
但是，在家分散工作會不會使得團隊成員之間的人際關係變淡？從這方面來說，情況絕對是如此。
其實我挺喜歡用Zoom進行視訊會議，但是在視訊會議上，只能做到討論工作，團隊成員之間仍然無法像面對面那樣開些增進友誼的玩笑。團隊成員之間能夠對話、說笑才能建立更牢固的人際關係，才是最理想的狀態——而在家上班辦不到這一點。
為了實現既有在家工作的靈活、又不會失去建立人際關係的機會，我建立了這套方案：把辦公室當作合作聚會的場所，而不是一個去工作的地方。所以，我們公司的新辦公室並沒有足夠的辦公桌讓每位員工週一到週五在那裡工作。
我們需要一個大約3,000平方英尺的空間就夠了，分割出很多的會議室，辦公桌上配備好各種設備、燈具和辦公用品。就像提供一個星巴克（Starbucks）咖啡屋那樣的環境，一個讓人覺得放鬆、友好，而且富有各種新創意的環境。我們甚至考慮邀請一位全職咖啡師，專門給員工沖調美味的咖啡。
當然，這樣的合作環境是錦上添花，並不是必需的條件。這個主意完全超越了老式的辦公室概念，而重在推動員工之間建立真誠的人際關係。但是，設計好這樣的辦公環境才邁出了第一步，僅做到這一點是不夠的，還要規劃一套遠程工作方案配合實施，才能徹底打造出新式的辦公室文化。
規劃遠程合作方案
這樣聚會場式的辦公室方案要行得通，要讓員工對他們在工作進展中最重要的方面有足夠的掌控力，讓他們發揮創造力、主動與隊員合作、產生績效。
儘管我管理一個遠程工作的公司，我沒有給員工制定遠程工作制度。我覺得像蘋果公司實行的「三天去辦公室、兩天在家」這樣的制度沒什麼意義。這樣的制度很僵化，就像是為了制定制度而制定，根本起不到促進員工發揮最佳績效的作用。
我讓我的員工對自己的工作和生活有完全的控制權。我不在乎他們幾天來辦公室、幾天在家，我覺得通過Zoom軟件宣布一些事情或是分配工作也很好。這不是建立人際關係的平台。
我的公司卻有一套遠程工作怎樣合作的機制。這套方案完全打破了管理者和員工的舊觀念，讓公司的每個人都參與出主意，根據公司的目標，提出工作進展所需的會議頻率、設備等需求。所以，我們建立的具體方案並不適合其它的公司，每個公司應該讓內部團隊合作一起建立一套這樣的方案。
其實，我們是先制定了這套遠程合作的方案後，才想到要把辦公室打造成聚會式的場所。我自己在辦公室效率不高，我在家安靜坐下的時候才比較有效率。但是，我喜歡和同事聚在一起，同事們也是這樣。所以我們想到了這個主意，把辦公室裝修成聚會的場所，需要碰面的時候大家都到那裡坐一坐。這樣大家有機會換個環境，不用在家總看著同樣的一面牆壁，也有機會侃侃Netfilx在熱播什麼劇集。大家在享受一杯精緻的咖啡的同時，提出工作上有創意的點子。
把員工的問題當作自己的問題
要讓遠程工作制度順利進展，管理者必須了解員工的生活。因為你無法八小時都看著他們在幹什麼（也沒人願意這麼幹），你必須清楚他們的精神和身體狀態。
很多人在廚房餐桌上工作，在沙發上接電話，並一邊還要控制吵鬧的小孩不要吵。如果你認為這是員工的問題、與公司管理者無關，那麼你是在騙自己。
作為管理者，我們必須理解、更重要的是接受，人們優先照顧的是自己和家人，這是人之常情。我們要考慮到這些問題對他們工作可能產生的影響。如果員工長時間駝著背在餐桌上工作，累得腰酸背疼，他們一定展現不出最好的績效。如果孩子總在一邊搗亂，他們也無法專心工作。
我們要和員工合作，聽聽他們的想法。他們需要什麼設備？需要一筆貸款裝修房子、在家裡新建一間辦公室嗎？還是需要調整工作時間、孩子在託兒所的時候他們才能工作？
這些想法聽上去也不是很麻煩。滿足員工的個人需求有助於員工集中精力工作、發揮創造力，並讓他們成為更忠誠的員工。而提供一個聚會場所則讓他們可以出門放鬆一下，會讓他們工作表現更出色。
合作場所是未來辦公室的前景
在過去這一年半以來，我對於公司辦公室重要性的看法有了極大的轉變。以前，我希望員工週一到週五都待在辦公室，但是現在，有必要改變這種觀念，考慮怎樣徹底地改變辦公環境。
即使在疫情結束以後，聚會場所也很重要，但是要正確地使用。因為疫情改變了專業工作的整體格局，管理者現在可以打破長期實行的規則，開始摸索對公司和員工都最合適的新制度。就我的公司而言，我們將來就拋棄了辦公室的概念，在為員工提供靈活度的同時，把辦公室改建成聚會場所，建立一套新的辦公文化、推動團隊合作。
轉載自《企業家》（Entrepreneur）
賦予人們改變世界的業務權力／企業家®（Entrepreneur）致力於推動世界有遠見的領導者通過創新的想法、企業和觀點做出改變。
原文：How to Transform Your Office Into a Collaboration Destination 刊於Entrepreneur網站。
責任編輯：韓玉 ＃
