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管理拾穗:一加一等於多少

作者:曾渙釗

做好專案管理也許並不太難,先專注好手上的一件事,做完了再做第二件事。(photos.com)

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若問小學一年級初學算術的小學生一加一等於多少?標準答案是二。這是無庸置疑的。但是在現實的環境裡,特別是在專案管理的情況,一加一可能就不等於二,它可能是小於二的任何數字,也可能是零。

一個人若被指派做一件工作或負責一個專案時,他的主管忽然又加了另一件事給他做,現在他同時要處理一件事或專案。表面上看來,主管這樣做是想提高有限資源的使用率,讓每個人的產能得以發揮到最大(俗話不是常說「能者多勞」嗎?)。

但事實上,一個人在處理一件工作或專案時,再加上另一件工作時,他就得放下原本處理到一半的工作,改做另一件工作。而被迫放下的工作,一旦延誤某些時日之後,不緊急的事就會變成緊急,若有人來追問第一件工作的進度,他只好放下手上第二件工作,回頭重拾第一件工作。當第一件工作又完成一部份時,老板來追問第二件工作的進度,他又只好趕快找起第二件來做。就在拿起和放下之間,完成工作或專案的時間就會延長。拿起和放下的次數越多,工作或專案完成的時間就會越往後延。因此一個人若依順序,每次只專注於一件事或只負責一個專案,這件工作或專案就可提前完成。若同時負責二件工作或二個專案,很有可能這二件工作或專案都無法在預期的時間內完成,而一事無成。

許多管理者身兼數職,每天參加許多工作或專案的檢討會議。表面上,每天的工作行程,從早到晚排得密密麻麻,分分秒秒都沒有浪費,非常的充實,但是負責的工作或專案則往往無限期的延後。這情況讓我們想起在馬戲團裡觀看表演空中拋球的特技,當表演者手上只有一個球時,他可以很容易的接住。如果空中同時有二個球,這也難不倒他。但是若空中同時有三、四、五個球,就難保有一個球不會摔下。而其中如果有一個球不小心掉落,而他必須彎腰去撿這個球時(他不能搞砸任何一件事),其他的球也都會同時掉在地上,他無法完成任何一件事。因此1+1+1+..的結果,可能是零。

做好專案管理也許並不太難,先專注好手上的一件事,做完了再做第二件事。同時想完成許多任務或專案,可能到後來一事無成。另外一個重點是管理專案的目的是在確保每一個專案可以如期完成,而不是充份利用每一項資源。(管理迷思之五)@

摘編自 《管理拾穗部落格安瑟管理Arthur  提供

責任編輯:武曉玫

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2019-06-06 1:12 AM
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