传统档案管理要件？
(一) 熟悉主要归档的原则和方法
秘书在执行文书档案整理的过程当中，必须要熟悉自己单位里面对于归档的原则，特别是什么人归到什么事情和什么地方，这些都是要能够确切明白了解的。
举例来说，是中央档案管理制还是分储制？是依照姓名法还是性质法来排列？哪些资料是开放性档案，哪些是封闭性档案？这些都是秘书在作业的时候需要事前了解的。
(二) 具备建档的基本知识
秘书进入一家公司的时候，必须花几天的功夫，先把以前所有旧档案都仔细研读一次，这样才知道这个单位里面所发生的人事物都是些什么。
秘书应该花点时间前往图书馆或是图书公司，仔细观摩档案管理的细节，通常这些地方都是可以学习档案管理的细节，例如栏目、归档、借阅等等；还有需要前人指点，知道这家公司以前发生了什么事情，有哪些重要档案需要特别注意。
(三) 要会整理卷宗
文书档案有许多部分与公文程序有关，每天进出的公文要经过各种不同的手续，签请、批示、会文、归档等等，全套作业系统在不同的公司里面会有不同的方法。
秘书在整理卷宗的时候，要按照优先顺序排列，对于紧急需要批阅的应该加注说明，以明显的方式让主管能够一目了然，很快就可以处理好最紧急的要项。
(四) 档案工具的挑选应适用
档案管理的成功与否，良好工具的使用占有很大的作用。所谓档案管理工具，广义的来说是指档案柜、档案架、档案夹这类型态的东西，但是放置档案的空间和地点，其实才是真正重要的因素。
还有细小的东西像是卷宗夹、卷宗架，甚至更小的吊架和回纹针等，都是档案存放长久的时候，所可能产生问题的东西。
(五) 适用于公司的文化和作业方式
不同单位不同性质的档案管理，会有很大的不同，例如建筑师事务所，必须使用很多的晒图，这些巨大的图画要如何存档，就与一般的文书档案不同；又例如小朋友图书馆的书籍和教具，在整理起来和收存的时候，就需要比较不一样的登录方式，因为孩子可能看不懂文字，有些需要图示来解说。
如果是工厂作业所产生的档案，就与业务部门所产生不同，这些都是平时秘书可以注意和学习的地方。
电子档案管理应该注意哪些要件？
在 3C（Computer, Communication and Consumer）的时代来临的时候，大部分的传统档案已经被电子档案所取代，电子档案的优点很多，在下面各节详细叙述，但是在执行电子档案管理的时候，应该注意以下原则：
1. 完整性（integrity）：指在电子档案管理流程中，应确保储存电子档案之内容、诠释资料及储存结构之完整。
2. 真实性（authenticity）：指可鉴别及确保电子档案产生、搜集及修改过程的合法性。
3. 可及性（accessibility）：指藉由电子档案保存机制，配合法定保存年限，维持电子档案及其管理系统之可供使用。
当资讯不断以电子／数位形式这种新的媒体型态生产，档案资源如何长久正确的保存？
如何将储存于当代媒体、软体及硬体的电子资源，不会因时间的消逝、技术的变迁、媒体品质的衰竭而长久保存到后世，是保存电子档案最大的挑战。
电子档案的优点
1. 携带方便，节省空间：使用磁碟阵列、可读写光碟柜、唯读光碟柜等高容量储存设备，节省档案储存空间。
2. 具有被检索、即时性、安全性、完整性、经济性及准确性等特质。
3. 跨越不同语言平台与字形问题。
4. 可设定使用者权限，清楚依照个人或部门等方式，规划分类使用者。
5. 资料能够自动转换、传送。
6. 避免重复建档，节省人工输入，提升作业效率、降低成本。
7. 查询资料可显示文字资料、影像资料或两者同时显示。
8. 查询范围涵盖文件群组之各索引栏位，可全栏位中英文全文检索；或利用全文搜索引擎功能取得关联资料。
9. 文件内容可再编辑使用，查询之文件可上、下翻页浏览。
10. 影像资料可视需要调整显示旋转角度，依最适高度最适宽度以不同大小比率显示，可放大或缩小，以及调整色阶效果。
11. 得以进行稽核：纪录人员进出系统，以及资料何时及被谁调阅等资料，并提供列印功能。
12. 制作及储存保管成本低廉，可以在低保存成本下有效延长档案寿命。
13. 可透由网际网路将文件档案上传，无地域限制：利用数位化的资讯传输速度快（而且传输速度有越来越快的趋势）及不受时间、空间限制的网路优点，任何使用人可以运用快速及便利的资讯工具获取完整的档案资讯。@(待续)
摘编自 《优质秘书养成术》 书泉出版社 提供
