【大紀元2月15日訊】（大紀元記者徐豐喜編譯）微軟推出的Office家族更新，增加了許多方便的功能。Office是著名的文件編輯軟體，它可以處理文字檔案、表格、電子郵件和會議簡報等。
美聯社報導，隨著微軟的視窗作業系統Vista的推出，Office 2007也跟著上架，儘管整體上與舊版本沒有多大的變化，但是其中的一些特色卻相當亮眼。
Office家族應用程式包括Word、Excel、PowerPoint、Outlook和Access等，它們都刪除了舊式的菜單和工具列，改以所謂的Ribbon工具列所取代，這是一種按照功能做分類的工具列，它可以將類似的功能按鈕排列在一起。
您想要在Word檔案中加入剪貼圖（Clip Art）嗎？只要選擇目錄中的「插入（Insert）」，並選擇「剪貼圖（Clip Art）」按鈕，而且這個按鈕相當容易辨別。您想要在Excel中加入數學方程式嗎？只要按下「方程式（Formulas）」按鈕並且選擇您要的方程式，而且這些方程式都已按照類別分類。
它同時有自動顯示的功能，當在Word中處理圖片時，Ribbon將會自動顯示使處理圖片所需的工具列，相較於以往需自行尋找適合的工具的模式，現在的設計方便許多。
Ribbon是Office最大的改善之一，它儘管不是最早打散「檔案（File）」和「編輯（Edit）」等工具列排列形式的創始者，但是它的呈現方式確實令人耳目一新，相信其它的軟體也會仿造此作法。
Ribbon不能夠按照使用者喜好進行個人化設計，也不能夠改變其在視窗中的位置，但是它可以縮小。您無法切換成傳統工具列，而且它並沒有通用於在每一種Office家族的軟體中，比如在Outlook中還是部分使用了舊的工具列。
使用者一開始也許會不太適應新的工具列，但是使用幾個月後，就可以感受到它的優點，這需要您慢慢的去發掘。
Ribbon不是唯一的賣點，其它的功能包括在您選擇文字時，在文字上方會出現一個模糊的「迷你工具列」，使用滑鼠箭頭指向這個工具列，您可以改變文字的格式。如果您覺的它很厭煩，也可以把這個功能關掉。
Office 2007也使用新的檔案儲存格式，這種格式使檔案更小而且更安全，如果您使用的是舊版的Office，要開啟這樣的格式必須下載免費的轉檔軟體。您也可以選擇將檔案儲存成舊有的格式，因為這種轉檔軟體還沒有推出適合於蘋果電腦麥金塔（Macintosh）作業系統的版本。
現在有一種新的方式可以增加圖示到您的檔案中，「精美圖片（SmartArt）」功能可以讓您輕鬆的增加一些圖示，同時也可以輕鬆的編輯圖示內容和擺放位置，如果輸入的文字不能夠配合圖形的大小，它還可以自動放大或縮小字型。
Office專業版售價499美金，升級則是329美金，應用程式包括了資料庫程式Access、版面編輯軟體Publisher和一個會計程式。此外，使用者也可選擇購買更昂貴的版本，或是單獨購買其中一種應用程式。
主要特色包括：
-Word：可快速更改文件的版面配置，儘管最枯燥無趣的文件都可煥然一新，您可以簡單的移動滑鼠在不同的版面選項上，快速的挑選比較不同的版面。Word還有一種新的工具可以快速刪除一些不需要的資料，比如別人在審批您的文稿時所隱藏起來的一些評論文字。
-Excel：Excel是一種受歡迎的表格處理軟體，可以處理1048576列、16384排的表格內容，比起舊版本，在列的數量上增加了16倍，排的數量上增加了64倍。新增的圖表工具可以繪製立體圖形、透明和陰影的效果。當處理大型的表格時，可以維持頁首出現在視窗中。
-Outlook：前一版的Outlook雖包含搜尋功能但是速度很慢，Outlook 2007增加了「快速搜尋」的功能，可以讓您在幾秒內找到舊信件，而不需要依靠其它軟體如Google的Desktop搜尋軟體。
-同樣的，在Outlook中也有自動工具列，可以告訴您現在該做的工作，而不需要在Ribbon中尋找。它也提供了許多選項，可對訊息進行分類，它也有內建的RSS線上閱讀器，讓您可以跟上最新的新聞和部落格文章。
-PowerPoint：對於經常需要使用簡報的人是個好消息，新的版本提供更多的簡報範本、圖示和版面設計。比如可把一個枯燥的條列式內容轉換成一張圖表，比如時間表等，而且只需一兩個步驟就可完成。
-Access：微軟的資料庫程式新增了許多友善的設計，彈出式視窗顯示此程式可以處理的工作類別，而不需要自行在許多視窗中找尋所需要的功能。
一般的消費者和學生是否有必要購買Word、Excel和PowerPoint呢？微軟遭遇到一些競爭者，比如一些線上的文字編輯和表格編輯網頁，還有一些源碼公開的軟體，都可以處理基本的編輯功能和大量的運算，而且是免費的。
但Office 2007比較高明的地方在於它不僅僅幫您編輯文件，它還幫您呈現與眾不同的文件風格，至少，使用它可以少花一些力氣。
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